Unternehmen sollen an allen Fronten digitalisieren, transformieren und sich eine möglichst agile Struktur verpassen — nur wer all diese Faktoren umsetzen kann, wird künftig erfolgreich sein. Diese Prognose stellen viele Berater und Experten auf – doch dazu müssen die Unternehmen das Thema Datenaustausch im Griff haben. In einer virtuellen Diskussionsrunde geben der Geschäftsführer von kamaste.it, Steffen Haffner, und Steffen Brehme, Leiter Software-Entwicklung bei der Lobster GmbH, ihre Empfehlungen, wie die „Digitale Transformation von Dokumenten“ effizient gelingen kann.

Der Mittelstand muss seine Abläufe digitalisieren und sieht sich deswegen mit vielen Herausforderungen konfrontiert. Dabei fällt der digitalen Transformation von Dokumenten eine wichtige Rolle zu. „Die digitale Transformation von Dokumenten gehört in den meisten mittelständischen Unternehmen heute zu den Kernthemen“, stellt Steffen Brehme heraus. Für den Leiter der Software-Entwicklung bei der Lobster GmbH wurde bislang – klassisch – zwischen EDI, also Electronic Data Interchange, und EAI, also Enterprise Application Integration, unterschieden. „Während EAI die Kommunikation der IT-Systeme innerhalb eines Unternehmens behandelt, betrifft EDI den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen. Hier wie da ‚sprechen‘ die IT-Systeme direkt miteinander, der Mensch hat im besten Fall nur eine Kontrollfunktion.“

Nach seiner Einschätzung wachsen heutzutage EDI und EAI zusammen – sie überlappen immer mehr. „Wichtig ist, dass Unternehmen hier eine standardisierte Lösung finden, mit der die Daten mit möglichst geringem Aufwand, sicher und schnell von A nach B gebracht werden können“, ist Brehme überzeugt. „Das betrifft die Kommunikation zwischen ERP-System, Auftragsbearbeitung, Lagerverwaltung, Lohnbuchhaltung etc. intern, und extern den Datenaustausch über Formate wie EDIFACT, XML, ANSI X.12, SAP IDoc, CSV usw. Da Unternehmen meist Software unterschiedlicher Hersteller und unterschiedlicher Versionen im Einsatz haben, hat eine geräuschlos funktionierende Datenintegration für fast alle Geschäftsprozesse entscheidende Bedeutung.“

Steffen Haffner, Geschäftsführer von kamaste.it: „Cloud Services stellen eine einfache Möglichkeit dar, die ganzheitliche Umstellung aller Standorte eines Unternehmens ohne zusätzliche Resourcen-Aufwände abzubilden.“ Quelle: kamaste.it

Für Steffen Haffner, Geschäftsführer der Kamaste.it, muss die Digitalisierung im Bereich des Dokumentenmanagements eine wichtige Rolle in allen Digitalisierungsprojekten darstellen: „Um ein konsistentes Prozessmanagement abzubilden, müssen Unternehmen ihre Dokumente jederzeit verfügbar, transparent und auffindbar bereitstellen.“ In dokumentenlastigen Geschäftsprozessen ändert sich nach seiner Einschätzung auf grundlegender Ebene die Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten. „Das digitale Dokumentenmanagement bildet dabei die Prinzipien der verschiedenen Unternehmensbereiche ab“, so Haffner weiter. Im Hinblick auf Datensicherheit und die Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), die ab 27. Mai 2018 für alle Unternehmen verbindlich in Kraft tritt, spielt die digitale Transformation von Dokumenten ebenso eine wichtige Rolle, erklärt Haffner: „Dokumentation, Verwendung und Löschung von kritischen Daten werden vereinfacht und automatisiert. Damit wird die Fehlerquote deutlich reduziert. Aus diesen Gründen ist die Digitalisierung von Dokumenten ein zentraler Baustein von Digitalisierungsprozessen.“

