Die in Fernwald bei Gießen/Hessen ansässige Prolit Verlagsauslieferung GmbH beliefert für mehr als 110 Verlage den Buchhandel sowie große Handelsketten mit Büchern und neuen Medien-Produkten. Das mittelständische Dienstleistungsunternehmen veröffentlichte die ersten eigenen Werke zunächst über externe Vertriebsunternehmen, jedoch mit mäßigem Erfolg. Daher entschied man sich bald darauf, den Vertrieb und die Auslieferung selbst in die Hand zu nehmen und gründete dazu 1970 die Firma Prolit. Das kontinuierliche Wachstum des Unternehmens sowie der Ausbau des Liefervolumens konnten jedoch nur mit Hilfe von Anpassungen der IT-Infrastruktur und der Optimierung unterschiedlicher Geschäftsprozesse realisiert werden. So galt es beispielsweise die Bestellabwicklung zu rationalisieren. Bei einem täglichen Aufkommen von durchschnittlich mehr als 1000 Rechnungen erfordert die Bearbeitung der zugrundeliegenden Handelsbestellungen, die per Telefon, Post oder Fax eingehen, einen hohen personellen Aufwand. Die Prolit GmbH hatte bereits in Erwägung gezogen, ein- und ausgehende Informationen über Electronic Data Interchange (EDI) automatisiert zu verarbeiten, um dadurch zumindest einen Teil der täglichen Bestellabwicklung zu vereinfachen.

EDI als Alternative

Man zögerte jedoch noch mit der Entscheidung, da EDI lange Zeit als kostspieliges Projekt galt und Aufwand und Nutzen einer EDI-Anbindung mangels praktischer Erfahrungen schwer abzuschätzen waren. „Der Anstoß zur Einführung von EDI kam dann von Karstadt, die den Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen mit ihren Partnern über EDI abwickeln“ meint Klaus Hassler, Mitglied der Geschäftsleitung und IT-Verantwortlicher bei Prolit. „Nachdem wir uns dann über verschiedene Produkte im EDI-Markt ein Bild gemacht hatten, fiel die Entscheidung zugunsten des plattform-unabhängigen EDI-Konverters m@gic Eddy, einer Standardsoftware, die bereits über 1.000 mal installiert worden ist.“

Prolit beauftragte die UBL Informationssysteme GmbH mit der Umsetzung und AS/400-Anbindung, zumal UBL als deren langjähriger IT-Berater mit der individuellen Warenwirtschaft auf der AS/400 bereits gut vertraut war. „Da wir es mit der Erstanbindung an unsere Warenwirtschaft nicht eilig hatten und das Projekt quasi nebenbei und außerhalb des Tagesgeschäfts geführt wurde, benötigten wir inklusive der Schnittstellenprogrammierung ca. vier Monate“, gibt Klaus Hassler an. „Alles in allem betrug der reine Zeitbedarf für das Projekt aber nur knapp zwei Wochen, wobei der Hauptaufwand klar in der Anbindung an unsere Individualsoftware lag.“

Individualisierung inklusive

Anfangs fand der EDI-Austausch bei Prolit nur mit den großen Handelsketten wie der Metro (Kaufhof) oder Karstadt statt, später folgte dann Amazon als erster Buchhändler, der per EDI bei Prolit bestellte. Die Datenübertragung erfolgt über unterschiedlichste Wege (Telebox400, FTP Anbindungen). Trotz internationalen EDI-Standards sind jedoch immer wieder individuelle Anpassungen notwendig – z.B. Ländereigenheiten wie Mengenangaben (Gallonen/Liter), Kommastellen oder Datumsfelder.

Den Zeitaufwand für die Anbindung neuer Partner beziffert Klaus Hassler mit ca. drei Tagen. „Für kleinere Buchhandlungen lohnt sich der Einsatz von EDI aber trotzdem nicht“ gibt er zu bedenken. „In deren Fall schicken wir unsere EDI-Daten an eine Clearing-Stelle, die diese automatisch in die ursprünglichen Buchhändlerdaten umsetzt und weiterverteilt.“

Rationalisierungspotential erkannt

Durch den elektronischen Datenaustausch entfallen die manuellen Überprüfungen von Artikelnummern und Kundennummern, die Ablage von Rechnungen sowie die manuelle Eingabe in die EDV, was ein erhebliches Rationalisierungspotential darstellt. Von ca. 1.000 Bestellungen werden bei Prolit schon heute mehr als 10 Prozent per EDI empfangen, wobei nur ca. 1 Prozent aller EDI-Übermittlungen nachbearbeitet werden müssen. Ca. 40 Prozent der eingehenden EDI-Bestellungen werden als EDI Invoice (elektronische Rechnung) an den Auftraggeber zurück übermittelt. Gleichzeitig begünstigt die Abwicklung über EDI die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, wie etwa der mehrjährigen Aufbewahrungspflicht.

Klaus Hassler ist von den Vorteilen, die die EDI-Übertragung seinem Unternehmen bietet, überzeugt, setzt jedoch ein bestimmtes Auftragsvolumen voraus, damit Aufwand und Nutzen in einem gesunden Verhältnis stehen. „EDI wird auch in absehbarer Zeit nur ab einer bestimmten Betriebsgröße sowie ab bestimmten Datenvolumina eingesetzt werden – dann jedoch mit sehr guten Rationalisierungsmöglichkeiten.“

UBL Informationssysteme GmbH & Co. KgaA

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