Wer im Zuliefernetzwerk großer Handelsunternehmen seinen Platz behaupten will, muss seine internen und externen Kommunikationsprozesse automatisieren. Denn die Kunden verlangen von ihren Zulieferern immer flexiblere und kurzfristigere Reaktionen auf Absatzschwankungen und Trendänderungen. Gerade kleinere Unternehmen können durch den Einsatz von EDI (Electronic Data Interchange) ihre Wettbewerbs-Chancen verbessern. Dazu muss die informationstechnische Seite aber den neuen Herausforderungen gewachsen sein. Kleine Zulieferer stöhnen, wenn sie die Anforderungen der Konzerne für den elektronischen Belegaustausch schwarz auf weiß sehen. „Die Vorschriften können für einen einzigen Geschäftsprozess wie eine Bestellung oder wie die Rechnungsschreibung einen ganzen Ordner füllen“, weiß Eckhard Neben, Vorstand bei der B&N Software AG. Das Göttinger Unternehmen befasst sich seit einigen Jahren ausschließlich mit nur einem Thema: EDI. Die Vorschriften der Abnehmer sind teilweise so spezifisch, dass kleinere Unternehmen kapitulieren oder nach Wegen suchen, dieses Thema aufzuschieben. Das kann jedoch zu Wettbewerbsnachteilen führen, da in der Regel die Lieferanten den Vorzug bekommen, am beleglosen Datenaustausch teilzunehmen. „Wer nicht mitmacht, verliert“, sagt Neben. Bei vielen Zulieferern in der Konsumgüterbranche werden aber häufig die Aufträge noch mit der Hand eingegeben.

Konverter vereinfachen die Kommunikation

Um den Informationsfluss zu beschleunigen, lassen sich für die Kommunikation zwischen Geschäftspartnern EDI-Konverter einsetzen. Deren Aufgabe ist es, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen in eine für die Gegenseite verständliche Form zu bringen. Dabei werden nur noch Informationen ausgetauscht – keine Dokumente mehr. Durch die Beschreibung wird festgelegt, um welchen Geschäftsprozess es sich handelt. Die Daten fließen beim Empfänger unmittelbar in das Warenwirtschafts- bzw. ERP-System ein und können automatisch den nächsten Geschäftsprozess oder einen Workflow auslösen.

Es hat einige Zeit gedauert, bis sich mit EANCOM ein Standard in der Konsumgüterindustrie etabliert hat. Dieser legt jedoch nur einen Rahmen für die Übertragung der Datenformate fest. Jeder Abnehmer hat seine eigenen Anforderungen, denn schon die genutzten Warenwirtschaftssysteme sind unterschiedlich. Diese Anforderungen werden den Zulieferern als verbindliche Handlungsweise – dokumentiert in umfangreichen Prozedurbeschreibungen – vorgegeben. Bei den Zulieferern muss dann die eingesetzte Softwarelösung angepasst werden, meist durch die Programmierung einer Schnittstelle. Schon das Durcharbeiten der Handbücher dauert mehrere Tage. Außerdem benötigt man einen EDI-Spezialisten, um die komplexen Anforderungen in der Software abzubilden. Inklusive der Testphase vergehen so mehrere Wochen, teilweise Monate, bis zum Echteinsatz. Kommt dann ein weiterer Kunde hinzu, beginnt ein neues IT-Projekt.

Alternative Methode durch Partnerprofile

Diese Verfahrensweise war Firmen wie Apollinaris & Schweppes bzw. Popp Feinkost auf Dauer zu aufwendig und auch zu teuer. Beide Firmen wandten sich an B&N Software und installierten mit m@gic EDDY eine neue Lösung, die technologisch den bisherigen Systemen überlegen ist. „Durch die datenbankgestützte Technik war die Anbindung an das SAP-R/3-System denkbar unproblematisch. Besonders zufrieden sind wir mit der einfachen Handhabung der Partnerprofile. So konnte eine Standardschnittstelle für die Verarbeitung der Nachrichtenart ORDERS im SAP R/3 in kürzester Zeit realisiert werden“, sagt Yvonne Klawitter, von Apollinaris & Schweppes.

