E-Mail ist mit 98 Prozent das dominierende Kommunikationsmedium für Geschäftsdokumente. Aber auch im privaten Bereich ist die steigende Bedeutung von E-Mail unübersehbar. Laut BITKOM versenden fast vier von fünf Bundesbürgern (78 Prozent) E-Mails. 

So bevorzugt inzwischen zum Beispiel bereits über ein Drittel der Unternehmen auch den Empfang von elektronischen Eingangsrechnungen per E-Mail (mit PDF-Anhang).

Isolierte E-Mail-Archivierungssysteme der ersten Generation, für deren Einführung lediglich die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften oder die Entlastung der betrieblichen E-Mail-Server im Vordergrund stand, werden dabei allerdings den aktuellen Anforderungen in der Regel nicht mehr gerecht.

In der Verwaltungsanweisung GoBD des Bundesfinanzministeriums, die seit 1. Januar 2015 in Kraft ist und ihren Vorgänger GDPdU abgelöst hat, ist geregelt, dass alle steuerlich relevanten Dokumente, die per E-Mail ins Haus kommen oder per E-Mail das Haus verlassen, revisionssicher elektronisch zu archivieren sind. Revisionssicher bedeutet auch, dass die E-Mails im Sachzusammenhang mit anderen den Geschäftsvorgang betreffenden Dokumenten datenbankgestützt recherchierbar sein müssen. E-Mail-Systeme, die E-Mails nur auf ein separates Speichermedium auslagern oder bei denen nur nach Absender, Betreff oder Datum recherchiert werden kann, reichen bei Weitem nicht mehr aus.

Kernstück für die Verarbeitung und Archivierung von ein- und ausgehenden E-Mails bei ArchivPlus ist der ArchivPlus Mail Connector. Er kann elektronische Nachrichten aus unterschiedlichsten E-Mail-Systemen, wie beispielsweise Outlook/Exchange, Notes/Domino, eComPlus oder anderen POP-basierten E-Mail-Systemen, verarbeiten und archivieren. Bei Einsatz von eComPlus können sogar ein- und ausgehende Faxe automatisch archiviert werden.

Ein in der Praxis relevantes Thema bei der E-Mail-Archivierung sind auch Funktionen, die eine Unterscheidung darüber, welche E-Mail steuerrelevant ist und welche nicht, automatisch durchführen oder wenigstens unterstützen. Bei ArchivPlus stehen hier programmierbare Filterregeln zu Verfügung, die weit über die in den E-Mail-Systemen enthaltenen Regeln hinausgehen und sehr feine Entscheidungen darüber möglich machen, welche E-Mails archiviert werden oder welche Bearbeitungsschritte folgen sollen. So ist es zum Beispiel auch möglich, die Art der Archivierung vom E-Mail-Text abhängig zu machen und dies sogar durch kundenspezifische Programme individuell zu steuern. Zudem kann die Archivierung oder Weiterverarbeitung auch in Abhängigkeit von den anwenderspezifischen Daten aus den vorhandenen Softwarepaketen für Warenwirtschaft, ERP oder Finanzbuchhaltung gesteuert werden, so etwa nach Kunden, Ansprechpartnern, E-Mail-Adressen etc. Das Zusammenspiel der Module Mail Connector und damit verbundener  Module – wie zum Beispiel elektronischer Workflow – wird unterstützt und durch zahlreiche APIs und Tools gesteuert, so dass die Steuerung der Abläufe flexibel gestaltet und einfach durchgeführt werden kann.

Des Weiteren sind bei der Einführung von E-Mail-Archivierung aber auch Aspekte zu berücksichtigen, die auf einer ganz anderen Ebene liegen. Wenn ein Betrieb den Empfang von privaten E-Mails über die das firmeneigene Mail-System zulässt oder zumindest duldet, so ist hier der Konflikt zwischen den Anforderungen der GoBD und dem im Grundgesetz verankerten Fernmeldegeheimnis zu lösen. Auch hierzu stehen in ArchivPlus Möglichkeiten zur Verfügung, die den Abschluss einer zusätzlichen Betriebsvereinbarung erleichtern oder abhängig vom Einzelfall auch ganz überflüssig machen können.

Pro Car ist ein innovatives, familiengeführtes Unternehmen, das seit über 25 Jahren hochwertige Steckverbindungen im 12–24 Volt-Bereich für den sicheren Anschluss an Bordnetze in Kfz, Lkw, Reisemobil, Caravan, Motorrad und Boot entwickelt, produziert und vertreibt.

