MIDRANGE 03/2018

37 03/2018 · MIDRANGE MAGAZIN Im Interview Friedhelm Schnittker, Alos Solution „Digitalisierung gelingt nur mit einem DMS“ Bei Digitalisierungsprojekten fällt dem Bereich Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, eine wichtige Rolle zu. Friedhelm Schnittker, Vice President Alos Solution erläutert im Inter­ view mit dem Midrange Magazin (MM), wie Anwenderunternehmen davon profitieren können. MM: Digitalisierung im Unternehmen – welchen Stellenwert haben dabei DMS? Schnittker: DMS nehmen im Rahmen der Unternehmensdigitalisierung den höchsten Stellenwert ein. Gerade in Hin- sicht auf die Anforderungen der Daten- schutzgrundverordnung, kurz DSGVO, die zum 25. Mai 2018 in Kraft tritt, oder der Zertifizierung für die ISO 27001 wird deutlich, dass man ohne ein DMS-Sys- tem nicht mehr auskommt. MM: Welche Funktionalitäten muss ein DMS bieten, um bei Digitalisierungsvor- haben keine „Bremse“ zu sein? Schnittker: Wichtig sind hierbei die Schnittstellen zu den operativen Syste- men und die Dokumentationsfähigkeit des DMS, um den rechtlichen Anforde- rungen nachkommen zu können. Gerade hinsichtlich der Nutzerakzeptanz ist eine einfache und intuitiv bedienbare Benut- zerschnittstelle unerlässlich: Die ermög- licht es dem Benutzer, Dokumente und E-Mails schnell und einfach abzulegen – und auch wiederzufinden. MM: Wie lassen sich alle Digitalisie- rungspotenziale eines Unternehmens im Bereich der Workflows heben? Schnittker: Eigentlich ist das nur mög- lich, indem man alle bestehenden Unter- nehmensprozesse beschreibt. Gleichzei- tig muss man als Unternehmen gewillt sein, diese Prozesse zu optimieren und dann in ein elektrisches Workflow-Ma- nagement-System zu übersetzen. Einer der größten Irrtümer im Umgang mit Workflows ist, dass Unternehmen glau- ben, ihre Papier-Prozesse 1:1 in eine digitale Version übernehmen zu können. Dabei muss die Einführung von digitalen Workflows unbedingt mit einer Prozess- Reorganisation einhergehen. MM: Welche Kompetenzen muss ein DMS-Hersteller oder -Dienstleister auf- weisen, um Anwenderunternehmen bei der Digitalisierung bestmöglich unter- stützen zu können? Schnittker: Wir als Dienstleister müs- sen den Kunden beraten und leiten können, um auch Veränderungen im Un- ternehmen vorschlagen und deren Um- setzung unterstützen zu können. Dabei ist es gleichermaßen wichtig, im Laufe des Projekts die Akzeptanz der Mitarbei- ter zu wecken und die Integration in die Backend-Systeme zu bewältigen. Hierfür ist ein umfangreiches Lösungsportfolio mit Alternativen, eventuell horizontale/ vertikale Templates, welche sich naht- los in die (künftige) Kundenlandschaft einbetten, essentiell. Darüber hinaus sind Prozess- und Branchenverständnis sowie starke analytische Fähigkeiten ge- fragt. Denn unsere Erfahrung zeigt: Die Tendenz geht immer stärker hin zu einem Berater-Geschäft, in dem von Dienstleis- tern erwartet wird, dass sie Prozesse hinterfragen, Strategien verstehen oder entwickeln und die Organisation verbes- sern. Nur wenn Digitalisierungstrends sowohl auf organisatorischer, als auch auf technischer Ebene verstanden und auch umgesetzt werden können, ent- steht Innovationspotential. MM: Mit dem Umsetzen der Daten- schutzgrundverordnung stehen viele Ar- beitsabläufe auf dem Prüfstand. Welche Auswirkungen hat das auf den DMS- Bereich eines Unternehmens? Schnittker: Hier können wir auf unsere eigene Erfahrung verweisen: Auch wenn ein Unternehmen bereits über ein DMS verfügt, muss dieses nun genau unter die Lupe genommen werden: Das DMS muss auf die Belange der DSGVO ange- passt werden. Bestehende Arbeitsab- läufe und Organisationsbeschreibungen müssen auf die Anforderungen und Vor- gaben der Grundverordnung geprüft und entsprechend angepasst werden – wir setzen unser DMS praktisch neu auf. Rainer Huttenloher ó Friedhelm Schnittker, Vice President Alos Solution: „Ein DMS muss auf die Belange der DSGVO angepasst werden“. Quelle: Alos Solution