Doch die Unternehmen werden die Digitalisierung der Dokumente nicht allein der Technologie zuliebe angehen. Derartige Projekte müssen auch einen konkreten Nutzen nach sich ziehen. Und da sieht Brehme jede menge Potenzial: „Die Vorteile sind vielfältig. Zunächst vermeidet man bei der elektronischen Erhebung und Verarbeitung Systembrüche und damit Fehlerquellen. Damit werden Prozesse in der Regel sicherer und schneller. Das wiederum hat Auswirkungen auf die Kostenstruktur.“ Außerdem entstehe mit einer vollständig digitalen Datenaufbereitung ein großes Maß an Transparenz. Oft seien die internen Prozesse in Unternehmen schon sehr weit digitalisiert. „Doch extern und besonders im Bereich der Logistik ist die Nachverfolgung oft nicht gegeben“, plaudert Brehme aus dem Nähkästchen. „Die Potenziale sind hier allerdings groß. Wenn ich als milchverarbeitender Betrieb dank der GPS-Auswertung weiß, wann die Milchlaster genau zurück erwartet werden und dank Datenaufnahme bei der Abholung weiß, welche Mengen sie mitbringen, kann die Produktion in Planung gehen, bevor der erste LKW auf dem Hof steht und die Anlagen „just in time“ hochfahren. Damit lässt sich dann auch der Mitarbeitereinsatz planen. So entstehen Kostenvorteile und optimierte Verarbeitungszyklen.“

Dagegen sieht Haffner den größten Vorteil in der Zeitersparnis beim allgemeinen Management von Dokumenten: „Bei der Ablage und Recherche nach Dokumenten sowie bei der Archivierung nehmen Dokumenten Management Systeme, die DMS, dem Anwender den Großteil der anfallenden Arbeitsschritte ab. Die Verfügbarkeit von Dokumenten wird so verbessert. Gleichzeitig sind alle Dokumente des Unternehmens von praktisch überall aus wieder auffindbar, was sich in schnelleren Prozessen und höherer Prozessqualität auch in verteilten Organisationen wiederspiegelt.“

Steffen Brehme, Leiter Software-Entwicklung bei der Lobster GmbH: „Cloud-fähige Softwareprodukte sind meiner Meinung nach in vielen Bereichen die Zukunft.“ Quelle: Lobster

Nach seiner Erfahrung unterstützt die digitale Aufbereitung der Dokumente die Unternehmen bei der einfachen und zeitnahen Umsetzung der Anforderungen aus den Bereichen der GoBD und auch der EU-DSGVO: „So kann transparent und nachvollziehbar jede Änderung an Dokumenten wiedergefunden werden“, argumentiert Haffner. „Der Fokus liegt bei der Modellierung der Geschäftsprozesse durch digitale Systeme.“

Als ein weiterer Knackpunkt in Digitalisierungsprojekten erweist sich oftmals die Frage: Wie lassen sich Datenströme aus bestehenden Workflows und Anwendungen am einfachsten in die digitalisierte Umgebung überführen?

Die Datenströme teilen sich laut Steffen Haffner grob gesehen in zwei Arten: Digital und Analog – wobei als „Analog“ ein Papierdokument gesehen werden könne. „Diese lassen sich mit Hilfe von modernen Dokumenten-Scannern zügig und auch in größeren Mengen verarbeiten“, stellt Hattner fest. „Mittels Texterkennung können Dokumente dabei in Abhängigkeit zu ihrem Inhalt eingeordnet, indexiert und entsprechend im DMS ablegt werden. Auch sollten Output Management-Möglichkeiten in Betracht gezogen werden, die sich für den Anwender unauffällig integrieren wie E-POST und DMS Druckertreiber.“

Bei digitalen Dokumenten bestehe die Herausforderung darin, die unterschiedlichen Formate in den unternehmensweiten Prozessen soweit möglich zu synchronisieren und sich an vorzugsweise wenigen Standards zu orientieren, so Haffner weiter: „Hierbei müssen die vor- und nachgelagerten Systeme natürlich auch berücksichtigt werden. Eine vollständige Indizierung der enthaltenen Inhalte ist hierbei heute selbstverständlich.“

