Vom 3. bis 5. September 2002 findet in Essen die jährliche DMS EXPO statt. Zirka 300 Aussteller präsentieren ihre Lösungen aus dem Bereich Informations- und Dokumenten-Management. Im letzten Jahr kamen über 60 Prozent der Besucher aus Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten. Deutlich mehr als die Hälfte der befragten Fachbesucher dieser Messe waren Inhaber bzw. gehörten zur Führungsebene ihres Unternehmens. Mehr als 90 Prozent des befragten Publikums gaben an, dass sie auf die Einkaufs- und Beschaffungsentscheidungen im Unternehmen Einfluss haben. In diesem Jahr erwartet der Veranstalter, die Advanstar Communications Germany GmbH & Co. KG, rund 16.000 Besucher. Zusätzlicher Magnet der DMS EXPO ist die parallel stattfindende AIIM Conference. Repräsentanten bekannter Unternehmen wie Bayer, Bertelsmann mediaSystems, B. Braun, CERN, DaimlerChrysler, Deutsche Bank, FINANCIAL TIMES Deutschland, Lufthansa, Postbank, Siemens Financial Services und viele andere werden hier qualifizierte Anwendervorträge halten. Weitere Highlights sind die Key-Notes von AIIM, FileNET, IBM, Microsoft, Staffware und Vignette.

Das Marktforschungsunternehmen International Data Corporation (IDC) und Microsoft Europe belegen in einer Studie, dass sich europäische Unternehmen derzeit auf einen wirtschaftlichen Aufschwung vorbereiten und strategische IT-Investitionen tätigen, die für eine erfolgreiche Positionierung im Wettbewerb von morgen sorgen. Als wichtigste Wachstumsfaktoren wurden in diesem Jahr die Konjunktur und das wirtschaftliche Gesamtumfeld genannt, wobei 52 Prozent der befragten Unternehmen von einer Verbesserung des Wirtschaftsklimas innerhalb der nächsten zwölf Monate ausgehen. 87 Prozent sehen zudem die Informationstechnologien immer noch als einen zentralen Impulsgeber für das Wachstum an. Fast ein Viertel der Befragten erwartet, dass „Technologie“ in den nächsten zwei Jahren wieder auf den ersten Platz der wichtigsten Wachstumsfaktoren vorrückt und „Wirtschaft“ auf den zweiten Platz verdrängen wird.

Es gilt also, für die Entwicklungen in nächster Zeit gerüstet zu sein und im vorderen Feld mitzumischen. Hierfür bietet sich ein Besuch der DMS EXPO und AIIM Conference an. Wie Dokumenten-Management-Systeme in der Midrange-Welt Unternehmen bei ihren Kernprozessen unterstützen, soll an den zwei folgenden Anwenderbeispielen exemplarisch dargestellt werden:

DMS schafft Transparenz

Bereits seit Oktober 1995 setzt der Schweizerische Waagenhersteller Mettler-Toledo (Schweiz AG) auf die Dokumenten-Management- und Archivierungs-Software SAPERION. Zunächst nur im Service und Vertrieb eingesetzt, werden inzwischen im gesamten administrativen Bereich Dokumente auf elektronische Weise erfasst und verwaltet.

Aufgrund von Platzproblemen entschied man sich, ein DMS einzusetzen. Bei der Einführung galt es zunächst, bisher angefallene Papiervorlagen in digitale Form zu transformieren. Die Dokumente wurden über Scanner erfasst und mit Optical Character Recognition (OCR) automatisch ausgelesen. Hierbei kamen Spezial-Scanner und die OCR-Software FormsRec von Kleindienst zum Einsatz. „Die von der OCR erkannten Daten werden anschließend mit Index-Kriterien versehen – d.h.: einer Menge festgelegter Suchinformationen für den zielgerichteten Zugriff auf die Dokumente“, erklärt Heinz Berger von dem Schweizer Systemhaus SEC Software Engineering Consulting AG aus Winterthur, die Mettler Toledo bei der Einführung betreute. „Diese Indizes werden dann aus der Datenbank der AS/400 in die integrierte Index-Datenbank von SAPERION importiert. Diese Referenzdatenbank enthält die Index-Informationen der abgelegten oder archivierten Dokumente und ermöglicht das schnelle Wiederauffinden gespeicherter Dokumente“, führt er weiter aus. Um die Weiterbearbeitung und Weiterleitung der Schriftstücke zu beschleunigen, können in die Index-Masken von SAPERION Makro-Funktionalitäten als anwenderspezifische Anpassungen programmiert werden. Dank der tiefgehenden Indexierungsmöglichkeiten des DMS lässt sich jedes Schriftstück auf dem Bildschirm anzeigen. Im gesamten Service- und Vertriebsbereich werden die auf AS/400 produzierten Rechnungen, Liefer- und Bestellscheine, Inventurbelege, Auftragsbestätigungen oder EDIfact-Dokumente elektronisch archiviert und im DMS verwaltet. Die Spool-Files aus der AS/400 werden über ein spezielles parametrisierbares Programm auf der AS/400 in einzelne Dokumente zerlegt und mit Daten aus der DB2/400 Datenbank für die Indizierung ergänzt.

