Eine per Fax eingehende Bestellung in das Vertriebssystem online übernehmen, die Orderbestätigung als e-Mail verschicken und im Archiv rekonstruieren, was mit „wie beim letzten Auftrag“ gemeint ist. Wer dann auch noch per Knopfdruck eine Telefonverbindung zum Kunden für eine Rückfrage aufbauen kann, darf von Office-Integration sprechen. Was jedoch zur Glückseeligkeit in der Bürokommunikation noch fehlt, ist die Abbildung der Prozesse in umgekehrter Richtung. Wer „Office-Integration“ in eine Suchmaschine eingibt, erhält in der Trefferliste überwiegend Hinweise auf Angebote aus dem Microsoft-Umfeld. Aber so wenig wie die Sanduhr ein Patent aus Redmond ist, hat man dort den Office-Begriff gepachtet. Nichtsdestotrotz spielt bei der nahtlosen Einbindung von Werkzeugen und Dokumentarten natürlich Microsoft Office eine entscheidende Rolle. Schließlich setzen weltweit etwa neun von zehn Usern das Programmpaket ein, das sich zum Quasi-Standard auch in deutschsprachigen Büros entwickelt hat; die Statistenrollen teilen sich insbesondere Sun mit Star Office nebst dem OpenSource-Produkt OpenOffice und Corel mit Word Perfect.

Datenfluss in beide Richtungen

Längst geht nichts mehr ohne e-Mail, Telefax, Archiv und Dokumentenverwaltung. Die alles entscheidende Frage für Unternehmen mit iSeries/i5-Servern vor diesem Hintergrund ist, inwieweit sich die Midrange-Plattform als Drehscheibe für das integrative „rein und raus“ von Daten unterschiedlicher Art und Herkunft eignet: Können die DB2-Lösungen untereinander reibungslos kommunizieren, und zwar nicht etwa „cut & paste“, sondern über ODBC-Schnittstellen, per XML-Standard oder durch welchen Kunstgriff auch immer? Besteht die Möglichkeit, über alle Office-Anwendungen hinweg auf die zentralen Daten zuzugreifen?

Gefragt ist die Harmonisierung beliebiger Dokumentformate, um so den Zugriff auf eine schier unbegrenzte Vielfalt an Dokumenttypen zu ermöglichen. Das wiederum ist der Schlüssel zur Integration von Inhalten aus heterogenen Quellen und beliebigen Kanälen wie zum Beispiel die Office-Formate von Microsoft oder Adobe.

Plattformgrenzen? – Nein Danke

Wer seine Daten von A nach B und zurück befördern möchte, will das – völlig zu Recht – auch plattformübergreifend realisiert sehen. Daher darf natürlich nicht abgekapselt und isoliert an der Grenze der IBM-Welt Schluss sein, sondern es muss beispielsweise auch der Zugriff auf SQL-Server und die Oracle-Datenbank ermöglicht werden. Die gute Nachricht: Am Markt sind unter dem Schlagwort Unified Messaging die verschiedensten Produkte verfügbar, die diesem Anspruch genügen.

Pingpong der Datenbanken

Die Möglichkeit des Durchgreifens auf die Datenbanken sowohl von Midrange-Server als auch von PC-Welt bringt viele Annehmlichkeiten mit sich. So lassen sich beispielsweise Spread-Sheets auf dem PC erstellen und die dafür benötigten Daten on-the-fly der DB2 entlocken. Analog entstehen die unterschiedlichsten Auswertungen und Reports mit den hierfür bewährten Editoren. Im e-Mail-Verkehr können nicht nur Adressen, sondern gleich auch noch die Anhänge aus DB2 importiert werden; entsprechendes gilt auch für Spool-Dateien (wahlweise als pdf- oder tif-Attachments) sowie verschiedene Objekte, Bibliotheken und Dateien des IBM eServers.

Die Tücke im Detail

Die Relevanz des Integrationsthemas verzweigt bis zum kleinsten Detail der Geschäftsprozesse. So gehört die Erstellung der verschiedensten Dokumente zu den festen Bestandteilen eines jeden Büroalltags; das Schreiben von Briefen wiederum geht in aller Regel über Dokumentenvorlagen und das Füllen von Platzhaltern mit entsprechenden Daten. Hier stellt sich regelmäßig die Frage, wo diese abgelegt werden sollen, damit ein Wiederfinden auch ohne digitale Wünschelrute zu realisieren ist. Nicht selten besteht zudem die Anforderung, die Dokumente auch am Green-Screen darzustellen, wobei zu bedenken ist, dass die PDF-File zwar durchaus ein beliebtes Medium ist, aber Quasi-Grafiken sich nicht für jeden Arbeitsplatz eignen.

