Auf der diesjährigen DMS-Expo zeigt die IQDoQ GmbH ihre Themenlösung Hyperdoc HR, die digitale Personalakte, als konventionelle Inhouse- sowie als ASP-Version für jede Unternehmensgröße. Hyperdoc HR entspricht exakt den Anforderungen des Personalwesens an Funktionalität und Sicherheit. Die Themenlösung sieht eine Gliederung in so wesentliche Bereiche wie Bewerbungen, Arbeitsvertrag, Entgelt und Beurteilungen vor. Register, Stammdaten- und Berechtigungsprojekte sind jedoch auf Kundenwunsch individuell konfigurierbar. Dadurch lässt sich die Lösung genau auf den jeweiligen Bedarf abstimmen. In beide Versionen von Hyperdoc HR können sowohl gescannte Unterlagen als auch digital vorliegende Informationen abgelegt werden, so dass eine ganzheitliche Sicht auf die Daten möglich ist. Schnittstellen zur Personalsoftware PAISY sowie SAP R/3 stellen sicher, dass Stammdaten und bestimmte Dokumente direkt übernommen werden können. Mitarbeiterdaten, die im Archiv gespeichert sind, sind innerhalb von Sekunden auf dem Bildschirm. Die Recherche ist über Namen, Personalnummern, Geburtsdatum, Kostenstelle oder Sozialversicherungsnummer einfach durchführbar. In Abhängigkeit von den Zugriffsberechtigungen liefert das System die gesamte Personalakte als Suchergebnis oder aber ausgewählte Mitarbeiter, für die der Anwender eine Leseberechtigung hat. Die Lösung unterstützt das Personalwesen auch beim Beachten von Fristen. So werden etwa einzelne Dokumente – wie zum Beispiel Abmahnungen nach Ablauf einer vorgegebenen Zeit – automatisch aus dem System gelöscht.

Das Zugriffs-System von Hyperdoc HR entspricht den Anforderungen des Datenschutzes. Bestimmten Mitarbeitern kann ein genereller oder auch nur ein temporärer Lesezugriff auf die Daten gewährt werden. Für Mitarbeiter aus der Personalabteilung mit erweiterten Berechtigungen stehen für den Zugriff auf die Dokumente komfortable Clients zur Verfügung. Bei der ASP-Version von Hyperdoc HR kommt ein handelsüblicher Web-Browser zum Einsatz, wodurch sich auch Schulungsmaßnahmen in Grenzen halten. Für Sicherheit sorgt weiterhin eine Streckenverschlüsselung zwischen Client und Server. Abgelegt werden die Dokumente ebenfalls verschlüsselt auf unveränderbaren Medien, um der Manipulation sowie dem Verlust von Daten vorzubeugen.

Die Digitalisierung von Personalakten mit Hilfe von Hyperdoc HR entspricht selbstverständlich auch den neuesten gesetzlichen Anforderungen. Beispielsweise müssen digital vorliegende Daten aus dem Lohnabrechnungssystem seit dem 1. Januar 2002 revisionssicher in elektronischen Archiven abgelegt werden, da sie auch elektronisch erzeugt wurden. Die Papierform wird vom Gesetzgeber seitdem nicht mehr anerkannt.

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