MIDRANGE 01/2018

27 01/2018 · MIDRANGE MAGAZIN Akte werden die dazugehörenden Doku- mente automatisch aus dem Dokumen- tenmanagementsystem (DMS) Comarch ECM iS aufgelistet. Dazu wird automa- tisch eine über SSL oder VPN gesicher- te Verbindung zwischen der mobilen Anwendung und dem LDOX.Communi- cation-Server aufgebaut. Dieser befin- det sich auf einem Windows-Rechner im Rechenzentrum des Kunden und zeichnet für die weitere Kommunika- tion zwischen dem Anwender und der IBM i verantwortlich. Die Kommunika- tion mit dem LDOX-Server auf der IBM i erfolgt wiederum über TCP/IP und einen konfigurierten Port. Aus diesem Aufbau ergeben sich folgende Vortei- le: Es ist nicht erforderlich, dass IBM i direkt von außen über das Internet erreichbar ist. Jeglicher Datenverkehr wird zunächst im vorgelagerten LDOX. Communication-Server bearbeitet. Da- durch können beispielsweise auf den zur Ansicht angeforderten Dokumenten vorhandene grafische Annotationen in die PDFs eingefügt werden, bevor die- se an die iOS-Anwendung ausgeliefert werden. Zudem lassen sich auf diesem Weg auch nichtgrafische Datenformate wie etwa IBM-i-Spool-Dateien vor dem Versand an die iOS-Anwendung ins PDF-Format konvertieren. Der mobile Anwender kann sich im integrierten Viewer auf dem iOS-Gerät selbst IBM i- Spezialformate anzeigen lassen und diese per Mail weiterleiten oder via Air- Print drucken. Offline-Funktionalität bei schlechter Netzabdeckung Der integrierte Offline-Cache der App erlaubt das Anlegen von kompletten Ak- ten mit allen zugehörigen Dokumenten – und damit ein Arbeiten ohne Internet- verbindung. Vor Reiseantritt muss dazu nur eine Auswahl der zu synchronisie- renden Inhalte getroffen werden. Nach der Aufbereitung auf dem Server stehen diese dann in der App offline zur Ver- fügung. Anzahl und Größe der Dateien werden nur vom verfügbaren Speicher- volumen des Endgeräts begrenzt. Funk- tional besteht zwischen dem Online- und dem Offline-Modus kein Unterschied: Im Hoch- und Querformat ist jeweils eine schnelle Suche nach Stichworten mög- lich. Treffer werden in einer übersicht- lichen Liste angezeigt, während für die Dokumente ein eigens dafür entwickel- ter Viewer zum Einsatz kommt. Anwenderbeispiel Gesiba Die in Wien ansässige Gemeinnützige Siedlungs- und Bauaktiengesellschaft, kurz Gesiba, ist einer der größten Bau- träger Österreichs. Die Hauptaufgaben liegen auf der Planung und Bauüber- wachung sowie der Vergabe und Ver- waltung von Siedlungshäusern und Wohnhausanlagen, ohne dabei selber eine Bautätigkeit auszuüben. Aufgrund der Komplexität der Prozesse in diesem Bereich sowie der Verwaltung für Sied- lungshäuser und Wohnhausanlagen unterhält die Gesiba eine Vielzahl von Geschäftsverbindungen mit Bauträ- gern, Lieferanten, Dienstleistern und Partnern. Daraus resultiert ein hohes Belegaufkommen an Papierrechnun- gen, Ausschreibungen, Nebenkosten- auflistungen, Stück- und Checklisten, Lieferscheinen etc. Sämtliche Vorgänge werden mittels LDOX.Akte in diversen Mieter‑, Bau- und Kundenakten zusam- mengefasst. Der Zugriff auf die im DMS-System archivierten Inhalte wird den rund 30  Gesiba-Außendienstmitarbeitern über die App LDOX.Mobile.Akte er- möglicht. Großer Beliebtheit erfreut sich der Offline-Cache. Dieser kommt insbesondere in Gebäuden zum Ein- satz, in denen der Empfang schlecht ist. Eine Entlastung brachte die Umstel- lung auch im wörtlichen Sinne: Seit der Einführung sind die Mitarbeiter immer mit „leichtem Gepäck“ unterwegs, da sie im Gegensatz zu früher nun nicht mehr schwere Ordner mit Papierakten zu den Terminen mitnehmen müssen. Abgesehen von Dokumenten, für die ei- ne physische Unterschrift erforderlich ist oder die ausgehändigt werden, ent- fällt der bisherige Mehraufwand dank der digitalisierten Dokumente auf dem iPad. Mietern kann nun beispielsweise auf Knopfdruck eine papierlose Be- triebskostenauskunft erstellt und per Mail zugesandt werden. Für Gesiba hat sich der Umstieg auf ein durchgängig digitales Beleg- wesen in jeder Hinsicht gelohnt. Jähr- lich werden rund 40.000 Rechnungen und zahlreiche weitere Dokumente in 80 Belegarten erfasst. Auch beim Zusammenstellen und Bearbeiten von Mieter‑, Bau- und Kundenakten kommt kein Papier mehr zum Einsatz. Sämtliche Vorgänge werden digital und direkt im LDOX.Client verwaltet – sowohl im stationären wie auch im mobilen Einsatz. Kurt Krinner ó Die im Jahr 2004 gegründete eks informatik gmbh mit Sitz in Götzis, Österreich, hat sich auf die Themenbereiche „Dokumenten- und Workflow-Management“ sowie „Aktenverwal- tung“ spezialisiert. Das Leistungsspektrum umfasst sämtliche Projektdienstleistungen wie die komplette Planung, Leitung und Durchführung von Projekten inklusive Schu- lung der Anwender sowie Programmierungen in den Sprachen .NET, Objective-C, PHP, JAVA und ILE RPG. Maßgebliche Zielplattformen sind IBM i (AS/400, iSeries), Windows, Lo- tus Notes/Domino und iOS (Apple). Die eks informatik gmbh ist Premiumpartner der Co- march AG (ECM iS, ehemals InfoStore) und der Kendox AG (InfoShare). Das kompeten- te und motivierte Team kann auf mehr als 25 Jahre Branchenerfahrung zurückgreifen. Gemeinsam wurden Projekte in Österreich, Deutschland, Spanien, Frankreich, der Slowa- kei und der Schweiz erfolgreich durchgeführt. Das Produkt Living Documents, kurz LDOX genannt, steht für die durchgängige und nachhaltige Verarbeitung von Dokumenten – vom Eingang im Unternehmen bis hin zur revisionssicheren Aufbewahrung und bei Mi- grationen. LDOX ist eine gesamtheitliche An- wendung, die ausgewählte Standardprodukte zu einer effizienten und prozesssicheren Gesamtlösung formt. Diese bildet sämtliche Teilaspekte wie Workflow, Cold, WORM-Ap- pliance, Aktenverwaltung, Domino-Archivie- rung, DMS-Migration, Vertragsverwaltung, GDPdU und vieles mehr ab. HINTERGRUNDINFORMATIONEN www.eks-informatik.com