Regeln für die Auswahl von DMS-Systemen: Die acht Gebote

Brauche ich eines oder brauche ich keines? Wenn Ihnen der Blick auf die eigenen vollen Aktenschränke nicht genügt, um den Sinn eines Document Management Systems zu erkennen, schauen Sie sich doch einfach zwei, drei Lösungen an. Oder buchen Sie einen Workshop bei einem Berater. Wenn dann immer noch keine Vorteile absehbar sind, arbeiten Sie – so lange es noch geht – einfach weiter wie bisher. Ansonsten folgen hier einige Tipps – um richtig zu starten, aber vor allem, um mit dem Thema DMS wirklich etwas zu bewegen…

1. Passen Sie sich nicht an!

Die Lösung muss zum Unternehmen passen, nicht umgekehrt. Deswegen: Was soll erreicht werden? Durchlaufzeiten verkürzen, schnellere Reaktionen auf Kundenanfragen, Abläufe vereinfachen, revisionssichere Dokumente, neue Dienstleistungen oder ein besseres Formularmanagement – eine gründliche Analyse aller betroffenen Geschäftsprozesse gehört ebenso zur richtigen Vorbereitung der Auswahl eines DMS wie die Fragen nach der technischen Basis. Und die betreffen nicht nur das unterstützte Betriebssystem. Sie sollten sich auch intensiv mit Themen wie den zu verarbeitenden Speicherformaten oder mit Sicherheitskonzepten auseinandersetzen.

2. Lassen Sie die richtigen Leute ran!

Entscheidend für den Erfolg einer DMS-Einführung ist die Zusammensetzung des Projektteams, und dass es von Anfang an dabei ist. Denn alle betroffenen Geschäftsprozesse müssen aus unterschiedlichen Blickwinkeln genau unter die Lupe genommen werden. So stellen Sie nicht nur sicher, dass die richtige Lösung ausgewählt wird, sie erschliessen damit auch die organisatorischen Rationalisierungspotentiale eines DMS-Projekts.

Setzen Sie das Projektteam deswegen immer aus den Mitarbeitern der betroffenen Fachabteilungen, der EDV und der Organisationsabteilung zusammen. Und sorgen Sie dafür, dass diese Mitarbeiter Hand in Hand arbeiten, damit das Projekt richtig in Fahrt kommt. „Abteilungsdenke“ sollten Sie von vornherein unterbinden.

3. Machen Sie sich selbst ein Bild!

Weder der Name des Anbieters noch dessen Produkt-Datenblätter sagen etwas darüber aus, ob sich das System wirklich für Sie eignet. Schauen Sie sich die ausgewählten Anbieter (nicht zu viele) und ihre Lösungen genau (und persönlich) an. Und das nicht nur in Hinsicht auf Funktionalität und Technologie. Mindestens genauso wichtig ist die Kompetenz, der Service, und dass der Anbieter auch für Sie da ist, wenn es mal Probleme gibt.

Ein entscheidender Indikator für diese Qualitäten ist die Kundenzufriedenheit. In Indiz dafür ist das Verhältnis zwischen Anzahl der Kunden und Anzahl der Referenzinstallationen. Dieser Wert sollte nur unwesentlich von 1:1 abweichen. Ein guter Wert zeigt übrigens auch, wie genau es der Anbieter mit dem Verstehen Ihrer Anforderungen nimmt.

4. Bleiben Sie offen!

Geschäftsprozesse scheren sich weder um Abteilungsgrenzen noch um technologische Barrieren zwischen unterschiedlichen Plattformen oder Anwendungen. Ob ERP-System, FiBu oder individuell entwickelte Warenwirtschaft, ob Lotus Notes oder MS Exchange: Offene Schnittstellen für die Integration anderer Anwendungen sind die unverzichtbare Voraussetzung für den erfolgreichen DMS-Einsatz. Und die Einhaltung von Standards und Normen, ob es um die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung geht oder um die Datenkommunikation. Auch bei der Abbildung ganz neuer Geschäftsprozesse, beispielsweise über das Internet, sollte Ihnen Ihre DMS-Lösung alle Wege offen halten!

5. Billig ist nicht immer günstig!

Wenn am Ende nur der Preis als Auswahlkriterium übrig bleibt, dann haben Sie wahrscheinlich vorher nicht sauber gearbeitet und sollten bei Regel Nummer 1 erneut beginnen. Aber achten Sie dann darauf: Der Lizenzpreis sagt nichts darüber aus, wie teuer eine Lösung tatsächlich ist. Viel wichtiger sind die Folgekosten. Wie lange dauert die Einführung, welchen zusätzlichen Aufwand benötige ich, wie viel Schulung brauchen meine Mitarbeiter, all das sind Fragen, die Sie vor der endgültigen Auswahl stellen müssen.

Und ganz wichtig: Wie gross ist der Aufwand, wenn Anpassungen vorgenommen oder andere Anwendungen integriert werden müssen? Hier sollten Sie den Anbieter und sein Produkt auf Herz und Nieren prüfen.

6. Werden Sie nicht euphorisch!

Beginnt man sich mit dem Thema ernsthaft zu beschäftigen, entwickelt sich oft eine wahre Elektronifizierungseuphorie. „Wenn wir dann schon alle Dokumente elektronisch zur Verfügung haben, dann könnten wir doch …“. Ideen für eine radikale Umgestaltung der Prozesse kommen spontan und in rauen Mengen: Wie man das Papier gänzlich abschaffen könnte, wie viele Stellen gestrichen werden könnten, wie die gesamte Organisation umgekrempelt werden kann. Machen Sie den zweiten Schritt nicht vor dem Ersten! Auch erfolgreiche DMS-Anbieter haben in der Regel mit der einfachen elektronischen Archivierung begonnen und sich dann Schritt für Schritt bis hin zu Themen wie Content Management vorgearbeitet.

7. Achten Sie auf Ihr Timing!

Zehn Monate Auswahlprozess und zwei Monate Implementierung „auf Teufel komm raus“, das funktioniert in der Regel nicht. Bis Sie sich entschieden haben, gibt es längst neue Systeme, neue Funktionalitäten und vor allem neue Anforderungen. Denn auch Ihr Unternehmen bleibt nicht stehen. Deswegen: Einer gründlichen Vorbereitung sollte eine zügige Auswahl folgen. Als Faustregel gilt, je nach Projektgrösse: