Die Schöler Fördertechnik AG aus Rheinfelden ist seit 35 Jahren führender Staplerhändler in der Region Südbaden und Südwürttemberg. Als Vertragshändler der Linde AG ist Schöler Fördertechnik verantwortlich für Vertrieb, Wartung, Reparatur und Spezialumbauten. Über 200 Mitarbeiter an 8 Standorten sorgen für optimale Kundennähe und Betreuung. Damit dies möglichst effizient geschieht, setzt die Schöler AG in zunehmendem Maße auf elektronische Dokumentenbearbeitung und Archivierung.

Suche nach dem richtigen Archiv

Insgesamt 26 Firmen sind unter der Linde Fördertechnik-Gruppe zusammengeschlossen. Im IT-Bereich ist das Ziel, in allen Unternehmen die gleiche Software einzusetzen. Bei neuen Produkten wird gemeinsam Standardsoftware ausgewählt, um dadurch schon in der Evaluationsphase Kosten einzusparen.

Im Jahr 2001 wurde nach einer geeigneten Software für digitale Archivierung gesucht.
„Entscheidendes Kriterium für die Auswahl des Archivsystems war die Möglichkeit der Zusammenführung von Daten aus bestehenden DV-Systemen und manuell erstellten Dokumenten aus Werkstatt und Kundendienst“, beschreibt Klaus-Peter Trimpin, IT-Leiter der Schöler AG, die Ausgangslage.

Bereits bis Ende 2001 hatten sich vier Unternehmen der Linde-Gruppe für die Archivlösung der Mülheimer EASY Software AG entschieden. Für die Integration zwischen der AS/400 bzw. iSeries und der EASYware wurde das Produkt M-Archiv/400 aus dem Systemhaus SCM (Software Consulting Maier) ausgewählt. Im Laufe des Jahres 2002 erfolgten dann die ersten Implementierungen.

Die technische Infrastruktur

Zur technischen Ausstattung der Schöler AG gehören IBM iSeries Modell 820, Windows 2000 Server und Citrix Server. Historisch bedingt besteht zurzeit noch ein heterogenes Netzwerk, basierend auf Token-Ring und Ethernet.

Die EASY Software umfasst neben dem Archiv die Module Capture, Transfer, Online und Jukebox. Das M-Archiv/400 liefert die Funktionalitäten CI-Archivierung, DDE-Recherche und Barcodeabwicklung.
Zurzeit nutzen ca. 50 Mitarbeiter in der Zentrale und den Zweigstellen das EASY-Archiv zur Ablage neuer Dokumente oder zur Recherche – Tendenz steigend.

„Die schnelle und sachlich richtige Auskunft bei Kundenanfragen ist uns sehr wichtig. Dabei ist die digitale Fahrzeugmappe sowohl für den Innen- als auch zukünftig für den Außendienst das schnellste Medium. Alle relevanten Dokumente stehen online zur Verfügung, das zeitaufwendige Suchen entfällt. Dies ist für uns ein weiterer Schritt zur optimalen Kundenbetreuung“, kommentiert Dieter Schöler, Inhaber der Schöler AG.

iSeries Spoolmanagement

Mehr als 20 wichtige Dokumentarten werden aus dem ERP-System auf der iSeries ins EASY-Archiv exportiert. Die Aufbereitung, Identifizierung, Indexierung und Zuordnung zum jeweiligen Archiv erfolgt auf der iSeries automatisch. Genutzt wird hierfür das TCP/IP-Gateway der iSeries sowie der Windows M-Link Server. Sowohl auf der iSeries als auch auf dem Archiv-Server werden sämtliche Schritte protokolliert. Alle aufbereiteten Spooldateien und die darin enthaltenen Dokumente werden über den Spoolmanager kontrolliert, der die unterschiedlichen Stati bis zur Archivierung eines Dokuments protokolliert. Dadurch ist die Revisionssicherheit der archivierten AS/400-Dokumente sichergestellt. Die Archivierung der Dokumente erfolgt zeitgesteuert, wobei die zu überwachenden Outqueues in festgelegten Intervallen nach neuen Spooldateien durchsucht werden.

Montagescheine im Web

Neben der Archivierung von Spooldateien ist die Ablage der Montagescheine von großer Bedeutung. Die Montagescheine werden bei der Erfassung mit einem Barcode versehen und dann zentral über EASY Capture eingescannt. Mittels M-Archiv Barcode werden die Dokumente automatisch auf der iSeries indexiert und flexibel in die gewünschte digitale Kunden-Fahrzeugmappe gestellt, in der bereits Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Rechnungen und sonstige Korrespondenz abgelegt sind. Auf diese Weise werden pro Jahr nun ca. 100.000 Montagescheine digital archiviert.

Schnelle Auskunft am PC – auch in neuen Niederlassungen

Kundenanfragen und Anfragen der Außendienstmitarbeiter werden nun ausschließlich durch den schnellen und komfortablen Zugriff auf das digitale Archiv bearbeitet. Mitarbeiter in den Zweigstellen benötigen für ihre Recherchen lediglich einen Web-Browser. Es ergibt sich also ein doppelter Spareffekt: zusätzliche Investitionen in Client-Software und die tägliche, langwierige Suche nach Kundenakten entfallen. Dank der Kompetenz im eigenen Hause konnten die Standorte der Firma Brixner, die Anfang 2003 von der Schöler AG übernommen worden war, innerhalb weniger Tage in das Archivierungskonzept eingebunden werden. Dabei kommt ein Citrix Metaframe XP Server zum Einsatz, der den Benutzern alle benötigten Programme zur Verfügung stellt.

Die zweite Projektphase

Aufgrund der positiven Erfahrungen mit dem digitalen Archiv ist geplant, künftig alle Dokumente, die zu einem Fahrzeug gehören, elektronisch zu archivieren. Mittelfristig sollen dann in der Verwaltung sämtliche Eingangsbelege eingescannt werden, in einen Workflow-Prozess einfließen und nach der Bearbeitung automatisch ins EASY-Archiv gelangen. Die Schöler AG wird den Weg zum papierlosen Büro weiter beschreiten.

EASY Software AG

D–45468 Mülheim

Telefon: (+49) 0208/45016-0

www.easy.de

SCM Software Consulting Maier GmbH

D–73655 Plüderhausen

Telefon: (+49) 07181/99850

www.scm-gmbh.de