Der Landkreis Kyffhäuser ist Vorreiter beim elektronischen Formularwesen in den neuen Bundesländern. Seit zehn Jahren setzt die Kreisverwaltung auf das Know-how von CSP GmbH/Rodgau. Dabei wurde das fast Unmögliche möglich gemacht: Der Behörde gelang es, DTM 400 als Nachfolge-Software von IBM Office-Vision einzubinden. Zusammen mit dem Druckkonzept CSP-FORMS/400 werden tausende Formulare rationell und effizient auf der AS/400-iSeries erstellt, archiviert, aktualisiert und gedruckt.

„Wo Barbarossa träumt“

Mit dem Werbeslogan „Wo Barbarossa träumt“ wirbt dieser thüringische Landkreis für seine historischen Sehenswürdigkeiten – allen voran mit dem Kyffhäuser-Denkmal, welches zu Ehren Kaiser Wilhelms erbaut wurde. Auch Rainer Kranhold, Sachgebietsleiter ADV, und sein Kollege Richard Wedekind realisierten einen Traum, als sie bereits 1991 modernste Rechentechnik im Landkreis einführten. Zwei AS/400 sollten u. a. helfen, die sehr vielen Behördenvordrucke, die vom Straßenverkehrsamt über das Jugendamt bis zur Bauverwaltung anfallen, einfacher zu gestalten und zu verwalten. Zwölf Jahre später bilanziert Kranhold: „Die AS/400 hat sich hervorragend bewährt.“ Alle Anforderungen der Ämter werden auf hohem Niveau realisiert. Zur effizienten Lösung werden modernste Technologien und Werkzeuge – wie elektronische Formulare, optisches Archiv, Internetanbindung etc. – eingesetzt.

Rationalisierung ist Trumpf

Anfang der 90er Jahre änderte sich für die ostdeutschen Kreisbehörden vieles. Die Gebietsreform sorgte für neue Kreise und Zuständigkeiten. Postleitzahlen, Telefonnummern und andere Angaben mussten auf Briefköpfen und Amts-Vordrucken ständig geändert werden. „Rationalisierungen waren dringend erforderlich, um die hohen Kosten in den Griff zu bekommen“, erklärte Kranhold. Bereits 1993 sei der Wille zum Umstieg auf das elektronische Formularwesen da gewesen. Im gleichen Jahr entstand der Kontakt zu CSP und aus dem Vorsatz wurde Realität. Wedekind: „Mit Hilfe geeigneter Werkzeuge werden jetzt „elektronische Formulare“ erstellt. Diese stehen der gesamten Verwaltung zur Verfügung. Änderungen sind sehr einfach durchzuführen.“ Nur mit Hilfe der CSP GmbH sei die Umsetzung möglich gewesen. Das Rodgauer Unternehmen lieferte mit CSP-FORMS/400 das Know-how zur Erstellung und Portierung der Formulare zur AS/400 sowie die gesamte Verwaltung dieser auf der AS/400 bis zur Einbindung in den Druckprozess. „Das Formular kann in seine Bausteine zerlegt werden, wobei die Nutzung des Kopfbogens mit dem Kreis-Wappen ein einheitliches Firmenlayout garantiert.“ Wedekind beziffert den Nutzen durch die elektronischen Vordrucke auf rund 20.000 Euro pro Jahr.

Von Office-Vision zu DTM 400

Zahlreiche Formulare wurden in den 90er-Jahren bereits mit Office-Vision generiert. Als der Support im Jahr 2000 eingestellt wurde, stand die Kreisverwaltung vor dem Problem, einen gleichwertigen Ersatz zu finden. Die Lösung hieß DTM 400. Wedekind: „Das Output-Management von CSP-FORMS/400 lief sofort in DTM 400. DTM ist im Vergleich zu Office-Vision wesentlich leistungsfähiger und offener. Der Funktionsumfang von OV/400 blieb erhalten. Mit CSP-FORMS/400 und DTM 400 sind unserer Kreativität bei der Formularerstellung keine Grenzen gesetzt.“ Auch bei den Druckern geht der Kyffhäuser-Kreis mit der Zeit: Früher wurden J-Adapter zur Einbindung der Drucker in die AS/400/Twinax-Welt verwendet. Dabei war jedoch eine Anbindung ans Ethernet nicht möglich. Inzwischen sorgen EBox oder Printserver für eine effizientere, variablere Verwendung der Drucker. „Fünf EBoxen sind derzeit im Einsatz – vor allem in kniffligen Bereichen wie der Finanzverwaltung“, erklärt Kranhold. Bis Frühherbst sollen 10 bis 15 EBoxen sowie 15 bis 20 Printserver am Netz angeschlossen sein. In der Kreisverwaltung werden in der Summe ca. 150 Drucker eingesetzt.

Mit CSP in die Zukunft

Mit Lexmark Laserdruckern, die ebenfalls von CSP geliefert und installiert wurden, verfügt der Landkreis bereits über die modernste Drucktechnik. An den 250 Bildschirm-Arbeitsplätzen werden je nach konkreter Anforderung Optras der Reihen E, S oder T eingesetzt. Auch bei der AS/400 wird auf Innovation gebaut: Sicher ist, dass mit einem 820er- oder 830er-Modell die neueste Generation der iSeries im Kyffhäuser-Kreis Einzug halten wird. Wedekind: „Vor allem bei Fachanwendungen, wie der Finanzverwaltung oder im Straßenverkehrsamt soll noch mehr mit elektronischen Formularen gearbeitet werden.“ Je nach Bedarf werden diese dann auch den Bürger über das Internet oder an Informationsschaltern zur Verfügung gestellt. „Wir sind optimistisch, dass wir mit CSP und DTM die Probleme der Zukunft besser in den Griff bekommen“, lautet Wedekinds Fazit einer rundum positiven Zusammenarbeit.

CSP Computer Schnittstellen Peripherie GmbH

D–63110 Rodgau

Telefon: (+49) 06106/8407-0

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