Bechert ist eines der führenden Unternehmen im Bereich Haustechnik mit Sitz in Schweinfurt und beschäftigt 300 Mitarbeiter im gesamten Bundesgebiet. Besonderes Augenmerk legt das Unternehmen auf eine handwerklich einwandfreie und solide Ausführungsqualität. Alle Arbeitsabläufe sind nach dem Qualitätsstandard ISO 9001:2000 zertifiziert. Bechert wollte eine einheitliche Kommunikationsplattform für alle Firmenstandorte bis hin zu den Baustellen einrichten. Diese musste unternehmensweit und universell einsetzbar sein sowie in Zukunft weitere Workflow-orientierte Geschäftsprozesse integrieren können. Nach ausführlichen Tests verschiedener Programme entschied sich das Unternehmen für eine zukunftssichere und skalierbare Architektur auf der Basis von Lotus Notes Domino. Die Firmenstandorte und die mobilen Mitarbeiter wurden durch eine VPN-Verbindung integriert. Ein großer Vorteil der Kommunikationslösung ist, dass mit ihr auch weitere Workflow-orientierte Geschäftsprozesse abgebildet werden können. Darüber hinaus waren ein wichtiges Entscheidungskriterium der geringe Aufwand für die Implementierung sowie der niedrige Schulungsbedarf für den Anwender. Ebenfalls von Bedeutung für die Kaufentscheidung war die Kompetenz des IBM Partners IBIS mit Sitz in Bayreuth-Bindlach.

Integration auf einheitlicher Plattform

Die elegante Integration einer Fax-Lösung und SMS-Dienste in die einheitliche Mail-Plattform ist ein wichtiger Vorzug der Notes-Lösung. Heute kann jeder Mitarbeiter direkt aus seinen Anwendungen heraus Faxe versenden und erhält ankommende Faxe auf dem Bildschirm dargestellt. Von großer Bedeutung für die mobilen Mitarbeiter ist die Replikationsfunktion, mit deren Hilfe sie auch ohne Anbindung ans Firmennetzwerk offline arbeiten können. Termine zwischen Architekten und Mitarbeitern aus unterschiedlichen Gewerben werden heute direkt Vorort koordiniert; zeitaufwendige Telefonate entfallen. Auf projektrelevante Daten kann jeder Mitarbeiter über das Internet zugreifen. Fehler oder Doppelarbeit werden so vermieden.

Die Außenstellen besitzen keine eigene IT-Abteilung. Um den administrativen Aufwand dort gering zu halten, wurden die Lotus Notes Clients über eine Application Server Computing-Lösung integriert. Alle Clients werden dabei zentral gewartet. Mit dem Einsatz von Lotus Notes läuft die Kommunikation im Unternehmen wesentlich effektiver und schneller. Eine effiziente Terminplanung und schnelle Informationsverteilung verkürzen die Projektlaufzeiten und helfen damit, Kosten zu reduzieren.

Geschäftsnutzen

Das gesamte Projekt wurde innerhalb von nur vier Wochen in der Zentrale realisiert. Mittlerweile sind alle Firmenstandorte und mobilen Anwender in das Kommunikationsnetzwerk eingebunden. Schneller und kostengünstiger Zugriff auf Informationen und deren Verteilung von der Zentrale bis hin zur Baustelle senken die Kosten des Projektmanagements. Langfristiges Ziel ist es, eine Portallösung für Mitarbeiter, Partnerunternehmen und Kunden aufzubauen, um einen einheitlichen und sicheren Zugriff auf alle relevanten Firmeninformationen zu gewährleisten. Jürgen Pausch, IT-Leiter von Bechert freut sich: „Der Einsatz von Lotus Notes führte im Unternehmen zu einer neuen Informationskultur. Die Anwendung hilft uns täglich dabei unsere Arbeitsabläufe und deren Qualität zu optimieren. So können wir unserem Anspruch gerecht werden, die bestmögliche Kundenzufriedenheit zu erreichen.“

Fachautorin: Katja Kunzemann

Lösungsanbieter: IBM