Das Schweizer Unternehmen Biomed setzt eine voll integrierte IT-Plattform rund um Comarch ERP und die Produkte CRM/SFA als mobile ERP-Lösung ein. Für den Rechnungs- und Visums-Workflow ist ECM im Einsatz. Die Business-Intelligence-Lösung Comarch BI wird gerade implementiert und stellt die nächste Ausbaustufe dar.

Biomed, ein Schweizer Familienunternehmen, das 1951 in Zürich gegründet wurde, ist großer Anbieter von Mineralstoffpräparaten, Nahrungsergänzungsmitteln zur Gewichtskontrolle sowie Mitteln zur Behandlung von Atemwegsinfektionen. Die Produktpalette von Biomed umfasst auch Vitamine, Präparate zur Behandlung von Insektenstichen, Produkte zur Verbesserung der Haar- und Nagelqualität, Mundhygieneprodukte sowie Erzeugnisse zur Behandlung von Beschwerden im Genitalbereich. Als Anbieter von Arzneimitteln und Medizinprodukten ist Biomed auf die ständige Verfügbarkeit einheitlicher Daten von Ärzten, Apothekern, Spitälern und anderen medizinischen Fachkräften und Einrichtungen angewiesen.

Situation vor der Implementierung

Vor der Implementierung des Systems nutzten die im Vertrieb tätigen Mitarbeiter und Manager bei Biomed eine Desktopanwendung des Anbieters SMP. Da hier manche wichtigen Funktionen gänzlich fehlten und die Nutzung mobiler Geräte nicht möglich war, entschloss sich das Pharmaunternehmen dazu, den SFA-Anbieter (Sales Force Automation) zu wechseln.

Im Rahmen der Auftragsvergabe wurden zahlreiche IT-Anbieter in Betracht gezogen. Schließlich entschied sich Biomed für die IT-Lösungen von Comarch, da diese den Anforderungen von Biomed vollständig entsprachen und dieser Partner eine voll integrierte IT-Plattform anbieten konnte. Auf der Suche nach einer vollintegrierten IT-Plattform führte Biomed eine Evaluation durch. Man entschied sich für die Lösung desjenigen Anbieters, der die gewünschte Kombination aus Offline-Arbeiten mit CRM/SFA für den Außendienst auf der einen Seite sowie ERP-Funktionalität wie Logistik, Vertrieb und Finanzbuchhaltung auf der anderen Seite aus einer Hand anbieten konnte.

Zuerst wurde Comarch ERP als Basis für die IT-Plattform implementiert, dieses System ist die zentrale Drehscheibe der Datenhaltung. Heute arbeiten 25 User mit der Lösung. Nahezu zeitgleich wurde die CRM/SFA-Lösung implementiert, welche die Funktionen eines mobilen ERP ganz nach dem Bedarf von Biomed erfüllt und heute rund 20 Mitarbeiter im Außendienst unterstützt. Die bidirektionale Schnittstelle überträgt Daten automatisch in das ERP-System und bringt von dort automatisch Aktivitäten, aktualisierte Stammdaten, Preis- und Produktinformationen auf die Tablets des Außendienstes.

Eine umfangreiche Integration war nötig

Durch diese umfangreiche Integration wurde bei Biomed eine einheitliche Lösung, bestehend aus verschiedenen Modulen gestaltet. Dafür werden die bestehenden „IT-Inseln“ nach und nach ersetzt. Zudem wurde die externe Adressdatendatenbank OneKey vollständig angekoppelt. Diese Datenbank stellt pharmanahen Unternehmen die aktuellen Adressdaten von Spitälern, Ärzten und verwandten Unternehmen zur Verfügung. Die aktualisierten Stammdaten sind jederzeit im ERP verfügbar. Aufgrund seiner Offenheit kann das ERP-System mit nahezu jeder beliebigen Datenbank oder jedwedem Fremdsystem verbunden werden, im Falle von Biomed zum Beispiel auch mit dem Warenwirtschaftssystem eines externen Logistikdienstleisters.

Ganz entscheidend profitiert Biomed von der durchgängigen Verfügbarkeit von Daten, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können. Diese Daten und alle Ergebnisse sind zudem jederzeit reproduzierbar. Zuvor hatte Biomed eine heterogene IT-Landschaft mit verschiedenen Produkten und Ansprechpartnern und somit keine einheitliche Datenbasis. Stattdessen befanden sich redundante Daten in den vielen eingesetzten Systemen. Heute liegen alle Daten einheitlich in einem System, jeder Mitarbeiter arbeitet mit den gleichen Daten.

Optimierung der Arbeit der Aussendienstmitarbeiter.