Nic Brumann von der DV-Abteilung bei Mettler-Toledo zu den Vorzügen des DMS-Einsatzes: „In Verbindung mit der elektronischen Verteilung der Dokumente sparen wir Papier, Ordner, Aktenschränke und Raum ein. Die verbesserten Informationsflüsse durch die elektronische Verteilung der Dokumente haben zu einer höheren Transparenz im gesamten Unternehmen geführt. Die Zeit, die früher für das Heraussuchen eines einzigen Schriftstückes aus 30 und mehr Aktenordnern benötigt wurde, kann jetzt für sinnvollere Tätigkeiten genutzt werden.“

Medienhaus rationalisiert Arbeitsabläufe

Vierzehn Unternehmen werden im Vorarlberger Medienhaus in Schwarzach zentral verwaltet. Dazu gehören die beiden großen Tageszeitungen Vorarlbergs ebenso wie Radiostationen, einer der größten Internet- und Privat-Telefonie-Anbieter Österreichs oder – seit neuestem – auch drei Tageszeitungen in Ungarn. Die Verwaltung – speziell im zentralen Rechnungswesen – bewältigt die Arbeiten seit Jahren mit derselben Anzahl von Mitarbeitern. Möglich wurde das durch den konsequenten Einsatz von Informationstechnologie. Das zentrale Hardware-Werkzeug ist hier eine AS/400, Modell 730. Über entsprechende Software-Lösungen konnten Arbeitsabläufe automatisiert werden. Das geschah vor allem durch die enge Verzahnung des Dokumenten-Management-Systems InfoStore von Solitas mit der zentralen DKS-Finanzbuchhaltung und den Branchenmodulen von HUBBUCH für die Abonnenten- und Anzeigenverwaltung.

Der Einstieg in das Dokumenten-Management beim Vorarlberger Medienhaus verlief klassisch über die Spool-File-Archivierung. Ausgangspunkt für den Einsatz eines DMS waren die jährlich 350.000 Abonnenten- und Anzeigenrechnungen. Von Anfang an setzte Heinrich Spöttl, verantwortlich für die EDV des Vorarlberger Medienhauses, dabei auf die DMS-Lösung InfoStore von Solitas. Die offene Systemarchitektur sowie der hohe Integrationsgrad waren die ausschlaggebenden Argumente. Sun-Server, Windows NT-Maschinen, Macintosh-Rechner, eine regelrechte Server-Farm beherrschen zusammen mit zahlreichen Schaltschränken das Rechenzentrum im Keller – für die Internet-Angebote ebenso wie für die redaktionellen Arbeiten. Sämtliche unternehmenskritischen Anwendungen laufen jedoch über die AS/400.

Was mit der Archivierung der Spool-Dateien begann, hat sich heute als eines der zentralen Werkzeuge im Vorarlberger Medienhaus etabliert. Vor allem die Integration von InfoStore mit der DKS-Finanzbuchhaltung spielte eine zentrale Rolle für die Steigerung der Effizienz bei den alltäglichen Arbeitsabläufen. So werden die Eingangsrechnungen mit einem Barcode-Aufkleber versehen, der einen vierstelligen Code enthält. Bei der Buchung des Belegs in der DKS-Finanzbuchhaltung wird der Beleg gescannt. Um den Beleg nun richtig zu verknüpfen, wird eine vierstellige Nummer in ein Feld eingetragen, das direkt aus der Buchhaltung heraus geöffnet wird. Sämtliche relevanten Informationen, von der Belegnummer bis zum Buchungsdatum, werden dann automatisch mit dem Dokument verknüpft, bevor es – ebenfalls automatisch – ins Archiv wandert. Die Ausgangsrechnungen werden nach wie vor in den HUBBUCH-Verlagsanwendungen verarbeitet und von dort aus der Nebenbuchhaltung regelmäßig als Sammelbuchung in die DKS gestellt. Dieses Verfahren wurde zu Beginn des Jahres auch für die Töchter in Ungarn eingeführt.

DMS EXPO Europe 2002

Facts und Figures:

DMS EXPO Europe 2002
Termin: 3. – 5. September 2002

Veranstaltung:
Halle 3
Messegelände Essen
Messe Essen GmbH
Norbertstrasse
45131 Essen
www.dmsexpo.de

Öffnungszeiten:
Täglich von 9.00 – 18.00 Uhr
Besucherhotline: 02054-10489-0
Eintrittspreis: Tageskarte 20 € (inkl. Katalog)
Bei Vorregistrierung über das Internet erhält der Besucher einen Eintrittskartengutschein im Wert von 20 € per Post.

Veranstalter:
Advanstar Communications (Germany) GmbH & Co. KG
45219 Essen
www.advanstar.de

AIIM Conference @ DMS EXPO

Facts und Figures:

AIIM Conference @ DMS EXPO
Termin: 3.-5. September 2002

Veranstaltung:
Congress Centrum Süd
Messegelände Essen
Messe Essen GmbH
Norbertstrasse
45131 Essen
aiim.dmsexpo.de

Öffnungszeiten:
Täglich von 9.00 – 18.00 Uhr
Besucherhotline: 089-36071368

Eintrittspreise:
1-Tagespreis: 400 €
2-Tagespreis: 700 €
3-Tagespreis: 900 €

Veranstalter: AIIM International
www.aiim.org