Der Austausch von „Business Data“ erfolgt trotz der Verfügbarkeit von entsprechenden Telekommunikationsverfahren zum großen Teil noch auf dem Wege des bedruckten Papiers und des postalischen Versandes. Die manuellen Tätigkeiten dafür sind hinreichend bekannt und – insbesondere bei hohen Volumina – unwirtschaftlich und Fehler anfällig.

Zu den üblichen Geschäftsdaten eines Unternehmens gehören Rechnungen, Avise, Lieferscheine sowie eine Vielzahl von anderen, in IT Anwendungen und in Verbindung mit einem Dokument erzeugte Daten. Der Datenaustausch in diesem Bereich erfolgt trotz der Verfügbarkeit von entsprechenden Telekommunikationsverfahren zum großen Teil immer noch auf dem Wege des bedruckten Papiers und des postalischen Versandes.

Auf Seiten des Empfängers besteht die Herausforderung, die eingehenden Papier-Dokumente und deren Daten in die eigenen IT Prozesse einzufügen. Scan-/OCR-/Data-Capturing Verfahren bieten dazu eine wesentliche Hilfe, sind aber in der Regel – in Abhängigkeit von der Komplexität des Dokumentes in Layout und Dateninhalten sowie der Papier- und Schriftqualität – ebenfalls mit einem zusätzlichen Aufwand für Prüfung und Ergänzung verbunden.

Eine Lösung dieser Problematiken bietet das EDI (Electronic Data Interchange) Verfahren bei welchem die Daten direkt aus den ERP-Systemen (z.B. der Fakturierung) abgeleitet und in die IT-Systeme des Empfängers übermittelt werden. Dazu gibt es etablierte Verfahren wie z.B. die VDA Standards in der Automotive-Industrie, der allgemeine ZUGFeRD Standard und andere.

Neben diesen Verfahren kann es aber auch die Notwendigkeit einer nicht auf diesen verfügbaren Standards basierenden individuellen EDI Kommunikation geben. Diese setzt – eben in Ermangelung eines Standards – eine Abstimmung und Vereinbarung zwischen Sender und Empfänger voraus in

  • Nutzung der Kommunikations-Methoden,
  • Format der Daten (z.B. XML, CSV, EXCEL oder andere),
  • Bedeutung der Daten zur korrekten Zuordnung zu den IT Anwendungen des Empfängers (Mapping) sowie
  • rechtliche Grundlagen (Vereinbarung über den Datenaustausch).

Als Teilanwendung der umfassenden Anwendungsreihe ‚Business-Process-Automation‘ bietet DAConsulting auf dieser Basis Lösungen an, welche – unabhängig der genutzten IT Infrastruktur und bestehender Standards – einen Datenaustausch zwischen Sender & Empfänger (z.B. Kreditor & Debitor) ermöglichen.

Schematsiche Darstellung des Gesamtprozesses Quelle: DAConsulting GmbH

Da diese Kommunikation i.d.R. einer erheblichen Dynamik unterliegt (z.B. neue Partner, neue Dokument-Arten, andere IT- und ERP-Systeme) bietet DAC dieses EDI-Verfahren auch in einem ‚Full-Service‘ an. Dazu betreibt DAC eine zentrale EDI IT-Infrastruktur, welche alle notwendigen Prozesse und Funktionen zwischen Daten-Versender und beliebigen Daten-Empfängern übernimmt:

  • Empfang der Beleg-Daten (z.B. Rechnungsdaten) in Verbindung mit dem PDF des Dokumentes,
  • Protokollierung (Quittierung) der empfangenen Daten/Dokumente,
  • Mapping-Prozess zur Synchronisation der Sender-Daten mit den Datenstrukturen der Empfänger-Systeme und Transfer der Daten,
  • Protokollierung aller durchgeführten Prozesse und Transfers sowie
  • Vorhaltung von Sicherungsdateien aller Daten & Dokumente.

Zur Visualisierung bzw. Weiterbearbeitung der eingehenden Daten in Verbindung mit dem Dokument (PDF) bietet DAC entsprechende Anwendungen und Tools. Die DAC-Lösungen beinhalten darüber hinaus alle notwendigen Services zur Realisierung und dem Betrieb dieser Anwendungen. Dokument-Arten welche sich für diese EDI Prozesse anbieten sind insbesondere Rechnungen und Lieferscheine, durch die grundsätzliche Branchenneutralität des Verfahrens sowie der DAC Anwendungen können aber beliebige Dokument-/Beleg Arten diese Verfahren nutzen.

Die EDI-Prozesse sind sowohl für den Daten-Sender als auch den Empfänger interessant. Der Sender erspart sich Druck, Kuvertierung und postalischen Versand, der Empfänger die manuellen Handling Prozesse der eingehenden Papier-Dokumente sowie das Scannen, und die Dokument Meta-Daten sind sofort in die relevanten IT-Prozesse (z.B. ERP-System, Finanzbuchhaltung) zu integrieren. Daraus ergibt sich mit dem Zeitfaktor ein weiterer wesentlicher Benefit für beide Seiten. Die EDI Prozesse laufen in ‚Real-Time‘. Darüber hinaus können die PDF-Dokumente – sowohl auf Senderseite mit der Erstellung, als auch auf der Empfängerseite mit dem Empfang – sofort in einem Dokumenten-Management-System (DMS) oder Archiv abgelegt werden, wobei die Indexierung automatisch über die zugeordneten Dokument Meta-Daten erfolgt.

Mit der Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten können auch die Folgeprozesse auf Seiten der Empfänger sofort gestartet werden, z.B. die Bearbeitung und Prüfung der via EDI eingegangenen Rechnungen oder die Integration von Lieferscheindaten in die ERP Wareneingangs-Dateien.

DAConsulting GmbH

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