ArchivPlus ist seit über 10 Jahren im Einsatz und hat sich in diesem  Zeitraum auf Basis seiner Standardfunktionalität zur „Informationsdrehscheibe“ für alle Informationen weiterentwickelt, die in Dokumentform kommuniziert werden. Wichtiges Kriterium bei der Systemauswahl war dabei native Lauffähigkeit auf der eingesetzten Serverplattform IBM i.


Bei Einführung von ArchivPlus 2006 stand die Archivierung von Ausgangsbelegen in Verbindung mit der DKS-Buchhaltung und einem kundenspezifischen PPS-System im Vordergrund. Der Austausch des PPS-Systems war angedacht, aber die Systemauswahl offen. 2008 wurde dann die SoftM Suite eingeführt. Die Archivierung der von der SoftM Suite erzeugten Ausgangsbelege wurde nahtlos auf Basis der ArchivPlus Standard-Module und -Schnittstellen durchgeführt. Durch die ArchivPlus-Module Client/Server und PC-Archivierung können beliebige Dateiformate archiviert werden, so zum Beispiel PDF, Word etc. Durch die Windows-Oberfläche passte sich ArchivPlus bereits damals nahtlos in die SoftM Suite ein. 2016 wurde dann auch E-Mail-Archivierung eingeführt und hierbei das bestehende E-Mail-System abgelöst.

Heute werden alle Dokumente, die im Tagesgeschäft relevant sind, archiviert. Hierzu gehören sowohl automatisch generierte Ausgangsbelege, wie Rechnungen, Mahnungen und Bestellungen, als auch Eingangsbelege wie beispielsweise Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Eingangsrechnungen. Ebenso dazu gehören zahlreiche individuell erstellte  Dokumente wie etwa Besuchsberichte oder weitere kundenspezifische Belege und Auswertungen. Alle Dokumentformate, wie zum Beispiel PDF, Word oder IBM i Spool, können automatisch archiviert und verarbeitet werden. Insgesamt ergibt sich so ein Dokumentvolumen von ca. 100.000 Seiten pro Jahr. 

Das Gräbert DMS/ECM-System ArchivPlus wird heute in allen Bereichen eingesetzt. Hierzu zählen unter anderen der Einkauf, der Vertrieb, die Arbeitsvorbereitung und die Qualitätssicherung. Besonders hervorzuheben ist, dass weit mehr als die Hälfte der Dokumente und Belege über E-Mail ausgetauscht werden (ca. 200 E-Mails pro Tag). Für Pro Car war es von zentraler Bedeutung, dass die rechtlichen Vorgaben für E-Mail-Archivierung erfüllt werden und dass alle Mitarbeiter auf alle geschäftsrelevanten E-Mails unabhängig vom Empfängerpostfach zentral zugreifen können. 

Sachzusammenhang entscheidet

Sobald ein Dokument per E-Mail ins Haus kommt oder das Haus per E-Mail verlässt, soll es im Sinne einer Kunden- oder Vorgangsakte im Sachzusammenhang mit allen anderen Dokumenten im DMS-System recherchierbar sein und so allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Dies wird durch das nahtlose Zusammenspiel von Gräbert System ArchivPlus (DMS) und eComPlus (E-Mail) erreicht. Die Akzeptanzprobleme, die bei dem vorher eingesetzten E-Mail-System vorhanden waren, gehören seit der Einführung von eComPlus der Vergangenheit an. Für die Akzeptanz von großem Vorteil ist hierbei auch, dass die Anwender mit ihrem gewohnten E-Mail-Client, wie zum Beispiel Outlook, auf die E-Mails in ArchivPlus zugreifen können. Ergänzend zu der starken E-Mail-Nutzung wurden von Pro Car auf der Basis von ArchivPlus auch Scan-Abläufe realisiert, durch die ein Scanvolumen von ca. 10–20 Eingangsbelegen pro Tag an vorhandenen Multifunktionsgeräten effizient und kostengünstig abgewickelt werden kann.

Durch die eingesetzten Gräbert ArchivPlus- und eComPlus-Module kann Pro Car alle relevanten Belege und Dokumente elektronisch versenden, empfangen und archivieren. Die realisierten Verfahren werden bereits heute an über 75 Prozent der vorhandenen EDV-Arbeitsplätze genutzt. 

Nach Angaben des IT-Leiters Herr Friedhelm Hennemann sind die Einsparungen durch das integrierte ECM/DMS-System ArchivPlus enorm. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist hoch. Alle arbeiten sehr motiviert mit dem System. Eine manuelle Abwicklung auf der Basis von Papierdokumenten ist heute nicht mehr vorstellbar.

www.graebert-gse.de