Auch für Steffen Brehme muss zunächst geklärt sein, ob Daten schon in digitalisierter Form vorliegen: „Wenn nicht, ist das der erste Schritt. Danach geht es vor allem um die Vernetzung der Systeme. Eine moderne Software für Datenintegration wie unser Lobster_data kann mit tausenden von Standards umgehen und stellt die Datenintegration auch bei Updates oder Systemwechseln sicher“, gibt Brehme zu Protokoll. „Selbst programmierte Schnittstellen gilt es zu vermeiden. Sie lösen immer nur ein einzelnes Problem und verbinden einmalig immer nur zwei Systeme. Eine Verknüpfung sämtlicher Systeme mit einem zentralen Hub reduziert die Anzahl der Schnittstellen auf ein Minimum. Zudem sind einzelne Schnittstellen-Programmierungen teuer, haben keinen dazugehörigen Service und sind nicht Update-fähig.“ Wichtig sei heutzutage zudem die möglichst einfache Bedienung. „Es sind keine Eingaben mit dem Geheimwissen aus kryptischen Tastenkombinationen gefragt, sondern eine selbsterklärende HTML 5-Oberfläche mit Drag & Drop“, bringt es Brehme auf den Punkt. „Das Mapping, also die Frage welche Daten aus System A an welche Stelle in System B gehören, muss jemand, der den Prozess kennt, ohne Programmier-Know-how erledigen können. Dann ist die IT übrigens auch flexibel genug, kurzfristig auf Änderungen zu reagieren.“

Die üblicherweise angespannte Personalsituation im IT-Bereich von Anwenderunternehmen macht es erforderlich, dass Hilfestellung bei umfangreicheren Digitalisierungsprojekten ge-fragt ist. Daher sind IT-Dienstleister gefragt, die bei der Digitalen Transformation von Dokumenten helfen.

„Wichtig ist, dass die Prozesse klar definiert sind. Ein guter externer Berater ist manchmal wichtig, weil er Erfahrung aus anderen Projekten mitbringt und weil er ein Stück Abstand hat“, erläutert Brehme. „Das Schöne daran ist: Heutzutage sind die Systeme so flexibel, dass man nicht mehr alles auf einmal und alles aus einem Guss benötigt. Am einfachsten ist es, sich dem Thema mit einem ersten Bereich zu nähern und einfach mal anzufangen, die Daten zwischen zwei Systemen zu integrieren. Bei Heinrich von Kleist gibt es einen wunderbaren Text mit dem Titel ‚Über die allmähliche Verfertigung der Gedanken beim Reden‘. Das gilt auch bei der Datenintegration: Mit einer einfach zu bedienenden standardisierten Software ist es ganz einfach, die ersten Schritte zu machen. Im Prozess entstehen dann Erfahrungen, Ideen und Vorstellungen, mit denen man den Prozess weiter ausbauen kann.“

Die fachliche Kompetenz ist für Haffner ein wesentlicher Pluspunkt. „Die IT Dienstleister haben einen tiefen technischen Einblick in die bereits vorhandenen digitalen Prozesse des Unternehmens und den eingesetzten und verwendeten Datenformaten der Dokumente. Unternehmen können somit hinsichtlich ihrer Digitalen Transformation beraten und unterstützt werden.“ Beispiele für mögliche Dienstleistungen seien die Einrichtung von automatisierten Datenerfassungen, das Einführen von Dokumenten Management Systemen und das Konfigurieren des bestehenden Output Management-Systems des Unternehmens. Dazu gehören für ihn auch die Einrichtung oder Programmierung der notwendigen Schnittstellen.

„Nicht zu unterschätzen ist auch die Analyse der bestehenden Prozessstruktur“, fügt Haffner hinzu. „Das Erkennen von Insellösungen, Datensilos und der Shadow IT, also den von Anwendern eingerichteten Workarounds aufgrund fehlender bestehender integrierter Lösungen, z.B. Nutzung eines Dropbox Accounts zum Datenaustausch, legt die Probleme und zugleich auch die Chancen offen.“

kamaste.it Softwareentwicklung, IT-Projekte und Vertrieb GmbH Kerngeschäft ist Softwareentwicklung auf höchstem Niveau und mit modernster Softwaretechnologie. Die Produkte DocuWasher und MM-print/400 steuern intelligentes Output-Management in mittelständischen Unternehmen. IT-Projekte für Unternehmen: Wir kennen die individuellen Anforderungen in diversen Branchen. www.kamaste.de
Lobster GmbH Software für Datenintegration, Datenmanagement, Lieferkettenoptimierung und -steuerung, Produktdatenmanagement. 100 Mitarbeiter, 1.000 Kunden, 10.000 Möglichkeiten. www.lobster.de