Bestimmt erkennen Sie Ihr Unternehmen auch im nachfolgenden Szenario wieder! Über Jahre hinweg werden Daten gesammelt, aber oft fehlt es an leistungsstarken Tools, die Ihre Daten in die richtige Relation bringen und die Abhängigkeiten und Auswirkungen klar, schnell und konsequent erkennen lassen. Gerade in der jetzigen Marktsituation und dem immer stärkeren Kostendruck sind jedoch klare Entscheidungsparameter unabdingbar. Speziell im Mittelstand ist die Ressource Mitarbeiter in Bezug auf Kosten, Auslastung und zielgerichtetem Einsatz ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Bereits seit einigen Jahren ist Business Intelligence (BI) das strategische Hilfsmittel zur Auswertung und Darstellung unternehmensweiter Daten und deren Aufbereitung zur Unternehmenssteuerung.

Die Planung geht allem voraus

Damit der Erfolg eines BI Projektes auch in Ihrem Hause sichergestellt werden kann, sind eine Reihe von „Spielregeln“ und Vorgehensweisen zu beachten.

Hierzu dienen einige Grundsatzfragen:
1. Gibt es eine genaue Bedarfsanalyse?
2. Welche Kennzahlen werden erwartet?
3. Wer bekommt welche Daten in welcher Form?
4. Welche Datenquellen stehen zur Verfügung?
5. Wie ist die Qualität der Daten?
6. Sind die involvierten Fachabteilungen – wie z.B. die EDV – eingebunden?
7. Stimmt die Priorisierung des Projektes?
8. usw.

Weiterhin hängt der Erfolg oder Misserfolg eines solchen Projekts gerade im HR-Bereich sehr stark von der Erfahrung und Kompetenz des Lösungsanbieters ab. Denn im Gegensatz zu den anderen Bereichen werden im HR-Umfeld nicht nur Hard-Facts betrachtet und analysiert, sondern auch die Soft-Facts sind von strategischer Bedeutung.

Bereits bei der Auswahl des zukünftigen Partners sollten Sie sehr viel Wert darauf legen, dass er bereits mit vorgefertigten Lösungen aufwarten kann, da die Grundstrukturen in vielen Unternehmen gleich oder ähnlich dargestellt werden können.

Aufbau der Datenwürfel

Um Ihnen als Anwender einen besseren Überblick zu ermöglichen, werden Daten aus zusammengehörenden Bereichen in so genannten „Cubes“ (Datenwürfel) zusammengefasst. Sie beinhalten im Lohnbereich die klassischen Daten, wie: Firma, Abrechnungsgruppen, Filialen/Abteilungen, Lohnarten, Sozialstrukturen, Mitarbeiter usw. In anderen Cubes werden Daten (z.B. aus den Bereichen der Fehlzeiten mit unterschiedlichen Bezugsgrößen, wie z.B. Kostenstelle, Filiale/Abteilung, Firma) ins Verhältnis zu Jahr/Quartal/Monat etc. gesetzt. Weitere Datenwürfel werden mit mitarbeiterspezifischen Daten befüllt – wie Altersstrukturen, Qualifikationen, Profile etc. – sowie Personalaufwendungen bzw. allgemeine Personalkosten.

Diese „allgemeinen“ Cubes sollten seitens des zukünftigen Partners bereits vorstrukturiert angeboten werden.

Das bedeutet für Sie:

a) erhebliches Einsparpotenzial an Dienstleistungsaufwendungen und somit überschaubare Kosten,

b) schneller Return of Invest, da Sie kurzfristig auf verwertbare Aussagen zurückgreifen können,
c) dass eine praktikable Lösung implementiert ist, ohne tagelange Workshops und Vorbereitungsgespräche.

Bei einer normal strukturierten Basis sollten Sie hier mit einem Einrichtungs- und Schulungsaufwand von 1-2 Tagen je Cube kalkulieren. Bei unstrukturierten Daten sollte Ihr Anbieter in der Lage sein, schnell und unkompliziert mit vorhandenen Transfer-Programmen Daten aus den unterschiedlichsten Quellen auszulesen und in die Cubes zu transferieren.

Der zweite Schritt nach Befüllung der Cubes sollte die gemeinsame Erstellung der benötigten Auswertungen sein. Auch hier gilt; nutzen Sie die vorhandenen Vorlagen und passen Sie diese auf Ihre speziellen Anforderungen an, denn dies spart Geld und steigert die Effizienz enorm.

