Ein ganzheitliches Konzept für den Print: Die Produktivität maximieren

OfficeJet, LaserJet und Jetdirect sind, um nur einige Namen zu nennen, dem Markt bestens als Produkte aus dem Hause HP bekannt. Wie sich dieser große Anbieter auch insgesamt mit der Problematik DMS auseinandersetzt, erklärt Herr Martin Stolle, Sales Development Manager Hewlett-Packard GmbH, im Gespräch mit Michael Wirt.

Martin Stolle, Sales Development Manager Hewlett-Packard GmbH

Michael Wirt: HP ist als Printermarke im Markt sehr gut bekannt. Wie platzieren Sie sich bei dem Thema Dokumenten-Management?

Martin Stolle: HPs Kompetenz liegt neben dem Drucken in der Digitalisierung von Papierdokumenten. Als Alternative zu traditionellen Scannern wurde 1998 die HP Digital Sender-Technologie eingeführt. Damit werden Papierdokumente direkt im Erfassungsgerät und ohne PC digitalisiert und mit vom Anwender definierten Ziel- und Metadaten autark über das Netzwerk verschickt. Das hört sich kompliziert an, ist aber einfach für die Anwender. Papierdokumente werden direkt ins DMS-System gesendet (ganz ohne PC, Scan-Software) und – wenn gefordert – mit der Authentifizierung des Mitarbeiters. Um ein reibungsloses Zusammenspiel von Software und Hardware zu gewährleisten, arbeitet HP seit acht Jahren mit Anbietern von Dokumenten-Management-Systemen zusammen.

Michael Wirt: Dokumenten-Management ist auch immer eine Frage von Nutzen und Kosten. Welche Hauptvorteile bieten Sie hier dem Mittelstand?

Martin Stolle: Dokumenten-Management-Systeme führen zu einer deutlichen Produktivitätssteigerung. Wichtig für den Mittelstand sind dabei der Initialaufwand und das Risiko. Vor einer firmenweiten Entscheidung kann man in kleinem Rahmen beginnen. Aus der einfachen Ablage für ein einzelnes Team oder einem simplen Workflow ergeben sich Erfahrungswerte, mit denen größere Strukturen wachsen können. Der Preispunkt der Digital Sender-fähigen HP-Endgeräte und Middleware-Lizenzen passt zu dieser evolutionären Strategie. HP hat seit Jahren eine Kundenbasis bis hin zu kleinen Betrieben, die eine solche Infrastruktur im Einsatz haben.

Michael Wirt: In Ihrem Marketing sprechen Sie von intelligenten Endgeräten und „pay per use“. Wo sind hierzu, die finanziellen Vorteile zu sehen?

Martin Stolle: Kunden wollen keine teuren „eierlegenden Wollmilch-Säue“. Skalierbare technische Lösungen und betriebswirtschaftlich optimierte Angebote liegen im Trend. So bieten HP-Multifunktionsgeräte einen hohen Grad an Intelligenz. Vieles gehört zum Lieferumfang, spezielle Anbindungen müssen aber erst finanziert werden, wenn es die Anwendung erfordert. Die Finanzierung wiederum ist in einem Vertrag umlegbar, mit monatlich planbaren Kosten. Die Vorfinanzierung der Endgeräte mit Eigenkapital entfällt.

Michael Wirt: Wer ist die Zielgruppe, die Sie mit Ihrer TPM- (Total Print Management-) Strategie adressieren?

Martin Stolle: Total Print Management ist ein ganzheitliches Konzept, welches die komplette Infrastruktur einer Organisation ganzheitlich optimiert. Dazu gehören neben den Druck-, Kopier- und Faxgeräten die Geräteverwaltung, das Verbrauchsmaterialmanagement, der Support und die Finanzierung. Die Einsparungen liegen typisch bei 30 Prozent der bisherigen Aufwendungen. HP erreicht dieses nicht durch eine reine Gerätekonsolidierung, sondern durch das Balanced Deployment Konzept. Mitarbeiter bekommen die am häufigsten benötigten Funktionalitäten wie Schwarzweiß-A4-Druck in ihre unmittelbare Nähe. Seltener verwendete Funktionen werden ökonomisch sinnvoll in wenigen Endgeräten gebündelt. Ziel ist ein Maximum an Produktivität bei einem Minimum an Kosten. Total Print Management lässt sich in mittelständigen Betrieben oft einfacher und schneller umsetzen als in Großunternehmen.