Die Jet Aviation Schweiz AG hat die Verarbeitung ihrer kaufmännischen Belege seit über sechs Jahren ausgelagert und nimmt damit eine Vorreiterrolle ein. Tausende von Belegen werden täglich von Basel, Zürich und Genf per Kurier an die ALOS AG in Rüschlikon geschickt und von den Spezialisten dort verarbeitet. Bei den Belegen handelt es sich um alle Dokumente des Bestellprozesses, der Dokumente der Buchhaltung sowie um die Zertifikate der Flugzeugersatzteile, dem Form One – ohne dieses Zertifikat ist ein Ersatzteil wertlos. Beim Vorbereiten der Belege werden Klammern entfernt und ein Barcode aufgeklebt. Erfasst werden die Belege mit einem Panasonic High Speed Scanner vom Typ KV-S905C; höchste Qualität und Sicherheit wird durch eine Ultraschall-Doppeleinzugskontrolle sowie den Farb CCDs mit der Capture Software RTIV erreicht. Der nächste Prozess-Schritt ist die Übernahme der digitalen Belege ins Document Management System DocuWare, wo die Belege mit den Suchbegriffen indiziert und revisionssicher in den Dokumenten-Pool abgelegt werden. Nun stehen die Belege allen Berechtigten der Jet Aviation über das Intranet per Mausklick zur Verfügung und das jederzeit: 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr – bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht.
Arbeitszeiteinsparung
Der Nutzen dieser Applikation ist beachtlich. Pro Mitarbeiter werden täglich bis zu einer Stunde wertvolle Arbeitszeit eingespart. Das sind bei über 80 Mitarbeitern etwa 2 Wochen Arbeitszeit pro Tag – und nebenher entfällt noch die ganze manuelle Ablage dieser Dokumente.
Sicherheit und Verfügbarkeit
Hinter den massiven Mauern des IT-Sicherheitscenters der ALOS AG stehen für solche Applikationen hochverfügbare Systeme wie redundante File- und Applikationsserver zur Verfügung. Zusätzlich werden von den digitalen Belegen mit dem Kodak-Archive-Writer Mikrofilme erstellt. Diese werden zusammen mit dem Backup-Medien in einem Banksafe gelagert und stehen für ein ultimo Ratio zur Verfügung.
Sicherheitskonzept
Das mehrstufige Sicherheitskonzept der ALOS AG wurde zusammen mit Spezialisten entwickelt und umgesetzt. Die Dokumente werden im Hochsicherheitsraum hinter Spezialtüren aufbewahrt und nur temporär zur Bearbeitung in die Arbeitszone gebracht. Nur so kann dem Kunden die höchstmögliche Sicherheit gegen Verlust sowie eine absolute Vertraulichkeit gewährleistet werden.
ALOS AG
CH–8803 Rüschlikon
Telefon: (+41) 043/388 108-8
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