…wäre es nicht schön – so träumte ich einst – wenn nach unserem automatisierten monatlichen Mahnlauf die Völkerwanderung der Mitarbeiter zur Papierablage der Rechnungskopien und von da aus zum Fax und umgekehrt entfallen könnte? Ein vielleicht banaler Gedanke, dessen Realisierung jedoch für wesentlich weniger Unruhe und mehr Effizienz sorgen würde… Wider besseren Wissens zögerten wir jahrelang. Erst 2002 rangen wir uns dann endlich dazu durch, in eine Spoolfile-Archivierung zu investieren. Und siehe da, in kaum zwei Tagen war die Definition der automatisch zu archivierenden Belege erledigt und eine elegante Einbindung als Historyzeile in unser CRM-System (in früherer Terminologie „Kundendatenbank“) geschafft.
Die monatlich vehement nach Geld verlangende Kollegin der Buchhaltung wurde plötzlich wieder zur Freundin, weil der Wunsch manch angemahnter Kunden nach einer Rechnungskopie jetzt von jedem Arbeitsplatz aus bequem per Mausklick erfüllt werden konnte – per Fax, Mail oder neu ausgedruckt. Eine völlig neue Dienstleistung auch für unsere Kunden, die ihrerseits den prompten Service mit unmittelbarer Geldanweisung honorieren. Entgegen aller Erfahrungen läuft die Anwendung bis heute völlig unauffällig und total wartungsfrei … ach, hätten wir doch schon viel früher….
…dann war da noch ein Alptraum: Eingangsrechnungen, Bestellungen, Angebote, ein- und ausgehende Office- und Lotusdokumente landeten in unterschiedlichen Papierordnern und Privatablagen und das oft genug sogar mittels Kopiermaschine doppelt und dreifach.
Auch dem wollten wir, aufgrund der guten Erfahrung, den Garaus machen. Man entwickelte Workflows von der Belegerfassung bis zur elektronisch gestützten Vorgangsbearbeitung und dem zentralen Zugang zu den archivierten Belegen. Die Kollegen, die die softwaretechnischen Voraussetzungen schafften, erledigten ihren Job gewohnt professionell. Schon nach kurzer Zeit war jeder Sachbearbeiterarbeitsplatz angeschlossen und keiner der Mitarbeiter in unserem Verlag will mehr auf diesen „Luxus“ verzichten.
Obwohl unsere wunderbar erdachten Workflows oft schon kurz nach deren Einführung besseren Erkenntnissen weichen mussten, haben wir unser Projektziel erreicht: Eine zentrale Ablage mit unserer Kundendatenbank als vorgangsübergreifendes Recherche- und Workflow-Interface. Und noch was! Alle diese schönen Dinge sind zentral, pflegeleicht und rostfrei in unserem atombombensicheren Bunker vor jederlei Fremdaugen und -ohren verborgen. Kurz gesagt, auf unserem iSeries-Server.
…manche Träume gehen halt doch in Erfüllung!
I.T.P.-Verlags GmbH
Klaus-Dieter Jägle
Geschäftsführer
