Liegen in Ihrem Unternehmen unzählige Daten auf den verschiedensten Datenbanken und Sie wissen nicht (mehr), wo was zu finden ist? Tragen Sie auch noch die Monats- und Quartalszahlen per Hand in Excellisten ein, anstatt Reports aus Ihrer Datenbank automatisch in Excel erstellen zu lassen? Das Unternehmen Sage Software wollte seine Zielgruppe in Sachen Controlling genauer unter die Lupe nehmen. Aus diesem Grund wurden von dem Beratungsunternehmen TechConsult im Auftrag von Sage mehr als 220 Entscheider mit bis zu 200 Mitarbeitern auf den Einsatz von Controlling-Instrumenten befragt. Das Ergebnis dieser Umfrage: Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen setzen gar keine professionelle Software für das Controlling ein oder beschäftigen sich noch nicht einmal mit diesem brisanten Thema.

Excel ist vor allem bei den größeren Unternehmen mit 100-199 Mitarbeitern beliebt (48%) und liegt damit weit über dem Durchschnitt. Mittlere Unternehmensgrößen mit bis zu 100 Mitarbeiten benutzen Excel nur in einem Fünftel aller Fälle, bei den kleinen mit bis zu 10 Mitarbeitern nur ein Zehntel. Selbst die Industrie schwört etwa zu einem Drittel auf eine Lösung mit Excel.

„Mit umständlichen, zeitintensiven Behelfslösungen als Auswertungstools ist es heutzutage nicht mehr getan. Die hohe Anzahl großer Unternehmen, die Controlling mit Excel betreiben, ist umso erstaunlicher, da gerade diese über komplexe betriebliche Strukturen verfügen. Diese mit Excel zu erfassen und auszuwerten erfordern einen enormen Zeitaufwand und Ressourcen und kann damit in keinem Falle wirtschaftlich sein“, erklärt Peter Dewald, Geschäftsführer von Sage Software. „Bei professionellen betriebswirtschaftlichen Systemen greifen die einzelnen Module ineinander und versorgen sich gegenseitig mit den Informationen. Das Controlling kann daher auf Knopfdruck alle wichtigen Daten generieren, ohne zusätzliche manuelle Eingaben und Auswertungen.“

Vielleicht wissen viele Unternehmer nicht, dass sie beim Einsatz von Tools zur Datenauswertung trotzdem nicht auf ihr geliebtes Excel verzichten müssen? Im Gegensatz zur „manuellen“ Lösung, bei der alles mit einer leeren Excelmappe beginnt, in welche die Daten per Hand eingetragen werden, werden beim Einsatz von Tools zunächst einmalig die Definitionen definiert und nach einem Knopfdruck wird als fertiges Endprodukt eine ausgefüllte Excelliste generiert – wenn dies gewünscht wird. Lösungen wie das PST-MIS der PST Software & Consulting GmbH können natürlich „auch“ Excel, bieten jedoch zusätzlich die Möglichkeit an, die erstellten Reports in einem Webbrowser anzuzeigen. Der Vorteil: Dieser ist im Gegensatz zu einem MS Office-Produkt bei jedem Windows-Betriebssystem dabei und muss nicht teuer zugekauft werden. Zudem kann der Abruf auch von außerhalb erfolgen.

Windows ist im übrigen kein „Muss“ für einen „gestandenen“ iSeries-Anwender. Die Auswertungen können bei fast allen Anbietern (siehe nachfolgende Anbieterübersicht) auch im Green Screen angefordert und angezeigt werden. Wer es etwas schöner haben will, kann auch von einer Lösung wie DataXpress der Toolmaker GmbH oder mit iExcelGen der GOERING iSeries Solutions von Excel aus auf die iSeries zugreifen – um nur einige der Anbieter exemplarisch zu nennen.

Fit für Basel II?

Diejenigen Unternehmen, die laut der Umfrage bereits professionelle Software-Lösungen für den Geschäftsbereich Controlling einsetzen, rüsten sich für die steigenden Anforderungen resultierend aus Basel II. Mit am Anfang 2005 durchschnittlich um 12,7% höheren Investitionsplanungen für Controlling-Module als am Jahresanfang 2004 lag die Controlling-Software weit vor den Modulen Kundenmanagement, Lohnbuchhaltung, Personalplanung, Rechnungswesen, Warenwirtschaft sowie Produktionsplanung- und Steuerung. Vor allem schätzen die Unternehmen die einfache Handhabung, die Aktualität der Daten und die automatische Analyse der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen wie die Umsatzrentabilität, der Deckungsbeitrag, die Eigenkapitalquote und die Cash-Flow-Rendite.

„Die steigenden Investitionszahlen in Controlling-Module zeigen einen eindeutigen Trend. Sie sind die Antwort auf die in aller Munde liegenden Anforderungen durch Basel II, denen Unternehmen spätestens ab 2007 unterliegen werden, die aber jetzt schon von den meisten Banken umgesetzt werden. Viele Unternehmen haben erkannt, dass sie Basel II zu ihrem Vorteil nutzen können, wenn sie mithilfe von Controlling-Tools ihre Betriebsführung transparenter gestalten und damit der Bank übersichtliche Aussagen über die betriebliche Lage des Unternehmens liefern können. Wer jetzt schon in Controlling-Instrumente investiert, kann sich frühzeitig davor wappnen, durch Basel II benachteiligte Kreditkonditionen zu bekommen. Das kann manchen Unternehmen das Überleben retten“, so Peter Dewald.

T.S.