Wer die Wand voller Referenzlogos im Empfang des Unternehmens in München sieht, erhält einen ersten Eindruck über die Bedeutung der Firma Data Informatic. Die führende Position als Document Service Provider in Süddeutschland stellt neben allen technischen, auch qualitativ hohe Ansprüche an die Fakturierung des Unternehmens. Über 15 Jahre dauert daher schon die erfolgreiche Zusammenarbeit mit ML-Software GmbH aus Ettlingen, Anbieter des Anwendungs-Entwicklungswerkzeuges ML4 Windows, mit dem Data Informatic ein Fakturierungssystem erstellte. Das Geschäftsfeld Document Service Providing – Dienstleistungen rund um Druckausgaben – steht dabei auf zwei Standbeinen. Zum einen beschäftigt sich Data Informatic mit Druckdaten-Management, d.h.: Firmen aller Couleur und Größe senden ihre Druckdaten on- und offline nach München, wo sie über kundenindividuelle Schnittstellen ins hauseigene DV-System eingelesen werden. Die Spool-Daten werden dann auf Wunsch des Kunden aufbereitet, gedruckt, kuvertiert, frankiert und versandt. Ob Brief, Fax oder elektronischer digitaler Rechnungsversand – jeder Empfänger erhält die Sendung wie vereinbart. Spezialitäten – wie unterschiedliche Anzahl der Dokumente je Empfänger und individuelle Anzahl der Seiten je Dokument – werden genauso professionell gehandelt wie die portoabhängige Zusteuerung von Beilagen.

Das zweite Standbein ist Software und Dienstleistung, die sich hervorragend mit dem Druckdaten-Management ergänzen – nämlich Lösungen für die Archivierung von Geschäftsdaten. Sowohl die klassische Erstellung von Mikrofichen als auch modernste elektronische Archivierungsmöglichkeiten stehen hierbei zur Verfügung. Dabei erhalten die Kunden je nach Bedarf Offline-Recherchedatenträger, von denen im Netzwerk recherchiert werden kann, oder über eine ASP-Lösung den Web-Zugriff auf die bei Data Informatic redundant archivierten Informationen.

Natürlich muss für diese Anwendungen und Dienstleistungen ein hoher Aufwand in Hard- und Software in den Rechenzentren der Data Informatic betrieben werden. Zahlreiche zum Teil redundant vorgehaltene Windows-, Linux- und iSeries-Server mit großen Raid-gesicherten Plattenkapazitäten stellen sicher, dass die Kunden stets zuverlässig bedient werden.

Problem Fakturierung

Bereits vor 1990 erkannte man im Unternehmen die Notwendigkeit, dass das eigenerstellte, unflexible und fehleranfällige Fakturierungssystem zur Weiterberechnung der erbrachten Dienstleistungen an die Kunden ersetzt werden müsse. Gesucht wurde nicht eine neue fertige Lösung, zu komplex und individuell waren die Kundenvereinbarungen, sondern eine Anwendungs-Entwicklungsumgebung, mit der sowohl alle mittlerweile angesammelten Anforderungen aus dem Unternehmen als auch kundenseitige Bedürfnisse in einer eigen erstellten Anwendung erfüllt werden konnten. Wie bei bereits vielen ML-Kunden kam der Erstkontakt auf einer Messe zustande, bei dem sich der Geschäftsführer der Data Informatic, Valentin Link, das damals aktuelle Anwendungs-Entwicklungswerkzeug ML2 anschaute. Konzept und Beispiele überzeugten ihn sofort, da er in dieser Umgebung die Zukunft für die eigene Firma erkannte. Nach der Teilnahme an einem zweitägigen Einführungsworkshop, bei dem mehr technische Details und Lösungen vermittelt wurden, entschied er, die Faktura-Anwendung mit ML zu realisieren.

Beginn und Entwicklung

Mit sehr viel Sachverstand auf beiden Seiten wurde in kurzer Zeit eine damals DOS-basierte Anwendung erstellt, die alle Anforderungen der Kunden abdeckte. Mehr als ein Jahrzehnt wurde – mit geringen Modifikationen – diese Anwendung betrieben. Vor dem Jahrtausendwechsel und der Euro-Umstellung war jedoch die Zeit zum Wechsel gekommen. In enger Zusammenarbeit mit ML Software und dem zuständigen Systemberater Ulrich Gaulke wurde ein Entwicklungsschritt übersprungen und die Anwendung direkt in ML4 Windows portiert. Dabei wurde natürlich die Umgebung guifiziert, jedoch Logik und Daten aus der bestehenden Anwendung übernommen.

Kernstück der Fakturierung war und ist die Hinterlegung von Job-Bestandteilen, aus denen jeder Bearbeitungsauftrag besteht. Hierbei wird gemäß der Kundenanforderung jeder Arbeitsschritt, der zur Berechnung führt, hinterlegt, so dass der Erfassungsaufwand nach der Auslieferung eines Auftrags minimal gehalten werden kann. Gleichzeitig werden spezielle Hinweise zur Kundensituation bei der Erfassung angezeigt, welche so die MitarbeiterInnen unterstützen. Die Abrechnung selbst erfolgt zu festgelegten Zeitpunkten auf Knopfdruck. Selbstverständlich werden die erstellten Abrechnungsbelege über die hauseigenen Drucksysteme aufbereitet und versandt. Die mit ML erstellte Anwendung bleibt auch bei Auswertungen über Produktgruppen, Umsätzen und Erträgen keine Antwort schuldig.

Fazit

Sehr zufrieden zeigen sich Geschäftsführer Valentin Link und seine für die Fakturierung verantwortliche Gattin in der Zusammenarbeit mit ML Software. Über die Jahre hinweg wurde immer kompetent und qualifiziert betreut und Anforderungen in Abstimmung miteinander kurzfristig umgesetzt. Insgesamt ist es eine Partnerschaft, die so mancher Anwender für sich selbst suchen dürfte.

ML-Software GmbH

D–76259 Ettlingen

Telefon: (+49) 07243/5655-0

www.ml4.de