Im Interview: Wolfgang M. Roser, ROHA Software Support GmbH: „Dynamische Dokumente stehen vor der Tür“

Kaum mehr ein Unternehmen kann sich dem Digitalisierungstrend entziehen. Wolfgang M. Roser, Gründer von ROHA Software Support GmbH, erläutert im Interview mit dem Midrange Magazin (MM), welche Möglichkeiten im Bereich der Dokumentenverarbeitung bestehen und wie sich die Entwicklung beim SpoolMaster nach der Übernahme durch den IT-Dienstleister Axians künftig gestaltet.
MM: Mit dem Argument „Digitalisierung muss sein“ stoßen viele Unternehmen IT-Projekte an. Wie sehen Sie diesen Trend?
Roser: Die Möglichkeiten, die in der Digitalisierung liegen, müssen Unternehmen wohl früher oder später nutzen, damit sie wettbewerbsfähig bleiben. An den bekannten Zielen von Unternehmen hat sich in den letzten Jahrzehnten ja nicht sonderlich viel geändert: Kosten runter, Leistung rauf! Sollen diese Ziele erreicht werden, so führt kein Weg an der Digitalisierung vorbei. Unternehmen müssen sich dieser Herausforderung stellen – möglichst frei von Ängsten, mit viel Lust auf Neues und natürlich auch mit einer gewissen Hartnäckigkeit. Ein IT-Partner, der im Laufe der Jahre schon viele Veränderungen mitgemacht hat und stets vorausschaut, kann mit seiner Erfahrung und seiner Kompetenz auch bei dieser Transformation für das nötige „Wohlgefühl“ und erfolgreiche Entwicklungen sorgen. Der Abschied vom Papier wäre beispielweise ein erster und guter Schritt in Richtung Digitalisierung.
MM: Weg vom Papier – diese Aussage ist nicht sonderlich neu. Wie können Lösungen wie SpoolMaster hier den Unternehmen weiterhelfen?
Roser: Weg vom Papier zählt praktisch zu unseren Daueraufgaben und das seit vielen Jahren. Unternehmen wollen Bestellungen, Rechnungen & Co. nicht mehr auf Papier, sondern elektronisch erhalten oder verschicken – und das in verschiedensten Formaten, die sich auch immer wieder ändern. Wichtig ist also eine flexible Softwarelösung wie SpoolMaster, die auf langfristige Verwendung ausgelegt ist und an neue Gegebenheit möglichst rasch angepasst werden kann. Durch den Einsatz von SpoolMaster lassen sich neben der Einsparung von Druck-, Papier- und Portokosten auch andere wertvolle Ressourcen freisetzen. So liegen im Zeit- und Personalmanagement ebenfalls beachtliche Einsparpotenziale.
MM: Welche Vorteile haben Unternehmen, die Lösungen wie SpoolMaster einsetzen?
Roser: Ein modernes Outputmanagement-System ist ja weit mehr als ein „Spool-Behübscher“, mit dem man Druckkosten spart. SpoolMaster verarbeitet den gesamten Output eines Unternehmens. So können beispielsweise Vorgaben im Rahmen des Corporate Designs bequem umgesetzt werden. Man erstellt Ausdrucke so, wie man es auch am PC tut, bindet Grafiken, Logos oder Firmenschriften ganz einfach in Ausgaben ein und konvertiert Dokumente in PDF oder PDF/A, etwa für die Archivierung oder für den E-Mailversand. Zusätzlich können Daten nach Belieben weiterverarbeitet werden. Ein typisches Beispiel ist der neue Zugferd-Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch über das PDF-Format mit eingebetteten XML-Daten. Die Möglichkeiten, die SpoolMaster bietet sind vielfältig und erstrecken sich von PC-Anwendungen wie Microsoft Office über Fax-Applikationen, E-Mailsysteme, Websites bis hin zu Archivsystemen. Es bieten sich also zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die Lösungen wie SpoolMaster einsetzen.
MM: Wie sieht die weitere Entwicklung des SpoolMasters aus – welche neuen Funktionalitäten sind geplant und welche Vorteile bringen sie den Anwendern?
Roser: Das Bedrucken von Plastikkarten, wie es zurzeit viele große Unternehmen für Sicherheitsausweise und Zutritts- bzw. Stempelkarten, für Geschenk- oder Verzehrgutscheine oder für Kundenkarten vorhaben, ist beispielsweise eine Aufgabe, mit der wir uns aktuell auseinandersetzen. Hier geht es konkret um das Bedrucken von PVC-Kunststoff oder laminierten bzw. lackierten Kunststoffkarten, teilweise auch mit Chips oder Magnetstreifen versehen. Dafür sind Spezialdrucker nötig, mit deren Herstellern wir aktuell reden. Sie geben allerdings ihre Schnittstelleninformationen nicht so gerne aus der Hand, weil sie selber solche Insellösungen verkaufen möchten. Aus unserer Sicht sind das aber Aufgaben für das übergreifende Outputmanagement. Wir beobachten daneben einen weiteren Trend: Unternehmen erzeugen gar keine Spooldateien mehr, sondern sie stellen uns nur noch Daten zur Verfügung, aus denen wir dann die entsprechenden Belege generieren. Selbst wenn wir dafür schon einige Funktionen entwickelt haben, sind diese „dynamischen Dokumente“ ein großes Thema für die nächste Version. Das bringt viele Vorteile, denn Unternehmen müssen gar kein Programm mehr entwickeln, das Rechnungen oder Lieferscheine erstellt. Der Kunde gibt uns die Datenquellen und das zugehörige Formular an – und SpoolMaster erstellt die entsprechende PDF-Datei und versendet sie per E-Mail.
MM: Wer profitiert vom SpoolMaster Modul 2D Barcode – vor allem, weil es um weitere 2D-Codes ergänzt wurde?
Roser: Nach der Implementierung des Swiss QR-Codes für die ordnungsgemäße Erstellung der Schweizer QR-Rechnungen, wurde das bereits seit langem bestehende SpoolMaster Modul 2D Barcode nun um weitere 2D-Codes ergänzt. Bislang konnten nur Data Matrix und QR-Code umgesetzt werden. Nun sind auch die Varianten des Aztec, MaxiCode und PDF 417 möglich. So wie viele unsere Module, entstand auch dieses Modul aufgrund einer speziellen Kundenanforderungen. In diesem Fall wurden die Codes in Speditionsunternehmen für den Druck von Versandetiketten zur Optimierung der Logistikkette benötigt und für die Kunden implementiert. Nun stehen diese 2D-Codes allen SpoolMaster-Nutzern zur Verfügung.
MM: Wie sieht die Produkt-Roadmap des SpoolMasters aus – nachdem Axians die Verantwortung übernommen hat?
Roser: Unser Entwicklungstempo bleibt natürlich unverändert hoch. Wir bringen ungefähr alle 18 bis 24 Monate ein großes Release heraus. Und wir sind aktuell dabei, die nächste Version von SpoolMaster vorzubereiten, die wieder viele Neuerungen bringen wird. Auf die neue Version 6.1 haben wir praktisch schon alle Kunden umgestellt. Sie profitieren bereits von neuen PDF-Funktionen wie das Einfügen bestehender Dokumente, die AES-Verschlüsselung, Zugferd-Ausgabe sowie das Erstellen von Bookmarks. Außerdem haben wir die Verarbeitung weiter beschleunigt und die Übereinstimmung von Dokument und Druckbild verbessert. Neu in der Version 6.1. ist auch das Modul „Data Merge“, dass z.B. die Erstellung von Serienbriefen vereinfacht.

MM: Welche Vorteile bringt die Zusammenarbeit von ROHA mit der neuen Mutter Axians für die bestehende Kundenbasis?
Roser: In Österreich zählt Axians mit rund 400 Beschäftigten und über 100 Mio. Euro Jahresumsatz zu den größten Systemhäusern. Weltweit erwirtschaftet Axians 2 Mrd. Euro Umsatz und beschäftigt 9.000 Mitarbeiter in 22 Ländern. Und dahinter steht Vinci Energies, ein französischer Großkonzern mit 10,8 Mrd. Euro Umsatz, knapp 70.000 Mitarbeitern und 1.600 Business-Units in 53 Ländern. Das scheint so stabil zu sein, dass die Zukunft von SpoolMaster & Co. gesichert ist – insbesondere für unsere bestehenden Kunden. Ich werde auch noch in den nächsten Jahren die ROHA Geschicke lenken, aber es hängt nun nicht mehr alles nur an mir. Alle Mitarbeiter bleiben an Bord und sind über die bekannten Kontaktdaten weiterhin wie gewohnt erreichbar.
MM: Welche Ziele haben Sie sich mit SpoolMaster für die nächste Zukunft gestellt?
Roser: Axians hat sehr viele Kunden. Darunter finden sich auch etliche AS/400-Anwender, die SpoolMaster bisher nicht nutzen. Das könnte sich in Zukunft womöglich ändern. Unser Ziel ist es natürlich, Unternehmen beim Abschied vom Papier bestmöglich zu unterstützen und sie auf dem Weg in eine erfolgreiche Digitalisierung zu begleiten. SpoolMaster bietet diesbezüglich sehr viele Möglichkeiten. Eine gute Gelegenheit, um SpoolMaster näher kennenzulernen und die Möglichkeiten im Einzelfall zu erötern, ist der Midrange Kongress, der vom 24. bis 25.9.2019 in Wien stattfindet.
MM: Gibt es auch private Ziele für die Zukunft?
Roser: Die Arbeit hat mir immer viel Spaß gemacht – und es ist auch nicht so, dass ich keine Lust mehr hätte. Im Gegenteil. Es ist aber auch so, dass meine Frau und ich erst zwei Mal in unserem Leben drei Wochen Urlaub hatten. Ich möchte zukünftig mehr Zeit für Privates nutzen, vor allem für Reisen. Ich habe zum Beispiel vor, von Alaska nach Feuerland zu fahren – oder von Moskau nach Wladiwostok. Dafür kann ich mir jetzt die Zeit nehmen.