Ein hohes Einsparpotenzial an Porto- und Prozesskosten durch Veredelung von Spooldaten sollte sich heutzutage durch den Einsatz marktüblicher Tools realisieren lassen. Dennoch erfordert die Auswahl der richtigen Softwarelösung eine gründliche Prozessanalyse. Auf dem Markt gibt es zahlreiche Tools, mit denen Spooldaten z.B. in das PDF- oder Excel-Format umgewandelt und auch per Mail versandt werden können. Wie sich in der Praxis gezeigt hat, werden nur dann 100-prozentige Rationalisierungseffekte im Umgang mit Spooldaten realisiert, wenn eine konsequente Prozessanalyse stattgefunden hat. Erst hier wird das enorme Einsparpotenzial bei – konsequenter – Nutzung von Spooldaten sichtbar. Dies dokumentiert sich auch durch den kurzfristigen RoI solcher Projekte.

Druckdaten en masse

Auch heute noch wird in vielen DV-Landschaften ein Großteil des Outputs in Form von Druckdaten erzeugt. Dies liegt einerseits daran, dass es sich oftmals um fertig gekaufte Pakete mit eingerichteten Druckdokumenten – wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, Bestellungen etc. – handelt oder aber um gewachsene selbstentwickelte Applikationen, bei denen die herkömmliche Druckvariante nicht so ohne weiteres ersetzt werden kann.

Die Begehrlichkeit bei Fachabteilungen und bei der Geschäftsleitung wächst in dem Maße, in welchem durch den schnellen Einsatz von Tools Einsparungen möglich sind: sei es um bislang per Post versandte Dokumente künftig per Mail/Fax zu übermitteln oder das Daily-Business wie die Konvertierung von Spool- in Excel-Daten zu vereinfachen sowie Operating-Tätigkeiten ersatzlos durch automatischen Datentransfer zu ersetzen.

Kosten senken

Um also aufwändiges Re-Engineering vorhandener Strukturen zu vermeiden, ist der Blick auf den Markt mit seinen zahlreichen Helferlein und auch ausgewachsenen Helfern sinnvoll. Wichtig hierbei ist es, die Anforderung an die Aufbereitung bzw. Verarbeitung der Spooldaten genau zu kennen und danach eine Auswahl zu treffen. Nachfolgendes Praxisbeispiel verdeutlicht, dass eine Aufgabenstellung zur Verarbeitung von Spooldaten nicht so trivial ist, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Ansatzpunkt ist, wie sooft – wegen des sofortigen Kostensenkungspotenzials – das Versenden von Spooldaten per Mail bzw. per Fax.

Eine Firma erzeugt in einem Mahnlauf eine einzige Spooldatei, in der Mahnschreiben unterschiedlicher Mahnstufen (Stufe 1-4) – nach Postleitzahl sortiert – als Spooldaten stehen. Als Besonderheit können die Mahnschreiben selbst eine unterschiedliche Zahl von Seiten haben, da der jeweiligen Mahnung eine Auflistung aller offenen Rechnungen angehängt ist. Bisher wurden diese Schreiben über Logopapier ausgedruckt, bearbeitet (einkuvertiert und frankiert) und per Post versandt. Künftig sollen alle Mahnschreiben der Stufe 1 und 2, bei denen im Kundenstamm eine Mailadresse bzw. Faxnummer hinterlegt ist, per Mail/Fax an den Kunden übermittelt werden – und zwar bevorzugt per Mail als billigste Alternative und dann erst per Fax. Alle anderen Anschreiben – also an Kunden ohne Mail/Faxnummer oder die Schreiben der Stufe 3 und 4 – sollen nach wie vor in der Reihenfolge nach PLZ ausgedruckt werden und auf dem herkömmlichen Weg zum Adressaten gelangen.

Eine Lösung dieser Anforderung besteht in folgenden Realisierungsschritten:

Zerlegen der Spooldaten

Um eine korrekte Verarbeitung der Spooldaten zu ermöglichen, sind bereits die ersten Verarbeitungsschritte maßgebend. Die gesamte Spoolfile wird sinnvollerweise in Einzel-Spoolfiles zerlegt. Dabei müssen in den Spooldaten eindeutige Merkmale bestehen, mit denen die verschiedenen Mahnstufen erkannt werden können.

Versenden per Mail bzw. Fax
Für das Versenden per Mail/Fax muss dann bei allen Mahnschreiben der Stufen 1 und 2 überprüft werden, ob eine Mailadresse oder eine Faxnummer für diesen Kunden hinterlegt ist. Da diese Mahnungen bisher auf Logopapier ausgedruckt wurden, müssen sie für die Versendung per Mail/Fax noch drucktechnisch aufbereitet werden. D.h. für die Weiterversendung müssen die Elemente, die bisher auf dem Logopapier bereits aufgedruckt waren – meist der Kopf/Fußbereich des Dokuments – als grafisches Overlay in das Mahnschreiben eingefügt werden. Für die Übermittlung per Mail empfiehlt es sich zudem, die Mahnung in ein vom Kunden nicht veränderbares PDF-Dokument umzuwandeln. Das Mail/Fax an den Kunden muss sinnvolle Betreff- und Absenderangaben aufweisen – alles Informationen, die originär nicht in den Spooldaten stehen.

Drucken der restlichen Dokumente
Um eine reibungslose Weiterverarbeitung zu gewährleisten, sollten die getrennten Spooldateien wieder in eine einzige Spooldatei überführt werden, da die restlichen Spooldaten so in einem einzigen Arbeitsgang gedruckt werden können. Ein Nachdruck bzw. Wiederanlauf des Druckprozesses muss problemlos möglich sein und der bisherige Drucklauf sollte vollständig und in unveränderter Reihenfolge erhalten bleiben.

Mit der skizzierten Lösung ist die gestellte Anforderung – was den Dokumenten-Output anbelangt – erfüllt. Da eine Versendung von Dokumenten per Mail/Fax in der Nachbearbeitung ausgefeiltere Mechanismen als den bloßen Ausdruck von Dokumenten impliziert, sollten folgende Punkte oder Nachbearbeitungsmechanismen zumindest ins Kalkül gezogen werden: professionelles Protokollmanagement inklusive Nachvollziehbarkeit der versandten Dokumente und deren Versandart, Fehlerprotokoll über nicht übermittelte Mails/Faxe sowie komfortabler und selektiver Nachdruck von Mahnungen, zudem die professionelle Archivierungsverarbeitung mit einer lückenlosen Dokumentation des gesamten Outputs mit allen Kontextinformationen.

Potenziale erkennen und nutzen

Natürlich lässt sich das oben beschriebene Beispiel auch auf andere Anwendungsgebiete – wie z.B. Angebots-, Auftrags- und Rechnungsdruck etc. – übertragen. Daran zeigt sich deutlich die Komplexität, aber auch das Potenzial im Umgang mit Spooldaten. Die Realisierung eines Spooldaten-Managements bedarf einer gründlichen Analyse im Vorfeld. Kostenersparnis und ein kurzfristiger ROI machen ein Engagement in diesem Bereich zu einem MUSS.

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