Der 1976 gegründete Stark-Verlag in Freising produziert und vertreibt Unterrichtsmaterial für Lehrer und Lernhilfen für Schüler aller Schularten. Die bisherige Lösung, mit der den Buchhandlungen aus der Kundendatei heraus Angebote erstellt wurden, war sehr zeitaufwendig zu bedienen. Seit November 2004 wird im Stark-Verlag in Freising mit DataXPress gearbeitet. Als sanfte Erinnerungen erhalten Buchhandlungen vom Stark-Verlag in regelmäßigen Abständen Bestellvorschläge über bestimmte Artikelgruppen unter Berücksichtigung der in der Buchhandlung vorhandenen Bestände. Bisher war es äußert mühsam, aus den Daten der iSeries einen individuellen Bestellvorschlag zu erstellen und in Excel ansprechend zu gestalten. Dabei konnten dann nur Bücher berücksichtigt werden, die die Buchhandlung schon einmal bestellt hatte. Rund 30 Minuten dauerte der Vorgang für nur eine einzige Buchhandlung. Dazu kam noch erschwerend, dass mit den alten Übertragungsprogrammen sämtliche Formatierungen und Textgestaltungen verloren gingen und bei jeder Abfrage wieder neu erstellt werden mussten.

30 Minuten oder 15 Sekunden

Heute nimmt derselbe Vorgang maximal 15 Sekunden in Anspruch und läuft automatisch ab. Einmal festgelegt, lässt sich für jede in der iSeries mit ihren Beständen gespeicherte Buchhandlung ein solcher Bestellvorschlag durch die Eingabe von nur drei Werten automatisch erstellen: Verkehrsnummer, Jahr und Monat, und das in der festgelegten Formatierung mit Berechnungen, die in Excel durchgeführt werden. Dabei kann ein ganz nach Marketinggesichtspunkten zusammengestelltes Produktpaket vorgeschlagen werden – unabhängig von der Abfolge der Produktnummern.

Je nach der in Excel eingegebenen Produktnummer sucht die iSeries die entsprechenden Bestände der gewünschten Buchhandlung und übermittelt die notwendigen Zahlen. Mit diesen Daten errechnet dann Excel den Bestellvorschlag. „Alleine schon wegen dieser sehr häufigen Anwendung habe sich die Anschaffung von DataXPress gelohnt, eines Tools, das optimale Kommunikation zwischen iSeries von IBM und Microsoft Excel an beliebig vielen damit verbundenen PCs ermöglicht“, so EDV-Leiter Wolfgang Lübbert.

Umsatzauswertung auf Knopfdruck

Als zweite Anwendung werden beim Stark-Verlag Umsatzdaten ausgewertet, gruppiert nach Schulart und Bundesland und als dritte Anwendung liefert das Produkt einen Überblick über die aktuellen Unternehmensdaten für Hannes Stark, dem Gründer und Leiter des Unternehmens. Diese Abfrage, bei der von Excel aus Berechnungen in der iSeries angestoßen werden, spart Hannes Stark persönlich eine halbe Stunde pro Woche. Früher musste er die Daten mühsam zusammensuchen, heute erledigen das iSeries und PC für ihn in ungefähr einer Sekunde.

Wolfgang Lübbert lobt die einfache Installation und Konfiguration sowie den ausgezeichneten Support: „Es gibt nur wenige Produkte, wo es so gut läuft. Auch Hannes Stark hat sich erfolgreich daran versucht, Abfragen zu erstellen und sei als reiner Anwender ebenfalls begeistert von der leicht zu erfassenden, intuitiven Benutzerführung“, so Lübbert.

Ein Aspekt ist Lübbert noch wichtig: Früher schlichen sich durch das Übertragen von Daten von Hand immer wieder Fehler ein. Das kann nun nicht mehr geschehen, da es beim automatischen Übertragen und Berechnen keine Abschreibfehler, keine Zahlendreher und keine Rechenfehler mehr geben kann.

Am Anfang, d.h. in der einmonatigen kostenlosen und unverbindlichen Testphase, hat der EDV-Leiter sich die Zeit genommen, um DataXPress nach seinen Vorstellungen zum Laufen zu bringen und gründlich durchzuprobieren. Heute sei es ein Leichtes, eine komplexe Abfrage in einer halben Stunde zu erstellen, sodass ein übersichtliches und ansprechendes Dokument erstellt werde. Noch ist er der Einzige im Unternehmen, der Abfragen erarbeitet, aber bald schon sollen weitere Mitarbeiter eingewiesen werden. Vor allem diejenigen, die Erfahrungen im Anwenden von Query haben, werden sich problemlos mit der neuen Software zurechtfinden, zeigt sich Lübbert zuversichtlich.

Fachautor: Dr. Peter Wöllauer