Je mehr Dokumente elektronischer Art die Kommunikation zwischen Unternehmen bestimmen, umso mehr besteht die Anforderung nach entsprechender Ordnung in den Datenbänken. Die ALOS AG präsentiert mit DocuWare die automatische Archivierung von e-Mails mit seinem Dokumentenmanagement-System DocuWare. Unterstützt werden die Mail-Plattformen Lotus Notes/Domino und Microsoft Outlook/ Exchange sowie alle Mail-Programme mit MAPI-Schnittstelle.
Ordnung für e-Mails
Im Mittelpunkt stehen die Zusatzmodule DocuWare Connect to Notes und DocuWare Active Import 2. Es ist sinnvoll, die elektronische Post, die ja bereits im Computer vorhanden ist, dort auch geordnet abzulegen. Und zwar zusammen mit den Dokumenten, die thematisch dazu gehören. Voraussetzung für den Einsatz der Module ist die Standardsoftware DocuWare 4.1b. Zur Integration in die e-Mail-Anwendung stehen dem Administrator verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Beim Einsatz von Outlook/Exchange beispielsweise wählt er aus, welche Ordner bei der automatischen Archivierung überwacht werden sollen. Über bestimmte Filter können Adressen ein- oder ausgeschlossen werden. So lassen sich Mails den eigenen Bedürfnissen entsprechend ablegen.
Viele Auswahlmöglichkeiten
Die beiden neuen Module verfügen grundsätzlich über zwei Modi sowie über komfortable Funktionen zur Archivierung. Beim manuellen Modus wählt der Benutzer für jedes e-Mail individuell die Archivierung. Beim automatischen Ablegen werden alle e-Mails ohne zusätzlichen Eingriff archiviert. In beiden Fällen führt DocuWare dann die automatische Dokumentklassifikation durch und legt das e-Mail in das entsprechend konfigurierte Archiv ab.
Wahlweise kann der Benutzer auch einstellen, dass nur der Anhang als eigene Datei archiviert wird. Werden zum Beispiel in einer entfernten Aussenstelle Dokumente gescannt, vorindiziert und anschliessend per e-Mail über das Internet an die Zentrale geschickt, übernimmt DocuWare dann nur das Dokument und legt es vollautomatisch im Archiv ab.
Über die Art der Ablage und über die automatische Klassifizierung legt der Anwender fest, welche Mails mit welchen Indexbegriffen in welche Archive gelangen. Im Archiv stehen dann verschiedene Mechanismen für die Zugriffskontrolle zur Verfügung: nur für bestimmte Benutzer oder Gruppen, für ganze Archive oder für einzelne Dokumente in Abhängigkeit von den Indexeinträgen.
Gemeinsamer Pool
Die neuen Module bieten Anwendern die Möglichkeit, alle Dokumententypen wie beispielsweise Belege, Briefe, Faxe, Zeichnungen, Dateien und nun auch e-Mails in einem gemeinsamen Dokumentenpool zu vereinigen. Dort stellt das Dokumentenmanagement-System DocuWare die Dokumente sortiert nach Kunde, Projekt und anderen Ordnungskriterien auf Mausklick zur Verfügung.
ALOS AG
CH-6342 Baar
Telefon: (+41) 7/680950
www.alos.ch
