Durch die Änderung der Abgabenordnung zum 01. Januar 2002 wurde die Anschaffung eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems (DMS) für viele Unternehmen erst richtig interessant.

Die Anschaffungs- und Betriebskosten einer solchen Software liegen weit unter den Aufwendungen, die entstünden, wollte man die erforderlichen Daten jederzeit und unverzüglich durch bestehende betriebswirtschaftliche Standardsoftware verfügbar machen. Beim DMS-Einsatz werden die Daten aus der Originalanwendung heraus als digitales Dokument in das elektronische Archiv ausgelagert, von wo sie jederzeit unverzüglich und revisionssicher zur Verfügung gestellt werden können. Von Updates der Standardsoftware oder gar einem Systemwechsel ist man auf diese Weise vollkommen unabhängig.

Auch ungeachtet gesetzlicher Rahmenbedingungen vermag die Einführung von DMS als Querschnittslösung in einem Unternehmen wesentliche Produktivitätssteigerungen zu bewirken – neben den betriebswirtschaftlichen Standard-Applikationen stellen sie das größte Potential zur Steigerung der Leistungsfähigkeit eines Unternehmens dar. Allein in Deutschland gehen die Personalkosten für das Ablegen, Sortieren und Suchen von Dokumenten noch heute jährlich in die Milliarden. Ohne Unterstützung durch DMS verbrauchen Sachbearbeiter rund 20 Prozent ihrer Zeit mit Aufgaben wie dem Heraussuchen und Kopieren von Dokumenten sowie deren Verteilung, Ablage und Aktualisierung.

Zeitersparnis durch DMS-Einsatz unmittelbar bemerkbar

Durch Einsatz eines DMS lassen sich bisher papiergestützte Vorgänge dagegen wesentlich schneller, sicherer und effektiver abwickeln. Akten, Unterlagen und Geschäftsvorgänge stehen auf Knopfdruck und in Sekundenschnelle zur richtigen Zeit am richtigen Arbeitsplatz zur Verfügung – ohne stunden- oder gar tagelanges Suchen in herkömmlichen Ablagen und Archiven. Und die Zeitersparnis macht sich bei den meisten Anwendern bereits unmittelbar nach Systemeinführung bemerkbar.

Anhand zuvor festgelegter Indexkriterien sind die Dokumente eindeutig gekennzeichnet und sofort auffindbar. Die parallele Bearbeitung archivierter Daten ermöglicht beschleunigte Abläufe, wobei mittels einer durchgehenden Versionierung alle am Dokument vorgenommenen Änderungen festgehalten werden: Werden einmal archivierte Inhalte bearbeitet, so werden die jeweils veränderten Elemente – ob Inhalt, Struktur oder Indexdaten – als Revision auf dem Medium gespeichert.

Als Spar- und Gewinnpotentiale beim DMS-Einsatz nennen Anwender vor allem den Rückgang des Papierverbrauchs um 40%, die Reduzierung von Bearbeitungszeiten um 60%, Effizienzsteigerungen beim Personal zwischen 25 und 50% und den Rückgang der Transportzeiten um 99%. Wirtschaftlichkeitsrechnungen und Return on Investment (RoI) -Betrachtungen, um die Vorteile eines DMS-Einsatzes gegenüber der herkömmlichen Papierarchivierung zu quantifizieren, gibt es zuhauf. Seriöse Ergebnisse kann hier jedoch nur vorlegen, wer mindestens über das gesamte Instrumentarium des IT-Controllings verfügt. Auch die Fachwelt hat die Diskussion noch nicht entschieden, ob RoI-Rechnungen überhaupt zu Aussagen kommen, die mehr als eine Tendenz erkennen lassen.

Funktionen rund um das „lebende Dokument“

Klassische Archiv- und DMS-Systeme basieren auf den grundlegenden Arbeitsvorgängen Erfassen, Indexieren, Ablegen und Suchen. Sie werden heute zudem immer stärker als Teil der gesamten IT-Landschaft eines Unternehmens verstanden und als solcher in diese integriert. Mehr und mehr Funktionen rund um das „lebende Dokument“ haben den gesamten Dokumentlebenszyklus optimiert – von der Kopplung an Groupware- und ERP-Anwendungen bis zur Integration von Klassifizierungsmethoden und neuen Sicherheitstechniken.

Derzeit binden die Hersteller verstärkt auch Workflow- und Content Management- Funktionalitäten in ihre Produkte ein. Insbesondere das Internet und daraus resultierende Formen des Informationsmanagements wie z. B. die Verwaltung von Webseiten oder das Management digitaler Geschäftsdokumente im e-Commerce lassen DMS zu einer „enabling technology“ des e-Business und Teil eines komplexen, integrierten IT-Systems im Unternehmen werden. DMS stellen damit ein unternehmensweites Instrument des effizienten Wissensmanagements und Dokumentenflows dar. Sie ermöglichen, wichtiges in Dokumenten gespeichertes Wissen innerhalb des Unternehmens zu teilen, zu verwalten, zu kommunizieren und mehrfach zu nutzen.

