Lückenlose Rückverfolgung mit integriertem IT-System: Chargenrückverfolgung mit System

Seit Januar 2005 schreibt der Gesetzgeber die lückenlose Rückverfolgbarkeit von Lebens- und Futtermitteln sowie von deren Inhaltsstoffen vor. Ohne die geeignete Hard- und Software können Hersteller und Lieferanten diese Vorgabe kaum bewältigen. In der SAP-Branchenlösung Foodsprint der Ettlinger command ag ist die in Kraft tretende EU-Verordnung 178/2002 integriert abgedeckt. „Die Rückverfolgbarkeit ist in allen Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufen sicherzustellen“, so heißt es in der EU-Rahmenverordnung. Das bedeutet: Jeder Produzent, Verarbeiter oder Händler in der Lebensmittelkette trägt für seine Stufe die Verantwortung. Gleichwohl muss gewährleistet sein, dass man jederzeit zurückverfolgen kann, von welcher Vorstufe ein Produkt gekommen und an welche Nachstufe es gegangen ist. Dadurch soll erreicht werden, dass die Herkunft aller enthaltenen Rohstoffe leicht zu ermitteln ist – sozusagen vom Ladentisch zurück bis auf den Acker. Die SAP-Branchenlösung Foodsprint, eine ERP-Lösung speziell für die Nahrungsmittelbranche, meistert den enormen administrativen und logistischen Aufwand, der damit verbunden ist. Quasi per Mausklick lässt sich ein vollständiger Chargenverwendungsnachweis von der ausgelieferten Fertigware bis zum Rohstofflieferanten erstellen.

Integrierte Chargenrückverfolgung…

Die Branchensoftware bietet die Chargenrückverfolgung als integrierten Bestandteil. Integrierte Systeme mit einer einheitlichen Datenhaltung haben einen enormen Vorteil: Alle relevanten Daten des Produktionsprozesses vom Eingang der Rohware über Rezeptur und Verarbeitung bis hin zur Verpackung werden durchgängig in nur einem System gepflegt, verwaltet und stehen übersichtlich zur Verfügung. So ist zum Beispiel das Qualitätsmanagement bereits vollständig und durchgängig integriert: Sämtliche Prüfprotokolle der Rohstoffe im Wareneingang, aus den In-Process-Kontrollen (IPC) während des Herstellungsprozesses bis zur Endkontrolle der Fertigwaren werden in der SAP-Branchensoftware erfasst und verwaltet. Chargenberichte, Verwendungsnachweise und Protokolle aus der Qualitätssicherung entsprechen dabei sowohl den strengen FDA-Richtlinien der amerikanischen Gesundheitsbehörde (Food and Drug Administration) sowie den GMP- (Good Manufacturing Practice) und HACCP-Richtlinien (Hazard Analysis Critical Control Points). Zusätzlich können auch ein Laborinformations- und -Managementsystem (LIMS) sowie elektronische Waagen – z.B. von Bizerba – direkt angebunden werden. Der Vorteil der Online-Waagenanbindung: Das Gewicht von einzeln verwogenen, nicht genormten Lebensmitteln – wie Wurst und Fleischwaren – wird direkt in SAP verbucht und mittels einzelner Verwiege-Nummern festgehalten. Chargen können so präzise zurückverfolgt werden.

… sorgt für Schadensbegrenzung bei Rückrufaktionen

Das integrierte System ermöglicht auch ein effizienteres Vorgehen in Bezug auf die Meldepflicht. Danach ist ein Unternehmer verpflichtet, den Überwachungsbehörden umgehend eine Meldung zu machen, sobald er Grund zu der Annahme hat, dass ein von ihm in Verkehr gebrachtes Lebensmittel nicht den Vorschriften entspricht, die dem Schutz der Gesundheit dienen. „Ein stiller Rückruf ohne Einschaltung der Behörde wird zukünftig im Hinblick auf das neue Verbraucherinformationsgesetz faktisch nicht mehr möglich sein“, betont Peter Liesen vom Bundesverband der deutschen Süßwarenindustrie. Das Unternehmen muss ein nicht sicheres Futter- bzw. Lebensmittel sofort vom Markt nehmen, die zuständigen Behörden unterrichten und die Verbraucher über die Rücknahme informieren. Im Falle eines Verdachts müssen dem Hersteller also schnellstmöglich alle Informationen über Charge und Adressen der Lieferanten und Kunden, an die er die Ware weiterverkauft hat, zur Verfügung stehen. Je genauer er dabei die tatsächlich betroffene Charge eingrenzen kann, umso weniger Ware muss er aus dem Umlauf zurückholen. Und eben diese Daten liefert die Software quasi auf Knopfdruck, denn die benötigten Informationen sind sauber dokumentiert darin abgelegt.