Der Wörk-Floh – ein effizientes „Tierchen“

Auf die Pflicht folgt die Kür: Miteinander kommunizieren und auf x-beliebige Datenformate zugreifen zu können, ist insofern für einen reibungslosen Bürojob zwar erforderlich, aber längst nicht das Ende der Fahnenstange. Schließlich eröffnen sich erst über die Prozessorientierung die verlockend gewinnbringenden Potenziale von Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung. Workflow heißt an dieser Stelle das Zauberwort und damit verbunden das Koordinieren mehrstufiger, verteilter Bearbeitungsschritte.

Beim ITP-Verlag sorgt eine iSeries-basierte Archivlösung von Comprendium für Ordnung und Effizienz in den Abläufen. Ein Beispiel von vielen ist das der Eingangsrechnungen, bei der eingescannte Kreditorenbelege – mit einem elektronischen Stempel versehen – direkt am Posteingang einer Hilfsbuchhaltung zugeordnet und im nächsten Schritt zur Buchhaltung weitergeleitet werden. Eine Wiedervorlage im Customer Relationship Management- (CRM-) System signalisiert schließlich den verantwortlichen Abteilungen und Personen, dass die endgültige Kontierung durchzuführen und die Zahlung zu veranlassen ist.

Abläufe digitalisieren

Die Prozesse über einen automatisierten Workflow lenken zu können, setzt natürlich voraus, sich im Vorfeld mit diesen eingehend beschäftigt zu haben. Erst nach Analyse und Optimierung auf dem Papier – bildlich gesprochen – folgt die Umsetzung, so dass EDV-Anwendungen aufgerufen und alle erforderlichen Dokumente zur Bearbeitung an beliebigen Orten dem Anwender elektronisch zur Verfügung gestellt werden können. „Mehr und mehr werden so die traditionellen, papiergebundenen Organisationsformen in den Unternehmen und im öffentlichen Dienst zur Verbesserung der Produktivität und Effizienz abgelöst“, weiß Wolfgang Geissler, Geschäftsführer der Magellan Software GmbH, zu berichten. „Eine echte Herausforderung liegt darin, die notwendigen Steuerungs- und Überwachungsverfahren der Arbeitsabläufe einzurichten. Das setzt tiefe betriebliche und betriebswirtschaftliche Kenntnisse sowie umfangreiches Wissen über das Steuerrecht voraus. In der Neugestaltung der Arbeitsabläufe liegt die Chance zur Wirtschaftlichkeit. Für die iSeries/i5 sind Software-Produkte erhältlich, die parallel zu den Kernprozessen laufende manuelle, papiergebundene Abläufe und die Dokumente aus anderen Rechnersystemen – wie zum Beispiel Windows und Unix – in die Anwendungen zu integrieren vermögen.“

Den Spool beim Schopf packen

Einem verwandten Thema nehmen sich Anbieter von Systemen zur Optimierung von Datenausgaben an. Letztendlich geht es darum, den Empfängern von Informationen aus iSeries/i5-Anwendungen den selben Komfort zu bieten, wie sie es von ihrem PC her gewohnt sind, denn oft bleibt die Informationsausgabe auf unschönen Endlosformularen der einzige verfügbare Standard. Und wer den Spool dann eh schon beim Schopf gepackt hat, der muss sicherlich nicht bei der Datenausgabe an den Drucker Halt machen: Warum nicht gleich die Spools an Office-Anwendungen für Fax, e-Mail-Systeme, Archiv, Dokumentenverwaltung und Co. übergeben?

Mission Possible

Die Integration klassischer Office-Daten und -Funktionalitäten ist eng mit dem plattformunabhängigen Lotus Notes/Domino als wohl bekannteste Unified-Messaging-Lösung überhaupt verbunden, die so gut wie keinen Kommunikationskanal ungenutzt lässt. Gerade im Umfeld von iSeries/i5-Plattformen und dem Dedicated Server for Lotus Domino erfreut sich das Groupware-System eines ansehnlich hohen Durchsatzes. Mittlerweile ist auch der mobile Einsatz von Domino-Anwendungen realisiert, so zum Beispiel mithilfe von Web-basierten Architekturen die Erweiterung auf PDAs und Smartphones.

Wenn Anfang 2005 dann die Version 7 der Groupware auf den Markt kommt, soll auch DB2 integriert sein und ergänzend zur Notes-eigenen NSF (Notes Storage File) als Datenspeicher für alle Anwendungen genutzt werden können. Möglich wird dadurch unter anderem ein gemeinsames Mail-Repository für Notes- und Workplace-Systeme. Witzig am Rande: Entgegen dem Codenamen „Mission Impossible“ ist IBM die Integration im Prinzip bereits gelungen, obwohl eine objektorientierte und relationale Datenbank schwerlich auf einen Nenner zu bringen sind. In diesem Sinne: Viel Vergnügen bei der Lektüre Ihres Midrange Magazins!

M.W.