EDI-Kommunikation bietet nicht nur den großen Unternehmen finanzielle und organisatorische Vorteile. Die auf TransdatiX basierte Realisierung bei Morandell, dem Weinspezialisten aus Wörgl, belegt, wie mittelständische – aber auch kleine – Unternehmen von vernünftigen Lösungen profitieren können. Es steht meist außer Frage, ob EDI-Kommunikation implementiert wird: Droht beispielsweise einem Lieferanten die Auslistung bei einer Handelskette oder werden Papier-Rechnungen mit Spesen pönalisiert, dann geht es nur darum, wie EDI in Betrieb genommen wird. Return on Investment wird nicht evaluiert, die Investition ist unvermeidbar, um Erfolg oder Überleben am Markt zu sichern.

Die EDV-Systeme kleiner Unternehmen sind auf EDI nicht vorbereitet – bei manchem Obstbauern werden MS Excel und Word als Auftrags- und Rechnungssystem eingesetzt. Und auch im Mittelstand stößt elektronische Kommunikation selten auf große Begeisterung, da die Realisierung meist mit erheblichen Kosten verbunden ist.

Auch für Morandell in Wörgl ging es vorher nur darum, wie man neue EDI-Schnittstellen möglichst effizient realisieren konnte, als seitens der hogast Einkaufsgenossenschaft, dem österreichischen Einkaufsprofi für Gastronomie und Hotellerie, die papierlose Kommunikation in der Zusammenarbeit gefordert wurde. Die Daten, die im kaufmännischen System auf der iSeries zur Verfügung standen, mussten extrahiert, in Edifact umgesetzt und per e-Mail an hogast übertragen werden.

„Wir hatten bereits mit einem anderen Kunden die EDI-Kommunikation realisiert. Es war ein aufwändiges und mühsames Projekt, das mit erheblichen Kosten verbunden war“, erzählt Johann Kaufmann, IT-Leiter bei Morandell. „Die Empfehlung seitens der hogast für TransdatiX kam daher gerade richtig.“

Mehr als nur EDI-Schnittstelle

Im Zuge des hogast-Projektes wurde TransdatiX von der IT bei Morandell ausführlich evaluiert. Der gute Ersteindruck aus der Präsentation durch Francisco González-Rivero, Geschäftsführer der groop software aus Wals, bestätigte sich im Projekt.

Die Umsetzung der Rechnungs- und Artikelstamm-Schnittstelle war in kürzester Zeit erledigt, trotz Änderungen der Anforderungen noch während des Projektes. Johann Kaufmann war beeindruckt: „Wir haben sehr schnell die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten erkannt. Die Realisierung der Schnittstellen war noch dazu deutlich günstiger als bei unserem damaligen Anbieter – und das obwohl er unser System bereits kannte und die Schnittstellen für Metro schon im Einsatz waren.“

Bei Morandell entschloss man sich daher, neben den Lizenzen für Tool und Kommunikations-Schnittstellen auch den TransdatiX Designer zur eigenen Entwicklung weiterer Schnittstellen zu erwerben.

Mehr als nur Kommunikation mit dem Handel

Eines der ersten Folgeprojekte war die Optimierung der Kommunikation mit der ÖBB, die den Transport von Lieferungen für Morandell durchführt. Neben der Generierung von Transportauftragsinformation im Edifact-Format werden mit Hilfe von TransdatiX selbstklebende Etiketten mit entsprechenden Barcodes erstellt und gedruckt, je Lieferung eine ausdruckbare Ladeliste in HTML generiert sowie der Status Lieferscheine auf der iSeries automatisch geändert.

Auch die Zusammenarbeit mit dem Logistikunternehmen Frühbauer aus Wien, das regionale Lieferungen für Morandell vornimmt, wurde weitestgehend automatisiert. Artikelstamm, Preise, Kundenstamm, Kundenkonditionen, Aufträge und Rechnungen werden täglich zwischen Morandell und Frühbauer ausgetauscht. Die Kommunikation erfolgt ohne menschlichen Eingriff.

Mit speziellen Prüfroutinen werden Fehler wie beispielsweise zu große Preisabweichungen identifiziert, eine ausführliche Fehlerliste im HTML-Format generiert und die Zuständigen per e-Mail informiert. So ist sichergestellt, dass nur korrekte Daten auch in die internen Systeme übernommen werden.

Transformationen und kein Ende

Bei Morandell wird inzwischen eine Vielzahl TransdatiX-basierter Schnittstellen betrieben, die mit dem ursprünglichen Projekt der EDI-Kommunikation nur noch wenig zu tun haben.

So werden beispielsweise Tourenbelege im Excel-Format aus dem Logistiksystem auf der iSeries erstellt, die alle Daten (LKW-, Fahrer- und Ladungsdaten) für die Tagesfahrt eines LKW sowie Eingabefelder wie Ankunftszeiten, Kilometer-Stand oder Wartezeiten für den Fahrer beinhalten. Der Fahrer vervollständigt das Dokument während der Fahrt manuell, anschließend werden die Werte in Excel ergänzt. Die Software extrahiert die Daten aus dieser Excel-Datei und generiert daraus Importdateien für das Logistiksystem. Dank des serverbasierten Betriebs ist dies standortübergreifend in allen Depots remote über VPN möglich.

„Die Software hat sich bei uns als „Eierlegende Wollmilchsau“ für Datenschnittstellen, Transformationen und Datenaustausch etabliert“, meint Kaufmann. „Zahlreiche Projekte, die zunächst als individuelle Applikation angedacht waren, entwickeln sich schnell zum TransdatiX-Projekt, da es ja sehr häufig um Schnittstellen, Datenmigration und Datenaustausch geht.“

Die Synchronisation von Mitarbeiterdaten zwischen der iSeries und dem Buchhaltungssystem DPW wurde ebenso damit realisiert wie Auftragsdurchläufer zwischen den Depots oder die Gebindeberechnungen für Lieferungen. Auch für Plausibilitätsprüfungen wird es eingesetzt; die Überprüfung von doppelten oder redundanten Sätzen in manchen iSeries-Tabellen wird inzwischen ebenfalls mit Hilfe von diesen Schnittstellen durchgeführt.

Die Zukunft bei Morandell

„Wir haben zwar keine ROI-Analysen durchgeführt, die Lizenzkosten konnten aber sicher mehrfach wieder eingespielt werden“, meint Johann Kaufmann. „Unsere Entscheidung hat sich sowohl aus technischer als auch aus wirtschaftlicher Sicht absolut als richtig erwiesen.“ Insgesamt wurden bisher bei Morandell rund 40 unterschiedliche Schnittstellen realisiert. Und die nächsten Projekte stehen bereits vor der Tür.

In Planung bei Morandell ist ein Online-Informationssystem für den Vertriebsinnendienst, bei dem vertriebsrelevante Produkt- und Kundendaten von der iSeries den Mitarbeitern HTML-basiert in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden sollen.

„Wir haben uns ein Alternativ-Angebot eingeholt, aber es hat sich erneut gezeigt, dass die Umsetzung mit TransdatiX komfortabler und schneller realisierbar ist. Noch ist zwar nichts entschieden, aber eines ist jetzt schon klar: Ohne die Lösung würden die Investitionskosten unser Budget erheblich übersteigen. Die Software bietet uns immer wieder den kostengünstigsten Weg, Datentransformationen und -austausch zu realisieren“, sagt Kaufmann abschließend.

Fachautorin: Andrea Drescher

Lösungsanbieter: MicroTown Software
Anwender: Morandell International GmbH