Checkliste zur Chargenrückverfolgung in IT-Systemen

Die Chargenrückverfolgung nach der Verordnung EU 178/2002 ist am 1. Januar 2005 in Kraft getreten: Welche Kriterien ein IT-System in erster Linie entsprechend der neuen EU-Verordnung erfüllen muss und welche empfehlenswert sind, kann mit Hilfe der folgenden Checkliste ermittelt werden.

Einige der genannten Kriterien sind für die Zertifizierung nach dem International Food Standard (IFS) wichtig. Die Chargenrückverfolgbarkeit ist insgesamt eines von fünf K.O.-Kriterien: Erfüllt sie ein Unternehmen nicht, ist die Zertifizierung nach IFS in jedem Fall gescheitert.

Mindestanforderung Chargenrückverfolgung an die IT: Alle in der ersten Spalte mit einem Punkt versehenen Kriterien sind für die Erfüllung der neuen EU-Verordnung notwendig. „Gemäß der neuen EU-Verordnung 178/2002 muss ab dem 1. Januar 2005 dokumentiert und jederzeit nachprüfbar sein, welche Ware an einen Kunden geliefert wurde und von welchen Lieferanten die beinhalteten Rohstoffe stammen“, erläutert Thomas Menges, Consultant im Geschäftsbereich SAP der command ag. Das IT-System eines Unternehmens in der Nahrungsmittelindustrie sollte außerdem das Auslieferungsdatum einer Ware innerhalb der Chargendokumentation mitführen können. Dieses Datum spielt vor allem für Rückrufaktionen eine große Rolle. „Kann der Zeitraum eingeschränkt werden, für den der Rückruf gilt, spart dies schließlich Zeit und Geld“, so Thomas Menges.

Kriterien, die hier als To do’s eingestuft werden, sind gemäß den neuen EU-Gesetzen nicht zwingend von einem IT-System zu erfüllen, aber dringend empfehlenswert. Die EDV-technische innerbetriebliche Chargenrückverfolgung ist beispielsweise kein Zwang, aber die Dokumentationspflicht gilt dennoch, wenn auch eventuell in einer anderen Form. Aus diesem Grund empfiehlt command ein System, das die lückenlose Chargenrückverfolgung auch EDV-seitig unterstützt (Nutzen: Integration, Zeit- und Kostenersparnis). Alle Lebensmittel-Hersteller haben eine gewisse Sorgfaltspflicht zu erfüllen, d.h.: Im Schadensfall müssen sie die Quelle der Beanstandung effizient ermitteln können. Wer nicht genügend zur Ursachenforschung beitragen kann, dem droht die Auslistung. Eine durchgängig IT-gestützte Chargenrückverfolgung ist zudem unerlässlich, da Unternehmen künftig binnen weniger Stunden – und nicht innerhalb von wenigen Tagen – dem Handel und den Behörden Auskünfte über Warenbewegungen geben müssen. Nicht selten fehlt es aber in einem Unternehmen an der notwendigen Transparenz, da im IT-System nicht der komplette Warenfluss nachvollziehbar abgebildet und dokumentiert ist. „Empfehlenswert heißt für uns, dass man sich mit dem Thema in jedem Fall früher oder später auseinandersetzen sollte“, betont command-Experte Thomas Menges.

Chargenrückverfolgung als IFS-Kriterium: Viele große Einzelhandelsunternehmen fordern diese Zertifizierung schon jetzt von ihren Eigenmarken-Lieferanten! Metro will seine Zulieferer zusätzlich zur elektronischen Datenübermittlung der Rechnungen auch zur Weitergabe von Chargeninformationen (EAN128) per EDIFACT verpflichten. Die anderen Handelsunternehmen wollen diesem Beispiel folgen. Thomas Menges folgert: „Wer sich ohnehin mit der Erfüllung der neuen EU-Verordnung beschäftigt, der sollte eventuell schon mal über den Tellerrand hinwegschauen und eruieren, ob nicht auch für ihn die IFS-Anforderungen irgendwann bindend sein könnten.“

Fachautorin: Angela Funck