MIDRANGE 09/2018

27 09/2018 · MIDRANGE MAGAZIN lung wurden alle Kommunikations-/, Steuerungs- und Überwachungsprozes- se sowie die Zusammenarbeit mit allen externen Mitarbeitern neu organisiert. Auch nach einem Jahr im Praxi- seinsatz zeigt sich die Verlagschefin mit der Entscheidung, Taskworld als zentrales Collaboration- und Projekt- management-Tool zur Unterstützung der Arbeitsorganisation zu nutzen, hochzufrieden – zumal die Lösung auch eine komplette Kommunikations- infrastruktur wie E‑Mail-Anbindung mit direkter Projektverknüpfung, Noti- fication-Systeme oder Chat- und Instant Messaging-Funktionen mitbringt. Do- kumente, an denen gerade gearbeitet wird, können direkt hochgeladen, mit den Prozessbeteiligten geteilt und mit Tasks, Fristen oder Prioritäten verse- hen werden. Liegen dann im Ergebnis die bear- beiteten Texte vor, werden diese ein- fach in den Korrektur- und später in den Grafik-/Layout-Ordner „rüberge- schoben“, wo die jeweiligen Mitarbeiter über entsprechende Workflows in den Prozess eingebunden werden. So wird jeder einzelne Arbeitsschritt durchor- ganisiert, ohne dass etwas vergessen oder übersehen wird, bis jeder einzel- ne Task des Projekts abgearbeitet ist. „Sämtliche Prozessschritte sind für jeden Prozessbeteiligten dabei jeder- zeit nachvollziehbar und transparent. Damit können wir den gesamten Hef- terstellungsprozess digital und medi- enbruchfrei strukturieren, nachver- folgen und steuern – auch ganz ohne eigenständiges Redaktionssystem“, so Birgit Franchy. „Wir können uns damit auf den kreativen Teil unserer Arbeit konzentrieren – alles andere erledigt Taskworld für uns.“ Mehr Projekte in der gleichen Zeit realisierbar Täglich erhält Birgit Franchy Hunderte von E‑Mails. Würden dazu noch lau- fend Mail-Anfragen der Mitarbeiter zur Abstimmung der Arbeitsprozesse auflaufen, bliebe neben Verwaltung und Projektkoordination nur noch we- nig Freiraum für andere Dinge. „Heute sind wir hier sehr straff und zielgerich- tet organisiert. Sämtliche projektrele- vante Korrespondenz findet direkt und ganz ohne aufwendige Suche direkt über die Taskworld-Plattform statt und ist direkt mit dem Projekt, Anhängen und allen notwendigen Informationen verknüpft. Jeder Mitarbeiter lässt sich sofort über einen Task-Link „onboarden“ und arbeitet seine Aufgaben in der Taskworld-Arbeitsumgebung nachein- ander ab, ohne sich um aufwendige Ab- stimmungsprozesse, Terminkoordinati- on oder Aufgabenverteilung kümmern zu müssen“, führt Birgit Franchy aus. „Das macht die Selbstorganisation bei uns nicht nur sehr komfortabel – alle Mitarbeiter sind jederzeit informiert, involviert und ich werde automatisch über Abweichungen in Kenntnis ge- setzt. Die smarte Projektsteuerung und Arbeitsorganisation erlaubt uns zudem eine hohe Arbeitsproduktivität, was schließlich die Basis dafür bildet, heu- te das doppelte Arbeitspensum leisten und unsere Projekte sehr strukturiert, zeiteffizient, transparent und zuver- lässig realisieren zu können – und das macht sich natürlich auch auf der Ertragsseite bemerkbar. Tatsächlich empfehlen viele meiner freiberuflichen Mitarbeiter heute das Tool als Projekt- management- und Collaborations-Platt- form auch ihren anderen Projekt- und Kollaborationspartnern.“ ó Quelle: stock.adobe.com – everythingpossible