Für die effiziente Gestaltung des Arbeitsalltags ist die zunehmende Digitalisierung ein wahrer Segen: Zeitaufwendige Routinearbeiten lassen sich automatisieren, erhobene Daten mühelos analysieren und Dokumente frei von Medienbrüchen übermitteln. Gleichzeitig steigt aber auch die Notwendigkeit, digitale Inhalte zu schützen und Cybercrime keine Angriffsfläche zu bieten. Wie sich diese Herausforderung mit modernen Dokumentenaustauschsystemen meistern lässt, erklärt dem Midrange Magazin (MM) Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender der Ferrari electronic AG.

MM: Die Vorteile digitaler Inhalte liegen auf der Hand. Sie lassen sich leicht erstellen, in Sekundenschnelle übertragen und stehen ad-hoc zur Verfügung. Warum halten manche Branchen dennoch an analogen Übertragungswegen fest?

Leschke: Meist sind es Sicherheitsbedenken. Um Manipulationen zu verhindern, werden Originaldokumente bei Behörden noch oft per Post eingereicht. Anwälte und Rechtsabteilungen verzichten häufig auf digitale Übertragungswege, weil sich die Einhaltung von Fristen nicht nachweisen lässt. Aber auch andere Branchen sind oftmals noch zögerlich und haben Sicherheitsbedenken. Dass die Übertragung auf digitalem Weg eine erhebliche Erleichterung ist und zu wesentlich mehr Effizienz führt, wird so schnell außer Acht gelassen. Dabei gibt es heute durchaus Möglichkeiten, digitale Daten rechtssicher zu übertragen, zu verarbeiten und abzulegen.

MM: Wie lässt sich der digitale Dokumentenaustausch zuverlässig absichern?

Leschke: Der Dokumentenaustausch sollte über eine verschlüsselte End-to-End-Verbindung erfolgen, die zusätzlich digital signiert werden kann. Sender und Empfänger werden damit eindeutig verifiziert und die Dokumente können während der Übertragung nicht manipuliert oder kopiert werden. Durch den optionalen Einsatz der Blockchain-Technologie besteht darüber hinaus die Möglichkeit des revisionssicheren Dokumentenaustauschs. Jedem Geschäftsprozess wird ein eindeutiger Hashwert zugeordnet und in der Blockchain hinterlegt. Die einzelnen Schritte der unendlich vielen Datentransaktionen können so transparent und manipulationssicher nachvollzogen werden. Hier setzt „Next Generation Document Exchange“ – NGDX – an.

Quelle: Ferrari electronic

Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender der Ferrari electronic AG: „Heutzutage gibt es durchaus Möglichkeiten, digitale Daten rechtssicher zu übertragen, zu verarbeiten und abzulegen.“ Quelle: Ferrari electronic

MM: Was sind dabei die Besonderheiten?

Leschke: Dieses Dokumentenaustauschverfahren von Ferrari electronic bietet eine manipulations- und rechtssichere Datenübertragung und ermöglicht zudem die Automatisierung zeitraubender manueller Tätigkeiten bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen. Unternehmen jeglicher Branchen steht damit eine revisionssichere Datenübertragung in IP-Umgebungen zur Verfügung – so einfach wie eine E-Mail, so sicher wie ein Notarbesuch.

MM: Ferrari electronic möchte mit NGDX einen neuen Standard für den schnellen und rechtssicheren Dokumentenaustausch etablieren. Was kann man sich darunter vorstellen?

Leschke: NGDX beruht auf einem mehrstufigen Prozess: Der erste Schritt zum Dokumentenaustausch der Zukunft ist dabei die einfache, schnelle sowie rechtssichere Übertragung von Dokumenten in IP-Umgebungen. Unter Beibehaltung der einfachen Bedienung erfolgt die gleichzeitige Tiefenintegration in bestehende Unternehmensprozesse und die automatische Maschinenlesbarkeit durch Textextraktion auf Basis etablierter Standards, wie beispielsweise ZUGFeRD für den Rechnungsversand. Formate wie ZUGFeRD 2.0 oder PDF/A, aber auch umfangreiche Dokumente, werden ohne Qualitätsverlust übermittelt. Auch eine geringe Schwarz-Weiß-Auflösung oder langsame Übertragung wie sie beim Fax üblich war, gehört der Vergangenheit an. Lange Zeit war die Faxtechnologie das einzige interdisziplinäre und universelle Verfahren zur Übermittlung von Dokumenten. In der IP-Welt sind allerdings neue und zeitgemäße Übertragungsverfahren gefragt, die Ferrari electronic mit NGDX zur Verfügung stellt.