Einsatz im kaufmännischen Bereich

Etwa 80 Prozent der installierten Systeme werden heute zur Verwaltung kaufmännischer Belege genutzt. Im Zusammenspiel mit ERP-Anwendungen werden alle ein- und ausgehenden Rechnungen, Lieferscheine etc. weitgehend automatisch im DMS abgelegt und stehen den Anwendern anschließend auf Tastendruck zur Verfügung. An zweiter Stelle nehmen DMS-Systeme die allgemeine Korrespondenz auf: Briefe, Faxe, Dateien und e-Mails werden thematisch gruppiert und abgelegt, die Verteilung auf Aktenordner, Festplatte und e-Mail-System entfällt. Schließlich nutzen die Anwender die Software zur Verwaltung von technischen Dokumentationen, Zeichnungen, Arbeitsanweisungen und Protokollen.

Dokumenten-Management-Systeme müssen nicht zwingend als eigenständige Anwendung mit eigener Nutzeroberfläche, sozusagen als „führendes System“ über die gesamte Software-Architektur gestülpt werden. Sie können ihren Dienst vielmehr unauffällig und nahtlos verbunden mit bestehenden Software-Lösungen versehen. Suchen, Bearbeiten und Weiterleiten der Dokumente erfolgt also quasi als Funktionalität der betriebswirtschaftlichen Lösung, wozu das DMS auch mit Standard-Bürokommunikationssystemen integriert werden muss.

Leichte Adaption in Standardsoftware

Betriebswirtschaftliche Standard-Applikationen wie Rechnungswesen, Produktionsplanung, Supply Chain Management decken die Aufgaben im Back Office ab und sind damit wichtige Lösungen zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit eines Unternehmens. In vielen Einsätzen setzen DMS zusammen mit Supply Chain Management und Customer Relationship Management an den externen Schnittstellen eines Unternehmens bzw. am Front Office an. Sie steigern hier die Service-Fähigkeit und Kundenorientierung des Unternehmens und sind in diesem Sinne gleichwertig als operatives System neben anderen wie ERP, CRM und Office-Automation zu sehen. Die Implementierung einer kundenspezifischen DMS-Lösung erfordert dabei oft weniger Aufwand als die Einführung von Standard-Applikationen im Back-Office, denn State-of-the-art-Lösungen sind so ausgelegt, dass sie sich für die jeweils spezifische Aufgabenstellung leicht und schnell adaptieren lassen.

DMS EXPO 2003 mit Branchenneuheiten

Einen umfassenden Überblick über aktuelle Trends im DMS-Markt gibt die DMS EXPO, die unter dem neuen Claim „Digital Management Solutions“ vom 16. bis 18. September 2003 in Essen stattfindet. Noch stärker als in den Vorjahren stehen spezielle Branchen im Mittelpunkt. So können sich Besucher in Vorträgen, Foren und Workshops über die Einsatzgebiete von Informations- und Dokumenten-Management-Lösungen in den Bereichen Finanzdienstleistung, Gesundheitswesen, Industrie, Logistik und öffentliche Verwaltung informieren. Mit dem neuen Claim „Digital Management Solutions“ trägt der Veranstalter der Weiterentwicklung von Dokumenten-Management-Systemen in Richtung eines unternehmensweiten Informationsaustausches Rechnung. Damit soll vor allem erreicht werden, dass der Besucher mit „Dokumenten-Management“ nicht nur ausschließlich das Handling von Papierdokumenten assoziiert. Außerdem werden somit die zahlreich existierenden und zum Teil sehr unterschiedlich ausgelegten Fachtermini unter einem gemeinsamen Dach verbunden.

Messe-Info

Veranstaltungsort:

Messe Essen GmbH, Norbertstrasse, 45131 Essen

Termin:
Dienstag, den 16. September bis Donnerstag, den 18. September 2003

Öffnungszeiten:
Jeweils 9.00 bis 18.00 Uhr Kassenöffnung: 9.00 bis 17 Uhr)

Eintrittspreise:
Tageskarte 50 € (einschl. Katalog)
Dauerkarte 80 € (einschl. Katalog)
Studenten: 25 € (Tageskarte ohne Katalog)
Katalog: 15 €
Bei Vorregistrierung über das Internet erhält der Besucher einen Eintrittskartengutschein im Wert von 50 € per Post. Dieser wird an der Kasse gegen eine Tageskarte und einen Messekatalog getauscht.

Der VOI – Verband für Organisations- und Informationssysteme – wird seiner Rolle als führender Fachverband der Branche auf der Messe durch ein reichhaltiges Veranstaltungsprogramm gerecht. Im Rahmen der Expert Lounge und des VOI-Forums – beide Veranstaltungen sind neu auf dieser Messe – wird eine Kommunikationsbrücke zwischen Kunden und Anbietern rund um DMS geschlagen. Im Mittelpunkt des kostenlosen Forums, das auf einer Bühne direkt in der Messehalle durchgeführt wird, stehen Expertenrunden und Diskussionen zu aktuellen Themen. In der VOI Expert Lounge informieren Anwenderberichte, Projektbeispiele und Workshops die Besucher umfassend über neue Fragestellungen aus den Bereichen Knowledge-Management, Dokumenten-Management und Workflow, Elektronische Unterschrift, Supply Chain Management, GDPdU u. a.

Veranstalter:

Advanstar Communications (Germany) GmbH & Co. KG

D–45219 Essen

www.dmsexpo.de