Das Traditionsunternehmen aus der Dürener Papierindustrie, MAY+SPIES, hat sich den Kundenservice auf die Fahnen geschrieben. Seit nunmehr über 80 Jahren zeichnet sich das Unternehmen dadurch aus, dass es als Papierverarbeiter konsequent auf innovative Produkte mit hoher Qualität setzt und sich so in Europa als Spezialist für vielseitige Papierprodukte einen Namen gemacht hat. Das Unternehmen muss täglich ca. 580 Kundenaufträge zufriedenstellend bewältigen. Besonders den gestiegenen Serviceansprüchen der Kunden wird hier Rechnung getragen. Denn immer öfter möchten Kunden bereits am Telefon in möglichst kurzer Zeit ihre Bestellung aufgeben und dabei über Verfügbarkeit, Lieferzeiten und Preise umfassend informiert werden. „Die alte EDV“, so Herr Braun, Projekt- und kaufmännischer Leiter des Unternehmens, „bot uns durch ihre heterogene Struktur und die Offline-Filialanbindung neben vielen anderen Punkten keine Perspektive mehr. Unser Ziel war es, eine durchgängige Transparenz zu schaffen.“ Es sollte möglich sein, dass alle Bereiche des Unternehmens (Lagerverwaltung, Wareneingang, Einkauf, Produktion, Verkauf und Vertriebsservice etc.) über ein System miteinander vernetzt sind und alle benötigten Informationen abteilungsübergreifend zur Verfügung stehen. Außerdem sollte dabei auch keine Rolle spielen, wo auf der Welt sich die betreffende Niederlassung bzw. der Partner befindet.

Partner mit Konzept

Mit den sich daraus ergebenden Anforderungen hielt man nun Ausschau nach einem kompetenten Partner. Die Wahl fiel schließlich auf die Firma AS/point Software- und Beratungsgesellschaft mbH aus Übach-Palenberg und damit auf ihre Warenwirtschaftslösung AS/waw 400. Das Softwarehaus entwickelte zusammen mit der Firma ein Konzept, das nicht nur den Bereich Warenwirtschaftslösung umfasste, sondern auch die Modernisierung der gesamten EDV-Landschaft berücksichtigte.

So wurde z.B. die gesamte heterogene PC-Landschaft auf eine homogene, zentral administrierbare Terminal-Serverkonzeption umgestellt und die Anbindung sowohl der Niederlassungen als auch der Tochterunternehmen kostengünstig über VPN realisiert. Techniken wie „Load Balancing“ und „Clustering“ gewährleisten im Serverbereich zusätzliche Ausfallsicherheit und hohe Verfügbarkeit. Bei der Teamkommunikation setzt man auf die Groupware Lotus Domino, die – gekoppelt mit der Telefonanlage als Plattform – der Integration von Mail, Fax und Voicemail dient, so dass jegliche Kommunikation übersichtlich und gezielt in Lotus Notes zusammengeführt wird. Diese Verbesserungen der EDV-Infrastruktur – gerade hinsichtlich der hohen Integration der verschiedenen Systeme iSeries, PC-Netzwerk und Telekommunikation – schufen die Basis für die erfolgreiche Einführung der neuen Warenwirtschaftssoftware.

Die Lösung

Durch den Einsatz der Software mit all seinen Modulen gelang der Brückenschlag von der Lagerverwaltung über den Einkauf und von der Produktion bis hin zum Vertrieb.

Das Informationsdrehkreuz

Im Bereich Vertrieb ist man nun durch den Einsatz des Moduls „Teleauskunft“ in der Lage, alle nur erdenklichen Kundenanfragen schnell und komfortabel zu beantworten, da auf alle Systeminformationen zu jeder Zeit einfach und schnell zugegriffen werden kann. Die Qualität der Kundenberatung konnte so wesentlich verbessert werden. Einem Kundenberater ist es nun möglich, viele Informationen auf einen Blick zu erhalten oder auf Knopfdruck abzurufen – z.B. die speziellen Kundenkonditionen (Preisstaffeln, Frachtfreigrenzen) oder die Auskünfte über Artikelverfügbarkeit.

Auch die Vorgangsverwaltung im Modul „Teleauskunft“ gewährleistet, dass Informationen zu Preisanfragen eines Kunden allen Verkäufern jederzeit bekannt sind, damit auf bereits gegebene Informationen eines Kollegen reagiert werden kann. Das System geht sogar soweit, dass aktiv auf solche gleichlautenden Anfragen aufmerksam gemacht wird. So ist ein einheitliches und geschlossenes Auftreten des Unternehmens gegenüber dem Kunden sichergestellt. Auch im Bereich Kundenkontaktmanagement gelang ein großer Schritt nach vorne, denn sowohl Telefon- als auch Besuchsberichte können sofort online im System erfasst werden und stehen somit dem gesamten Verkaufspersonal als Informationsquelle zur Verfügung.

Das Lagerführungssystem

Im Bereich der Lagerverwaltung wurde das alte Karteikartensystem vom modernen Lagermanagement der Warenwirtschaftslösung AS/waw 400 abgelöst. Mit Hilfe dieses Lagerführungssystems ist es nun möglich, die Lagerplatzverwaltung im Zentrallager in Düren effizienter zu gestalten. Dabei wird bei der Einlagerung immer der günstigste freie Lagerplatz automatisch vom System vorgeschlagen, so dass eine optimale Platzbelegung gewährleistet ist.

Roulierende Kommissionierfächer

Im Bereich der Kommissionierfachverwaltung ist man auf eine voll chaotische Lagerführung mit roulierenden Kommissionierfächern umgestiegen, die sich an der Häufigkeit der Zugriffe auf einen Artikel orientiert. Die bisherige Anordnung der Fächer nach Artikelnummer wurde dadurch abgelöst.

Lagerleitstand

Auch die Kommissioniervorgänge selber lassen sich nun gezielter und flexibler steuern, so dass es dem Lagerleitstand möglich ist, den Abruf der Kommissionieraufträge nach bestimmten Kriterien vorzunehmen oder mehrere Kommissionen zu einer Sammelkommission zusammen zu fassen.

Einkauf und Produktion

In den Bereichen „Einkauf und Produktion“ greift man auf vielfältige Funktionen zurück, wie z.B. Produktkalkulation, Disposition, Bestellerfassung, Rechnungsprüfung und Fertigungsplanung, so dass ein durchgängiger Informationsfluss in einem einheitlichen System gewährleistet ist.

„In Kooperation mit der Firma AS/point ist es uns gelungen, unsere gesamte EDV-Landschaft zukunftsorientiert auszurichten. Ein besonderes Lob gilt auch der straffen Projektorganisation, die es uns ermöglichte, dies alles – inklusive der Umstellungen der Niederlassungen und aller Schulungen – innerhalb eines halben Jahres durchzuführen.“ so Herr Braun.

AS/point Software- und Beratungsgesellschaft mbH

D–52531 Übach-Palenberg

Telefon: (+49) 02451/971-320

www.aspoint.de