Dokumenten-Management-Systeme (DMS) versprechen ein effizientes wie auch einfaches Verwalten aller Arten von Dokumenten und Informationsquellen. Bislang agierten die Anbieter solcher nicht gerade preiswerten Systeme ohne Konkurrenz. Hersteller von Content-Management-Systemen (CMS) haben jetzt jedoch DMS-Funktionalitäten in ihre Produkte integriert – und diese zu interessanten Konditionen.

Digital und lückenlos

Nomen est omen: DMS sollen Dokumente verwalten. Ihre primäre Funktion besteht darin, möglichst alle Dokumente eines Unternehmens effizient zu erfassen, zu verwalten, schnell auffindbar zu machen, zu Revisionszwecken zu versionieren und gegebenenfalls durch weitere Kommentare anzureichern.

Information Retrieval

Um die Inhalte für alles Weitere zu digitalisieren, verfügen DMS über eine Einlesefunktion, meist ein automatisches Scanning, und sind sinnvollerweise um OCR (Optical Character Recognition) erweitert. Nach dem Einlesen spielt die DMS-Software ihre Stärken aus. Schriftunterlagen – wie beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine und Vertragsdokumente genauso wie Konstruktionszeichnungen oder auch digitale Datenbankinhalte – verlieren sich nicht mehr in den Tiefen des Netzwerks, sondern werden sauber verwaltet und können nach Schlagworten, Datum, Versionsnummer, Autor und weiteren Deskriptoren schnell gefunden und verarbeitet werden.

Weitreichende Möglichkeiten

Dabei können Mitarbeitern unterschiedliche Rechte zugewiesen werden, Dokumente Workflows durchlaufen und weitere Annehmlichkeiten mehr geboten werden; außerdem verwalten DMS heute auch eintreffende e-Mails (mit Anhang), digitale Faxe oder auch Web-Formate nach dem gleichen Prinzip. Ein solch umfassendes und komfortables Archivsystem lassen sich die Anbieter gut bezahlen. Als eigenständige Software-Lösung sind DMS insofern zwar wünschenswert, oft aber erst ab einer gewissen Unternehmensgröße oder umzusetzender Dokumentenzahl auch wirtschaftlich.

Was du kannst, kann ich (bald) auch

Es geht auch anders, denn die CMS-Hersteller haben den DMS-Anbietern über die Schulter geschaut. Mit der schrittweisen Ausweitung des ursprünglichen Einsatzgebiets von CMS – der reinen Pflege von Internet-Auftritten bis hin zum (Co-) Management des Intranets, Extranets und anderer Informationsquellen – haben sie als logische Konsequenz industrieller Integration auch vor dem klassischen DMS nicht Halt gemacht.

DMS als Zusatzfunktionalität

Wenn schon Web-Formate professionell verwaltet und publiziert werden können, wenn schon ausgereifte CMS über Benutzerverwaltung, Such-, Workflow- und weitere nützliche Funktionen verfügen, warum dann nicht auch klassische Dokumente einbeziehen? Genau diesen Weg geht auch der CMS-Spezialist Scholl Communications aus Kehl. Das neue Release 4.5 seines Weblication CMS Enterprise stößt das Tor in Richtung DMS noch weiter auf: Nachdem bereits gängige Web-Formate lückenlos durch die Software gemanagt wurden (Content-Life-Cycle), gilt dies jetzt auch für klassische Office-Dokumente oder Bild- und Mediendatenbanken, die im Netzwerk bislang ein eher verstecktes Dasein führten.

Daten einchecken

Hat man Weblication CMS im Intranet installiert, lassen sich mit ein paar Handgriffen beliebige vorhandene Verzeichnisse ’einchecken’ und die darin liegenden Dateien über das System managen. Dokumente können dann zur schnellen Suche verschlagwortet, verschiedene Bearbeitungszustände eines Dokumentes verfolgt und angezeigt sowie die weitere Bearbeitung durch das Ansteuern originaler Software-Pakete wie Word und Excel automatisch gestartet werden. Soll ein Dokument aus der Verwaltung wieder verschwinden, genügt ein einfaches ’Auschecken’ per Mausklick. Damit eignet sich das CMS als Managementinstrument für fast alle digital vorliegenden Dokumente im Unternehmen, mit dem zentral nach innen verwaltet und nach außen komfortabel veröffentlicht werden kann. DMS oder CMS – ein Vergleich, der sich lohnt!

Autor: Youri Mesmoudi, Vorstandsmitglied/COO, Scholl Communications AG

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