Mit dem Schreiben vom 16. Juli 2001 wurden vom BMF (Bundesministerium für Finanzen) die neuen Formen des Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung bekannt gegeben. Der Bekanntmachung folgten zahlreiche weitere Veröffentlichungen aus unterschiedlichsten Quellen, die sich in ihren Aussagen zum Teil grundlegend widersprachen. Darüber hinaus wurde der siebenseitige Gesetzestext oft unterschiedlich interpretiert. Es ist nicht verwunderlich, dass nach wie vor Unsicherheit – auf Seiten der Anwender einerseits über die genauen Inhalte und andererseits über die notwendige Umsetzung der Anforderungen seitens des Software-Lieferanten – herrscht. Auch scheint es nach wie vor Unternehmen zu geben, denen diese Thematik und die damit verbundenen „in Kraft getretenen Gesetzesänderungen“ bisher gänzlich unbekannt sind.

Die Zeit zum Handeln ist längst gekommen, denn die Gewährleistung zur Erfüllung der Anforderungen, die „die Zugriffsvarianten“ auf die Daten des Steuerpflichtigen beinhalten, gilt es sicherzustellen. Die drei Varianten sind der unmittelbare Datenzugriff, der mittelbare Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung. Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die Finanzbehörde Gebrauch macht, steht im pflichtgemäßen Ermessen der Behörde unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit. Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf steuerlich relevante Daten; betroffen sind die Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung sowie andere Bereiche des DV-Systems, sofern sie steuerlich relevante Daten enthalten.

Neue Aufbewahrungspflichten

Bisher galt laut §146 (5), Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen: Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten verfügbar sind und jeder Zeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Neu müssen die Daten jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

Somit ist darauf zu achten, dass das Archivierungsmedium die maschinelle Auswertbarkeit innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist ermöglicht (z.B. halten Disketten, Magnetplatten und -bänder nur ca. 3-5 Jahre).

Neue Prüfungsrechte

Ein Betriebsprüfer darf seit 01. 01. 2002 im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung auf DV-Systeme des Steuerpflichtigen zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO); betroffen sind alle deutschen steuerpflichtigen Unternehmen mit elektronischer Buchhaltung.

Maschinelle Auswertbarkeit

Unter dem Nur-Lesezugriff (maschinelle Auswertbarkeit) ist zu verstehen: Lesen, Filtern, Sortieren der Daten einschließlich Nutzung der im DV-System des Steuerpflichtigen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten.

Datenzugriff (GDPdU) Zugriffsmöglichkeit 1

Unmittelbar: der Steuerprüfer sitzt selbst am DV-System und nutzt die eingesetzte Hard- und Software des Steuerpflichtigen. Die Unveränderbarkeit des Datenbestandes muss gewährleistet sein. Kein Online-Zugriff (Fernabfrage) – immer „Nur-Lesezugriff“.

Datenzugriff (GDPdU) Zugriffsmöglichkeit 2

Mittelbar: der Steuerpflichtige (oder ein beauftragter Dritter) liefert dem Prüfer Auswertungen seiner DV-Daten nach dessen Vorgaben (ebenfalls „Nur-Lesezugriff“). Maschinelle Auswertungen erfolgen nur im Rahmen der im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten.

Datenzugriff (GDPdU) Zugriffsmöglichkeit 3

Datenträgerüberlassung: Der Steuerpflichtige liefert dem Prüfer einen Datenträger mit seinen steuerrelevanten Daten, die der Prüfer selbständig maschinell mittels Einsatz von Analyseprogrammen auswerten kann. Der Einsatz von Analyseprogrammen ermöglicht dem Steuerprüfer, Daten unterschiedlicher Buchführungssysteme und verschiedener Formate auf seinen PC zu übernehmen. Alle zur Auswertung notwendigen Informationen sind laut BMF-Schreiben ebenfalls zur Verfügung zu stellen (z.B. Dateistruktur, Datenfelder, interne und externe Verknüpfungen etc.).

Technische Umsetzung

Es werden eigenständige Systemumgebungen (Bibliotheken) je Firma und Jahr erstellt. Die neuen Bibliotheken beinhalten Datenduplikate bzw. Datenauszüge und Programme (Objekte) zum Zeitpunkt der Datenerstellung. Diese Dateien enthalten alle steuerrelevanten Daten jeweils für ein Prüfungsjahr. Die Buchungsdatei wird 1:1 übernommen. Diese beinhaltet u. a. die Buchungen und die Offenen Posten per Stichtag Jahresende.

Für die Dateien und Objekte wird aus Sicherheitsgründen eine eigene Namensgebung verwendet, um Verwechslungen mit dem Original-Datenbestand zu vermeiden. Das Erstellungsformat der Dateien für die Datenträgerüberlassung ist XML (auf CD/DVD). Prozeduren für Sicherung der erstellten Daten und Programme inklusive der Systemumgebung (Band, CD, DVD) werden benötigt. Beinhaltend ist auch eine neue Datenträgerverwaltung für Sicherungs- und Rücksicherungsfunktionen.

Merkmale einer GDPdU-Umgebung

Der Berechtigte (Finanzamtprüfer, Mitarbeiter) hat nun eine eigene, neue FIBU-/ALV-Umgebung pro Firma und Jahr; er kann damit bestimmte, zugelassene Abfrage- und Auswertungsfunktionen inklusive der Filterfunktionen abrufen. Sie umfasst keine „echten“ Verwaltungsfunktionen und lässt keine Änderung von Daten zu.

Erfüllte Anforderungen

Um den neuen Anforderungen durch die GDPdU gerecht zu werden, könnte die Kurzdarstellung des Funktionsumfanges folgende Merkmale haben: Der „Endgültige Jahresabschluss“ ist um die GDPdU Vorschriften erweitert. Das bedeutet das Erstellen eines ablauffähigen Systems mit den Daten des abzuschließenden Wirtschaftsjahres, eine gesonderte Systemumgebung für parallele Nutzung neben dem Produktivsystem mit allen wesentlichen Abfrage- und Auswertungsfunktionen sowie die Bereitstellung der XML-Dateien für die Datenträgerüberlassung. Die zur Prüfung anstehenden Jahre können so gesondert von den laufenden Anwendungen durch die Behörde geprüft werden.

Autorin: Roswitha Habersetzer, Assistentin der Geschäftleitung

K+H Software Kantioler KG

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