Kennzahlen

Nachdem wir nun die Zahlen aus den unterschiedlichen Auswertungen zur Verfügung haben, können wir mit dem eigentlichen Benchmarking beginnen. Hier unterscheiden wir zwischen relativen und absoluten Kennzahlen. Absolute Kennzahlen dienen der Erfassung, wie z.B. der Anzahl der Mitarbeiter, der Ein- und Austritte usw. Relative Kennzahlen hingegen dienen der Vergleichbarkeit von Bereichen, Abteilungen, Profit-Centern etc.

Weiterhin unterscheiden wir nach finanztechnischen Kennzahlen (wie Personalkosten) und Nicht-Finanzkennzahlen (wie Fehlzeiten oder Fluktuationskennzahlen). Die Verknüpfung der beiden Kennzahlenarten gibt uns beispielsweise die Möglichkeit zu berechnen, ab wann sich die Einstellung eines neuen Mitarbeiters lohnen würde oder ab wann der Auslastungsgrad der Mitarbeiter zu gering ist.

Beispielsweise erkennen Sie aus den vorhandenen Daten eine Steigerung der Personalkosten in Verbindung mit einem Anstieg von Überstunden. Um hier eine klare Aussage zu erhalten, schauen Sie sich das Überstundenaufkommen mittels des Analyse-Tools genau an.
Es gilt, die Frage zu beantworten, in welchem Bereich, in welcher Abteilung oder Kostenstelle der Anstieg zu verzeichnen ist. Hier erkennen Sie z.B., dass der Anstieg aufgrund eines hohen Urlaubsstands auf Kostenstelle 1000 zurückzuführen ist. Die Maßnahme ist nun, um solche Zusatzkosten zu vermeiden, bei der Personaleinsatzplanung eine höhere Anzahl an verfügbaren Mitarbeitern vorzusehen und dies in Einklang mit der Urlaubsplanung zu bringen.

Alles im grünen Bereich

Damit Sie eine solche Entwicklung frühzeitig erkennen, setzen Sie auf die einzelnen Bereiche so genannte Grenzkennzahlen mit Ampelfunktion. Mit Hilfe solcher Ampelfunktionen überprüfen Sie auf einen Blick, ob die Zahlen im grünen Bereich, also unterhalb des definierten Schwellwertes liegen, oder mit gelber Darstellung eine bestimmte negative Tendenz erkennen lassen. Befindet sich die Ampel im roten Bereich, ist eine Analyse der Werte durch Hinterfragen oder durch Drill-Down-Funktionen auf den einzelnen Bereich dringend angeraten.

Andere Bereiche, wie z.B. die Entwicklung von fehlzeitbedingten Ausfällen (wie Urlaub, Dauerkrankheitsausfälle, Kuren, Mutterschutz usw.), lassen sich somit frühzeitig erkennen und geeignete Maßnahmen ergreifen. Konkret heißt das, Maßnahmen zu ergreifen und z. B. Krankenrückkehrgespräche zu etablieren.

Dies erfordert gegebenenfalls eine Schulung und somit Investitionen in die durchführenden Personen, jedoch lässt sich hier sehr schnell mit dem gleichen Tool ein Return of Invest simulieren.

Das bedeutet beispielsweise für Sie, dass Sie durch eine Investition von zwei Tagen Dienstleistung in die Gesprächsleiter der Krankenrückkehrgespräche zuerst zusätzliche Kosten produzieren. Verringert sich jetzt der Krankenstand in den betreffenden Abteilungen, so ist schnell erkennbar, dass sich diese Investition wieder amortisiert hat und es die richtige zukunftsweisende Entscheidung war.

Neben der Standardfunktion der multidimensionalen Analyse, bieten leistungsfähige Tools jedoch noch viel mehr. Neben Funktionen einer grafischen Darstellung in den unterschiedlichsten Varianten bieten Sie darüber hinaus einen skalierbaren Nutzungsgrad, je nach Anforderung des Anwenders.
Selbstverständlich sollte eine Weitergabe der Daten an Excel oder als „PDF“ genauso im Standard möglich sein wie eine detaillierte Weitergabe der Daten, wenn weitere Analysen gewünscht werden.

Fazit:

  • Kennzahlen im HR-Umfeld erhellen Bereiche, wo Probleme entstehen und wie sie zu lösen sind. Man muss sie nur richtig lesen und ihre unterschiedlichen Beziehungen erkennen.
  • BI-Arbeit mit vorgefertigten Cubes und Lösungsansätzen bieten Ihnen gewünschten Erfolg und Return of Invest.
  • Das Human Capital hat seinen festen Platz in der Wertschöpfungskette eines jeden Unternehmens, es liegt an Ihnen, wie effektiv Sie es nutzen.

    Fachautor: Lothar Steyns