Unternehmen können heutzutage kaum mehr auf die Vorteile eines geregelten und vollständig digitalisierten Rechnungseingangs-Workflows verzichten. Im folgenden Praxisbericht wird beschrieben, wie ein deutsches Logistikunternehmen diese Herausforderung mit Hilfe seines IT-Dienstleisters erfolgreich bewältigt. Die Ist-Situation von 2009 war gekennzeichnet durch eine hohe Zahl an eingehenden Rechnungen in Papierform, die abgearbeitet werden mussten. Eine Digitalisierung des Prozesses fand entweder gar nicht oder wenn, dann erst am Ende der Prozesskette statt. Die Aufgabenstellung lautete also, die Abläufe von Anfang an elektronisch abzubilden. Der erste Schritt in der dazu notwendigen Prozesskette betraf die frühzeitige Digitalisierung aller Dokumente einschließlich der Erfassung aller relevanten Daten. Hieran schließt sich mittlerweile ein halbautomatischer Genehmigungs- und Verarbeitungs-Workflow an, bei dem weitere IT-Systeme über Schnittstellen mit Daten versorgt werden. Zum Abschluss der Verarbeitungen sollen die Rechnungen einem elektronischen Langzeitarchiv zugeführt werden.

Die Langzeitarchivierung wird zurzeit implementiert. Die anderen Module befinden sich seit 2010 im produktiven Einsatz – bei einem jährlichen Dokumentvolumen im oberen fünfstelligen Bereich. Die Herausforderung liegt hier in der unterschiedlichen Belegqualität und der daraus resultierenden Erkennungsrate. Entscheidend ist die positionsgenaue Erkennung aller relevanten Rechnungsdetails (Kopfdaten, Beträge, Lieferantenzuordnung, Positionsdaten, Anhänge), um die Zuordnung zu eigenen Vorgängen im Logistik-Management automatisch durchführen zu können. Hinzu kommen die für Papierbelege typischen Sonderprobleme, etwa Stempelung und handschriftliche Notizen, die die automatische Erkennung mitunter erschweren. Die Unterstützung von Sprachvarianten und Fremdwährungen stellt eine weitere Herausforderung dar. Neben dem klassischen Scannen der Papierdokumente werden auch eingehende elektronische Rechnungen automatisch an den Erkennungsprozess weitergegeben.

Im Projekt wurden die wesentlichen Vorteile von elektronischen Workflows konsequent genutzt. Neben der Nachvollziehbarkeit von Vorgängen und der somit geschaffenen standortübergreifenden Transparenz über alle Vorgänge hinweg ist die Regelung der Verantwortlichkeiten über ein rollenbasiertes Zugriffskonzept entscheidend für niedrige Durchlaufzeiten sowie für Datensicherheit. Erinnerungsfunktionen und die Einrichtung von Eskalationsstufen, das automatische Nachhalten von Vorgangsprüfungen sowie die Bedienung von Datenschnittstellen in die Finanzbuchhaltung und in das Logistik-Management-System sind weitere Komponenten der Anwendung.

Abgeschlossene Rechnungsprüfungen führen zur elektronischen Ablage gescannter Rechnungen im Archiv. Hier werden die Dokumente revisionssicher im Content-Manager-Archiv verwahrt und können jederzeit wieder geladen werden. Die ursprünglichen Papierdokumente sind hingegen nicht weiter relevant und können vernichtet werden.

Die Anwendung ist auf der Basis von KOFAX Capture und KTM im Scanning-Teil sowie unter IBM Notes/Domino in der Workflow- und Schnittstellenkomponente entstanden. Das angebundene Archivsystem ist der IBM Content Manager OnDemand auf Basis der IBM iSeries. Alle gesetzten Projektziele wurden erreicht. Neben der Minimierung von Papierdokumenten und einer signifikanten Straffung der Durchlaufzeiten waren dies durchgängige Transparenz, Verantwortungszuordnung und Verarbeitungssicherheit sowie am Ende der Verarbeitung die revisionssichere Ablage. Die Anwender werden mit einer intuitiven Anwenderführung unterstützt, die zusätzlich angereichert wurde durch eine automatisierte Liegezeitüberwachung und durch funktionierende Datenschnittstellen in benachbarte Anwendungen etc.

Für die nahe Zukunft ist die Mandantenfähigkeit der Anwendung geplant, so dass weitere Unternehmensteile und Tochterfirmen auf einfache Weise in das Verfahren integriert werden können. Vorgesehen ist ferner die Umstellung der Workflow-Komponente auf die Bedienung im Browser und (lesend) für die Überwachung durch ein mobiles Endgerät.

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