Quelle: Comarch

Die Lösung wird zurzeit von insgesamt 24 Benutzern verwendet, unter anderem von 14 Vertriebsmitarbeitern im Außendienst, die über Apple iPads auf SFA zugreifen. Bei den anderen zehn Benutzern handelt es sich um Büroangestellte in den Bereichen Vorstand, Geschäftsführung und Verwaltung. Diese Benutzer greifen auf die Back-Office-Anwendung zu. Speziell für Biomed wurden die folgenden Funktionen entwickelt:

• Group Calls (Gruppenbesuche) – für verschreibungspflichtige Medikamente

• Mit Hilfe dieser Funktion lassen sich Gruppenbesuche planen und durchführen sowie Berichte zum Verlauf von Gruppenbesuchen erstellen. Sie wird verwendet, wenn mehrere Biomed-Vertriebsmitarbeiter am Kundenstandort ein Produkt präsentieren.

• Visit Announcements (Besuchsankündigungen) – für freiverkäufliche Medikamente

• Automatische Erstellung von Besuchsankündigungen, die den Vertriebsmitarbeitern per E‑Mail zugesendet werden. Somit können Kunden schnell über geplante Besuche informiert werden.

• Sample Distribution (Bereitstellung von Mustern) – für verschreibungspflichtige Arzneimittel

• Verwaltung der von Arzneimittelvertretern an Ärzte ausgegebenen Proben

• Marketing Materials Value (Wert von Marketingmaterialien)

• Überwachung des Werts der für Ärzte bereitgestellten Marketingmaterialien (Anpassung an die Anforderungen des Schweizer Rechts)

• Reporting

• Erstellung halbtäglicher Berichte, Abschluss jedes Arbeitstags vor dem ersten Besuch des darauffolgenden Arbeitstags

• Integration der SFA-Anwendung mit dem ERP-System

Durch die Implementierung der umfassenden IT-Losung zur Vertriebsunterstützung erzielte Biomed viele Vorteile.

Quelle: Comarch

Vorteile

Durch die Implementierung der umfassenden IT-Lösung zur Vertriebsunterstützung erzielte Biomed folgende Vorteile:

• Optimierung der Arbeit der Außendienstmitarbeiter – Möglichkeit zur Durchführung aller Kundenbesuchselemente sowie zur Erfassung von Ergebnissen im Laufe des Kundenbesuchs mit Hilfe von Tablets

• Zugriff auf aktuelle Kundendaten und Austausch kundenbezogener Daten zwischen Biomed-Mitarbeitern über Mobilgeräte und das Reporting-Modul

• Management Toolkit – diese Funktion ermöglicht die Auswertung marktrelevanter Daten und die Überprüfung, ob die vom Unternehmen gewählte Strategie effizient ist. Zudem lassen sich dadurch die angebotenen Produkte an die Anforderungen der Medizin- und Pharmabranche anpassen.

• Zeitersparnis bei der Bestellaufgabe durch die Vertriebsmitarbeiter – dank der Integration von Comarch ERP mit den ERP-Systemen der Pharmagroßhändler lassen sich die Bestellungen direkt an den zuständigen Pharmagroßhändler weiterleiten.

• Verwaltung der Arzneimittelmengen, die den Ärzten als unverkäufliche Muster bereitgestellt werden. Erfassung der Probenmenge und -art, Bestätigung mit Hilfe elektronischer Signatur

• Berücksichtigung gesetzlicher Bestimmungen im Bereich Schweizer Heilmittelrecht – gemäß diesen Bestimmungen sind Pharmaunternehmen verpflichtet, den Wert der von den Ärzten bereitgestellten Marketingmaterialien entsprechend zu erfassen.

„Das bei Biomed implementierte System rund um Comarch ERP und CRM/SFA/Mobile ERP ist ein wichtiger Faktor innerhalb der Marketing- und Vertriebsstrategie unseres Unternehmens. Dadurch steht uns eine IT-Lösung zur Verfügung, die uns die Möglichkeit gibt, auf Branchenanforderungen flexibel zu reagieren, effiziente Geschäftsbeziehungen zu unseren Partnern aufzubauen sowie das Vertrauen in unser Unternehmen und unsere Produkte zu stärken“, erläutert Thomas Wirth, Vertriebs- und Marketingdirektor bei Biomed.

Kompetenter Implementierungspartner

Als Implementierungspartner stand Biomed die Comarch Swiss AG aus Arbon zur Seite, die seit Jahren in der ganzen Schweiz IT-Projekte implementiert. Comarch ist hier fest verwurzelt – durch Partnerschaften mit Firmen vor Ort und Förderung regionaler Vereine. An den beiden Standorten in Luzern und Arbon sind ca. 30 Mitarbeiter beschäftigt, die Kunden in allen Schweizer Regionen betreuen. Das Dienstleistungsangebot vor Ort erstreckt sich von der Beratung über die Schulung bis hin zum täglichen Support sowohl bei applikatorischen als auch bei technischen Belangen.

www.comarch.de