„Brücken bauen zwischen Ost und West“ – so lautet der Slogan der SiberHegner-Gruppe mit Hauptsitz in der Schweiz. Mit einem einheitlichen ERP-System wurde auch eine Brücke für den Datenaustausch der europäischen Niederlassungen untereinander geschaffen. Die Einführung von SAP R/3 durch die SLI Consulting AG brachte eine erhebliche Effizienzsteigerung und ein konzernweites Controlling mit sich. SiberHegner, eine internationale Gruppe von Dienstleistungs- und Marketingunternehmen, bildet das Verbindungsstück zwischen Käufern und Lieferanten aus Fernost und Westeuropa. Das Unternehmen verfügt über die notwendigen Kontakte und über langjährige Kenntnisse im asiatischen Marktumfeld: Schliesslich wurde es bereits 1865 in Japan – von einem Schweizer Geschäftsmann – gegründet. Inzwischen besteht der internationale Konzern aus 46 Niederlassungen und Geschäftsstellen in Asien, Europa und Amerika. Der Hauptsitz befindet sich heute in Zürich.

Die Geschäftstätigkeit der europäischen Tochtergesellschaften ist eng miteinander verflochten, dennoch hatten sie bislang keine einheitliche EDV-Plattform: Die Gesellschaften in Holland, Deutschland, Frankreich und Grossbritannien nutzten unterschiedliche betriebswirtschaftliche Anwendungen, und in der Zürcher Zentrale gab es gleich drei verschiedene Software-Lösungen.

Eine gemeinsame Software-Lösung für Europa

Das Beratungshaus PricewaterhouseCoopers führte eine umfassende Unternehmensanalyse durch. Das Ergebnis: Die Analysten stellten fest, dass der Einsatz einer einheitlichen ERP-Software die Effizienz der Dienstleistungsgruppe erheblich steigern könne. „Zudem war die IT-Struktur in den meisten europäischen Tochtergesellschaften mittlerweile veraltet – wir mussten auf jeden Fall neu investieren“, schildert Gonpo Tsering, Finanzchef bei SiberHegner, die Ausgangslage. Da die Niederlassungen in Japan und China bereits seit einigen Jahren erfolgreich mit der Unternehmenssoftware SAP arbeiteten, entschied man sich dafür, das System auch in sämtlichen europäischen Gesellschaften einzuführen.

Mit der Durchführung des Projekts wurde die Schweizer SLI Consulting AG aus Frauenfeld beauftragt – die SAP AG hatte sie als einen von mehreren Einführungspartnern empfohlen. Daniel Schmidt, seinerzeit SAP-Projektleiter bei SiberHegner, nennt die Gründe: „Wir hatten bei SLI von Anfang an ein gutes Gefühl – die Berater zeigten umfassendes Know-how und die notwendige Vertrautheit mit den Belangen eines Handelsunternehmens.“

Schnell wurde man sich über die allgemeine Vorgehensweise einer stufenweisen Einführung in den einzelnen Länderniederlassungen einig. Innerhalb von nur sechs Monaten konnte der Echtstart von R/3 für Zürich realisiert werden. Danach folgten in knappen Abständen die Rollouts in den Niederlassungen von Deutschland, Grossbritannien, Frankreich und Holland.

Alles im Standard

SiberHegner bevorzugte aufgrund des engen Zeitrahmens eine „schlanke“ Einführung der Basisfunktionen für Materialwirtschaft, Vertrieb, Finanzbuchhaltung und Controlling. Auf die Module für Anlagenbuchhaltung, Angebotserstellung oder für Rahmenverträge wurde zunächst verzichtet. Da am holländischen Standort Tierfutter produziert wird, wurde dort das PPS-Modul installiert. Die anderen Niederlassungen sind reine Drehscheiben und Servicezentren ohne eigene Produktion.

Um eine allgemeine Standardisierung der Prozesse zu erreichen – und künftig auch zu erhalten –, verzichtete man so weit wie möglich auf Anpassungen der Software. Einkauf, Lagerhaltung und Lagerabverkäufe – zwei zentrale Prozesse bei SiberHegner – sind innerhalb des SAP-Standards bereits umfassend gelöst. Der andere grosse Bereich sind die Zug-um-Zug-Geschäfte. Hierbei wird nicht aus dem eigenen Lager heraus verkauft, sondern direkt vom Lieferanten zum Kunden geliefert – mit Rechnungsstellung durch SiberHegner. „Früher wurde dieser Geschäftsvorgang in den einzelnen europäischen Niederlassungen sehr unterschiedlich gehandhabt, teilweise gab es noch eine regelrechte Zettelwirtschaft“, erinnert sich Daniel Schmidt. Auch hier fand das Softwarehaus eine Lösung, diesen Verkaufsprozess im SAP-System abzubilden: Der Einkaufsauftrag ist im Verkaufsauftrag integriert und muss somit nicht über ein Lager verbucht werden.

