Das Schweizer Unternehmen Migrol macht mit 350 Tankstellen und dem Verkauf und der Belieferung von Heizöl für Privat- und Geschäftskunden jährlich einen Umsatz von rund 1,3 Mrd. SF und gehört zu den führenden Mineralöl-Gesellschaften des Landes. Um auf der Basis aktueller Zahlen stets zeitgemäße Entscheidungen treffen zu können, wurde ein unternehmensweites Projekt gestartet, welches die gesamte IT-Infrastruktur an die ständig steigenden Anforderungen von Verkauf, Marketing, Logistik, Rechnungswesen und Büroautomation anzupassen hatte.

Ausgangssituation

Durch das schnelle Wachsen des Unternehmens und die dezentrale Organisation wurde eine flexible Datensammlung und Datenaufbereitung gefordert.

Die Anforderungen waren u.a. die Zentrale Berichtserstattung in dezentraler Organisation, die einheitliche Kennzahlendefinitionen, der Einsatz von OLAP-Technologie auf AS/400-Plattform und die Möglichkeit flexibel anpassbarer Auswertungen.

Lösung

Nach einer ausführlichen Auswahlphase fiel die Entscheidung dann auf Showcase Essbase auf der AS/400. Der erste Würfel entstand für den Bereich Disposition.

Heute werden von ca. 35 Tele-Sales-Mitarbeitern die Order aufgenommen und online in das JD Edwards eingespeist. Die Folgeprozesse wie Auftrag erstellen sowie Auslieferung werden angestoßen. Nach dem Tagesabschluss werden die Daten in den Würfel eingespielt und über definierte Schlüssel wird der Bedarf an Neubestellungen der Einkaufsabteilung in geeigneter Form zur Verfügung gestellt.
Ein tägliches Update ermöglicht eine zeitnahe Informationsgenerierung. Die sich daraus ergebende Bedarfsermittlung dient nicht nur der aktuellen Liefermenge, sondern daraus werden auch die Zahlen für die Jahresplanung erzeugt. Aus diesem Grund hat die Data Warehouse-Lösung nicht nur Kontrollfunktionen, sondern sie dient auch der Dispositionssteuerung.
Das nächste Data-Mart wurde für das Vertriebs-Controlling aufgebaut. Heute beinhaltet es ca. 30 Kennzahlen für die tägliche und monatliche Berichtserstattung. Mit der multidimensionalen OLAP-Technologie lassen sich je nach Dimension – z. B. Zeit, Organisationseinheit, Produkt – die unterschiedlichsten Berichte je nach Anforderung erstellen. Die Frage, wie ist die Situation bei allen Tankstellen oder bei welcher einzelnen Tankstelle läuft es nicht nach Budget, kann via Knopfdruck innerhalb von Sekunden ermittelt werden.

Nutzen

Aussagekräftige Kennzahlen für 350 Tankstellen aufzubereiten ist eine sehr anspruchsvolle Aufgabe, die mit herkömmlichen Mitteln nur sehr aufwändig zu lösen ist. Mit OLAP können die Informationen in beliebiger Verdichtung und Selektion sekundenschnell den Entscheidungsinstanzen online zur Verfügung gestellt werden. Daraus lassen sich Budgetabweichungen und Fehlentwicklungen sehr schnell und effizient lokalisieren, das Unternehmen gewinnt dadurch wesentliche Marktvorteile für die Preisgestaltung und Kostenbewirtschaftung.

Projektdurchführung

Die Beratung und die Erstellung der Data-Marts wurde von der mip GmbH durchgeführt. Mit dieser Zusammenarbeit war auch Herr Metzler, Mitglied der Migrol-Geschäftsführung, zufrieden: „Bereits in der ersten Präsentation durch Markus Ruf gewann ich spontan den Eindruck, dass die Zusammenarbeit von Ehrlichkeit und Zuverlässigkeit geprägt sein würde. Neben der fachlichen Kompetenz ist dies für mich die unabdingbare (oder eine wesentliche) Voraussetzung für das gute Gelingen eines Projektes.“

Während des ganzen Projektverlaufs wurden die Arbeiten über eine DFÜ-Leitung ausgeführt. Dieses Konzept gewährleistet eine ständige Verfügbarkeit bei Consulting-Arbeiten und reduziert die Kosten erheblich – wie z.B. Anfahrts- und Übernachtungskosten. Gleichzeitig können auch kurzfristig auftretende Probleme schnell und professionell bearbeitet werden.

Resümee

Heute haben sich die Vorteile der Data Warehouse-Lösung in vielen Punkten bewahrheitet. Die zentrale Berichtserstattung unterstützt die Geschäftsleitung bei der dezentralen Organisation über alle Standorte – von der einzelnen Tankstelle oder Lager bis zum Gesamtunternehmen – mit dem aktuellen Wissensstand, um Entscheidungen zu treffen. Auf die ständig auftretenden Veränderungen auf dem Markt kann sofort reagiert werden, was einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen bedeutet. Ein weiterer Punkt: Bei den Besprechungen reden alle über die gleichen Zahlen, d.h.: Es gibt keine langwierigen Diskussionen darüber, wie z.B. Umsatz definiert wird. Jeder Manager kann sich somit auf das Wesentliche konzentrieren und die Besprechungen haben an Qualität zugenommen und sich zeitlich verkürzt.

Die Weiterentwicklung des Data Warehouses für die verschiedensten Anwendungen in allen Unternehmensbereichen wird noch einige Zeit beanspruchen. Die Zusammenarbeit mit der Firma mip hat sich insbesondere für die technische Implementierung der Data-Marts und für die Beratung in der Handhabung der verschiedenen Werkzeuge sehr bewährt.

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