Das Softwarehaus hat inzwischen für mehr als 2.000 Kunden – darunter große Konzerne wie Karstadt, Metro oder REWE – Partner-Profile erstellt, in denen die Anforderungen aus den Anweisungshandbüchern bereits umgesetzt sind. Der Vorteil: Auf Lieferantenseite werden die Profile einfach der Anwendersoftware vorgeschaltet. Es erfolgt kein Eingriff in die Programmierung. „Neue Technologien wie XML fließen bei unseren Kunden lediglich als weiteres Profil ein und werden wie Schalter umgelegt“, ergänzt Neben. In der Praxis ist es bereits sogar üblich, dass die Abnehmer ihren Lieferanten die Technologie für den Datenaustausch zur Verfügung stellen. Anders als früher genügt dann ein einziges Profil, alle Lieferanten können mit ihrem eigenen System die übergebenen Daten problemlos weiterverarbeiten. Die Umstellung von einem anderen EDI-Konverter auf die B&N-Lösung bereitet Anwendern auch keine Probleme, wie Mike Wübbold von der Popp Feinkost GmbH bestätigt: „Die Umstellung hat reibungslos geklappt, es lief viel besser, als ich es erwartet hatte. Die Betreuung und der Service von B&N Software sind in jeder Hinsicht sehr gut.“

Einheitliche Schnittstelle dank EDI

Für ihr System nutzt B&N Software eine standardisierte Komponententechnik und eine datenbankbasierte Technologie gegenüber früherer ASCII-basierender Systeme. Der Umfang eines Geschäftsprozesses wird in der EDI-Transaktionstabelle vollständig abgebildet. Das ermöglicht eine einheitliche, globale Schnittstelle zu führenden Backend-Systemen wie zum Beispiel Baan, SAP und Navision. Das Datenbankformat für die EDI-Transaktionstabelle kann vom Kunden frei bestimmt werden und sollte dem des Backend-Systemes entsprechen. In der EDI-Tabelle wird dann jeweils hinterlegt, ob ein elektronischer Beleg korrekt versendet oder empfangen wurde. Die EDI-Transaktionstabelle dient ebenfalls als Basis zur Protokollierung des Belegaustausches und der anschließenden Archivierung – im Hinblick auf die maschinelle Auswertbarkeit geschäftsrelevanter Informationen ein wichtiger Aspekt. Mit der neuen Lösung wird bei den Anwendern gleichzeitig noch ein anderes Problem gelöst. So können diese jetzt automatisch Rechnungslisten pro Abnehmer generieren und zu festgelegten Zeiten per Fax versenden. Die technische Realisierung erfolgt über ein vom System erzeugtes e-Mail, das über das X-400-Netzwerk der Telekom versendet und dort in ein Fax umgewandelt wird.

Die Automatisierung der Geschäftsprozesse durch den Einsatz der B&N-Lösung führt in den Unternehmen zu erheblichen Kosteneinsparungen. Diese entstehen durch geringeren Verwaltungsaufwand (manuelle Arbeit: Brief schreiben – eintüten – zur Post bringen), Zeitersparnis und die Optimierung des Arbeitsprozesses. Zum anderen vermeiden die sofort nutzbaren Partnerprofile einen Mehraufwand an Programmierungsarbeit. Fehler, wie sie bei manueller Eingabe von Aufträgen immer wieder vorkommen können, werden von vornherein ausgeschlossen. „Mit dem EDI-Konverter in Verbindung mit den individuellen Partnerprofilen besitzen Unternehmen jeder Größe strategische Werkzeuge, die ihre Kundenbindung verbessern und ein effizientes Supply Chain Management in kurzer Zeit ermöglichen“, resümiert Neben.

B&N Software AG

37081 Göttingen

Telefon: (+49) 0551/69339-0

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