Der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) ist ein erster und zugleich gewaltiger Schritt in Richtung papierloses Büro. Jürgen Biffar, als Vorstand der DocuWare AG verantwortlich für Produkte & Finanzen, zeigt Trends auf dem DMS-Markt und gibt Tipps zur Auswahl einer optimalen Lösung.


Jürgen Biffar, Vorstand, DocuWare AG

Michael Wirt: Wie sehen Sie die Zukunft des DMS-Marktes?

Jürgen Biffar: Dokumenten-Management-Lösungen stehen bei großen Unternehmen in der Prioritätenliste immer noch ganz oben, im Mittelstand setzen noch nicht einmal zehn Prozent diese Technologie ein. Die letzten zwei Jahre waren geprägt von einer bis heute noch nicht abgeschlossenen Konsolidierung und Bereinigung des DMS-Marktes; die soliden und seriösen Unternehmen haben sich behauptet und werden es auch weiterhin tun. Das Potenzial auf diesem sehr anspruchsvollen Markt ist da; wer einen guten Job macht, wird erfolgreich sein. Dabei gelten die ganz normalen Regeln in Bezug auf qualitativ hochwertige Produkte und aktive, solide Marktbearbeitung.

Michael Wirt: Welche Bedeutung haben Content-, Wissens- und Workflow-Management für DMS-Interessenten?

Jürgen Biffar: Umfragen belegen, dass diese Funktionen im Mittelstand noch kaum eine Rolle spielen. Bis heute setzen mittelständische Unternehmen ein Dokumenten-Management-System primär zur Archivierung von kaufmännischen Unterlagen und zur Informationsbereitstellung ein. Wichtig ist die Perspektive, dass Firmen mit ihrem elektronischen Archiv schon morgen in die Welt des Integrierten Dokumenten-Management (IDM) vorstoßen können. Insofern sollte sich ein Anbieter bei der Weiterentwicklung seiner Software zwar im Wesentlichen auf die „Organisation rund um das Dokument“ konzentrieren, zunehmend jedoch weitere Bereiche aus dem Gesamtfeld des IDM mit einbeziehen.

Michael Wirt: Welche Trends erwarten Sie?

Jürgen Biffar: Die Nachfrage nach einer Enterprise Information Portal (EIP) Software wird weiter steigen. Denn die einfache Erschließung großer Dokumenten- und Informationsmengen zu jeder Zeit und von jedem Ort aus ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Somit spielen gerade im Intranet Dokumenten-Management-Funktionalitäten eine immer wichtigere Rolle.

Michael Wirt: Bitte definieren Sie den Begriff Enterprise Content Management.

Jürgen Biffar: Ich verstehe darunter eine unternehmensübergreifende Dokumenten-Management-Lösung, die um den Zugriff auf weitere, nicht dokumentengebundene Informationen ergänzt ist. Dabei handelt es sich meist um Daten, die der so genannten „Business Intelligence“ zuzuordnen sind – also Reports über Finanz- und andere Unternehmenszahlen. Der größte Teil des Informationszugriffs erfolgt via Browser über ein Portal, um den administrationsfreien Zugriff von jedem Arbeitsplatz aus zu ermöglichen. Enterprise Content Management ist für mich ein Oberbegriff für die unternehmensweite Bereitstellung von Dokumenten-Management und Business Intelligence.

Michael Wirt: Welches sind die wichtigsten Kriterien bei der DMS-Auswahl?

Jürgen Biffar: Auf alle Fälle sollten sich Interessenten vom Anbieter ihren individuellen Nutzen aufzeigen lassen, denn eine moderne Dokumenten-Management-Lösung reicht weit über die Verarbeitung von rein kaufmännischen Belegen hinaus. Wir definieren den DocuWare-Dokumenten-Pool als zentrale Sammelstelle für beliebige Informationen – etwa Belege, Schriftstücke, Zeichnungen, Dateien und e-Mails.

Eine einfache Installation, Bedienung und Administration sind Voraussetzung für einen kurzfristigen Einstieg in die Archivierung, einen schnellen ROI und niedrige Total Cost of Ownership. Das DMS muss sich leicht in vorhandene IT-Landschaften einbinden lassen und der Einsatz sollte erst einmal keinen Eingriff in die Organisation bedeuten. Um die Anwendungsgebiete ohne Kosten und mit nur geringem Aufwand sukzessive ausbauen zu können, ist eine umfassende Funktionalität in der Basisversion sinnvoll. Zusatzmodule für weitergehende Anforderungen – etwa für Web-Zugriffe und Außenstellen-Anbindung – müssen natürlich zur Verfügung stehen. Um maximale Effizienz zu erzielen, sollte die Integration unterschiedlicher Anwendungen möglich sein. Der Customizing-Aufwand eines DMS darf dabei nur gering sein.

Michael Wirt: Wie lässt sich eine Fehlinvestition zu vermeiden?

Jürgen Biffar: Erstens sollte man eine Dokumenten-Management-Lösung mit offener Archiv-Architektur wählen, die ausschließlich auf Standards basiert. Denn proprietäre Archiv-Server sind eine Art Black Box und machen Kunden vom Anbieter abhängig. Zweitens sollte man den Hersteller genau unter die Lupe nehmen: Liegt sein Fokus auf Dokumenten-Management, gibt es Referenzen? Hat er die Ressourcen, sein Produkt weiter zu entwickeln? Gewährleistet er Unabhängigkeit?

Michael Wirt: Wo lassen sich mit Dokumenten-Management die größten Einsparungen erzielen?

Jürgen Biffar: Das klassische Einsatzgebiet ist die kaufmännische Verwaltung; neben der Prozessverbesserung werden hier auch gesetzliche Anforderungen erfüllt. In weiteren Bereichen – etwa im Kundendienst, Vertrieb, Personalwesen und sogar in der Produktion – gibt es zahlreiche Beispiele, die verdeutlichen, dass sich der DMS-Einsatz auch im Mittelstand in allen Abteilungen lohnt. Die größten schnell sichtbaren Einsparungen sind sinkende Raum- und Papierkosten sowie deutlich weniger Arbeitsaufwand durch schnelle Recherchen. Neben der berechenbaren Amortisation lässt sich echter Mehrwert durch einen verbesserten Service feststellen sowie erhöhte Wettbewerbsfähigkeit erzielen.

DocuWare AG

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