Umfangreiche Datenbereinigung

Vor diesem Erfolg war jedoch Fleissarbeit angesetzt: Die Daten aus den verschiedenen Altsystemen sollten vor der Migration bereinigt sein. Das stellte sich als ein gehöriges Stück Arbeit heraus, denn die Produktpalette ist äusserst vielfältig – sie reicht von Chemikalien über Nahrungsmittelzutaten, fertigen Tierfutterprodukten und Verpackungsmaschinen bis hin zu Luxusartikeln. Sämtliche Produkt-, Kunden- und Lieferantendaten mussten in den Fachabteilungen durchgesehen und aussortiert werden. Manche der Altsysteme waren ja schon seit Jahren im Einsatz – so fanden sich eine Menge Angaben, die längst nicht mehr aktuell waren. Erschwerend kam hinzu, dass die Unternehmensgruppe als Intermediär und Dienstleister kein festes Sortiment führt. Über jeden Produkt- beziehungsweise Lieferanten-Datensatz musste daher einzeln entschieden werden. „Dass wir dennoch so schnell und reibungslos umstellen konnten, haben wir dem konsequenten Vorgehen von SLI zu verdanken. Die Planung der einzelnen Prozessschritte war sehr detailliert und gut dokumentiert“, so Daniel Schmidt.

Mit Hilfe der Migrationstools von SAP konnten etwa 70 Prozent der Stammdaten automatisch übernommen werden, und das, obwohl in den einzelnen Ländern mit ganz unterschiedlichen Systemen gearbeitet wurde. Die restlichen Daten – vor allem sensible Buchhaltungsdaten wie Kontensalden und offene Posten – wurden manuell übernommen.

Zu Beginn dieses Jahres waren alle Einführungsprojekte wie geplant abgeschlossen. Inzwischen befinden sich sämtliche Stammdaten wie Kunden- und Lieferantenadressen oder Produktdaten auf dem Zentral-Rechner in der Zürcher Unternehmenszentrale. Die europäischen Niederlassungen können über ein VPN direkt darauf zugreifen. Allein diese gemeinsame Datenhaltung führte zu einer erheblichen Effizienzsteigerung: Wurden doch zuvor viele Daten in den Systemen mehrerer Standorte gepflegt. Daher gab es beispielsweise unterschiedliche Materialnummern für ein Produkt, das in mehreren Ländern geführt wurde. Erst durch die Integration der Stammdaten wurde der Vergleich der Länder-Umsätze eines bestimmten Produkts für ein unternehmensweites Controlling möglich.

Personaleinsparungen in allen Bereichen

Nach dem Abschluss des europaweiten Gesamtprojektes arbeiten rund 250 Anwender mit der Software. Die ersten Monatsabschlüsse konnten bereits erstellt werden. Die erwarteten Einsparungen sind ebenfalls eingetreten: „Besonders in den Bereichen der logistischen Auftragsabwicklung in Holland sowie in der Finanzbuchhaltung“, so Daniel Schmidt.

In einer zweiten Projektphase werden jetzt weitere Komponenten implementiert, beziehungsweise die Eignung zusätzlicher Funktionalitäten geprüft. So etwa das Gefahrgut-Management von SAP, das wegen der chemischen und pharmazeutischen Produkte im Sortiment der SiberHegner-Gruppe benötigt wird. Zudem ist geplant, eine B2B-Lösung mit SLI umzusetzen, um beispielsweise die konzerninternen Geschäfte mit der Niederlassung in Japan über das Internet abzuwickeln.

„Wichtig war zunächst, dass durch die Einführung eines konzernweiten Kontenrahmens ein übergreifendes Controlling möglich wurde, und das hat mit der Unterstützung durch die SLI auch reibungslos funktioniert“, stellt Finanzchef Gonpo Tsering zufrieden fest. Mussten bisher die europäischen Töchter noch jeden Monat etwa die Zahlen für eine konzernweite Rechnungslegung gesondert übermitteln, so ist nun mit dem SAP-System Transparenz und Vergleichbarkeit unter den europäischen Niederlassungen geschaffen.

SLI Consulting (Europe) AG

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