Informationssystem für gemeinsame Sprache: Basis für Cost Controlling

Die Ruhr-Zink GmbH in Datteln verarbeitet mit 220 Mitarbeitern Zinkerz-Konzentrate sowie Wälzoxide vor allem zu 99,99-prozentigem Zink sowie zu Schwefelsäure. Zur betriebswirtschaftlichen Darstellung dieses komplexen Prozesses wurde gemeinsam mit dem Controllingspezialisten PST Software & Consulting GmbH eine umfassende Data Warehouse- und Analyse-Lösung eingeführt. Mit dem Ruhr-Zink Informationssystem (RIS) als Herzstück decken diese Schlüsselbereiche wie Cost Controlling, Reporting, Planung und auch die Rechnungslegung nach US GAAP ab. Als Kernlösung wurde mit dem RIS zunächst eine unternehmensweit einheitliche Datenbasis geschaffen, um die mangelnde Transparenz im Unternehmen zu überwinden. Der erkannte Diskussions- und Aufklärungsbedarf sollte mit entsprechenden Informationen befriedigt und mögliche Fehlinterpretationen der Daten ausgeschaltet werden. Zugleich galt es, die einzelnen Phasen der Auftragsentwicklungen erstmals anhand historischer Daten und tagesbezogener Transaktionen verfolgen zu können.

Das RIS wurde mit den PST-Lösungen PST-MIS und PST-CSS realisiert. PST-MIS ist ein für Controlling und integrierte Kostenrechnung konzipiertes Softwarepaket. Seine Basis bilden ein Data Warehouse und ein so genannter „Flexibler Berichtsgenerator“. Das Data Warehouse führt Daten aus beliebigen Vorsystemen – beim RIS z.B. aus Finanzbuchhaltung sowie Instandhaltung – zu einer einheitlichen Datenbasis zusammen, die anschließend für Analysen und Steuerung bereit steht.

Für Analysen, Steuerung und Reporting setzt darauf PST-CSS auf. Diese Client Server Solution ist ein auf OLAP-Technologie der MIS AG basierendes Informationssystem. Analyse, Berichtswesen und Planung erfolgen auf Basis einer multidimensionalen Real-Time-Datenbank mit dem Vorteil der augenblicklichen Verfügbarkeit ausgewählter Werte und Ergebnisse. Alle gängigen Funktionalitäten wie Drill-down, Roll-up, Tabellen, Grafiken etc. stehen für eine bedienerfreundliche Bearbeitung und Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Für das Cost Controlling der Ruhr-Zink GmbH wurde folgendes Datenmodell zugrunde gelegt:

PST-MIS – Einsatz im Data Warehouse

– Einheitliches Format aller Informationen

– Datentransformation
– Zentrale Datenhaltung und einheitlicher Zugriff
– Tagesbezogener und kumulierter Nachweis getätigter Transaktionen
– Nachweis einzelner Auftragsphasen und umfassender Auftragsverzweigungen

PST-KORE – Einsatz bei Kostenrechnung

Einheitliche Aufbereitung der:

– Kostenrechnung
– Instandhaltung
– Statistik

PST-CSS – Einsatz bei OLAP-Technologie

– Multidimensionale OLAP-Darstellung

– Zentrale Datenhaltung
– Gemeinsamer Zugriff auf einheitliches Gesamt- und Berichtssystem
– Einsatz von MS Excel (bestehendes Know-how)
– Client- Server

Cost Controlling

Instandhaltungen beeinflussen maßgeblich das betriebswirtschaftliche Ergebnis. Anstelle einer „Havarie-Instandhaltung“ hatte man sich für die sinnvollere vorbeugende Variante entschieden. Diese erfordert eine exakte Übersicht und Planung, um die Kosten „im Griff zu behalten“. Dazu wurde ein Cost Controlling im Bereich Instandhaltung mit dem RIS realisiert.

Die neue Lösung verbesserte die Reaktionsfähigkeit deutlich. Entscheidungsrelevante Informationen sind schnell verfügbar und kritische Schwachstellen sowie Abweichungen lassen sich nun unverzüglich lokalisieren. Dafür werden die neuen Ad-hoc-Analysen und die Top-down/Bottom-up-Funktionen ebenso genutzt, wie die Kombination verschiedener Informationsbereiche mit Hilfe der OLAP-basierten Client/Server-Lösung. Diese gestattet den einfachen, selektiven Zugriff der Kostenverantwortlichen auf alle relevanten Informationen – z.B. für die Investitionen und betrieblichen Kostenstellen.

Mehrdimensionale Verknüpfungen und die neuen umfassenden Möglichkeiten zum Drill-down gestatten nun vielfältigste Auswertungen. Erstmals lassen sich quasi per Mausklick Fragen beantworten, wie z.B.: Wer hat die Kosten verursacht? Durch welche Leistung? Wann? Zukünftige Kosten und voraussichtlicher Eingang? Welcher Lieferant? Die komfortablen Weiterverarbeitungsmöglichkeiten in MS Excel waren zudem beispielsweise die Grundlage für einen standardisierten Plan/Ist-Vergleich in Kombination mit zukünftig erwarteten Auftragskosten und Ampelfunktionen – etwa für Instandhaltungen auf Kostenstellenbasis einschließlich anwenderorientierter Auswahlmöglichkeit der Detaillierungsgrade. Die nun jederzeit aktuelle Standortbestimmung war für Ruhr-Zink ein wichtiger Schritt.

„Die Instandhaltungstransaktionen lassen sich nun erstmalig tagesbezogen analysieren und bieten eine geeignete Plattform für die Erstellung steuerungsrelevanter Auswertungsrechnungen“, erklärt Peter Kersten von der Abteilung Rechnungswesen, Controlling und EDV der Ruhr-Zink GmbH. „Außerdem beziehen sich interne Adressaten auf eine einheitliche Datenbasis und sprechen somit zukünftig eine gemeinsam anerkannte Sprache.“

Konzentrat-Planung auf Excel-Basis

Die Ergebnisse des Unternehmens werden von den Entwicklungen des Zinkpreises und des Dollarkurses beeinflusst. Angesichts drastischer Schwankungen muss deshalb eine „laufende Planung“ möglich sein. Auf Basis des RIS wurde eine Planungsumgebung aufgebaut, in der spezifische Werte komfortabel veränderbar sind, die darauf basierenden anderen Planwerte sich aber automatisch neu berechnen.

Grundlage für sämtliche Auswertungen bilden Eckdaten wie Rohstoffpreise und Wechselkurse. Eine weitere „schwankende“ Basisgröße ergibt sich aus den laufend vorgenommenen Rohstoffanalysen. Zusammen mit der Verwaltung der Kontraktdaten ist die Bewertung des gesamten Rohstoffinputs gewährleistet. Die entsprechenden Werte fließen sowohl in Bestands- und Verbrauchsbewertungen als auch in die speziell entwickelte „Zink-Bilanz“ ein. So wirken sich Abweichungen bei den Rohstoffanalysen sowohl auf die Preisfindung als auch auf die Zinkbilanz und damit auf das Ergebnis aus.

Rechnungslegung nach US GAAP

Als Tochter einer international agierenden Gesellschaft muss die Ruhr-Zink GmbH nach US GAAP Bericht erstatten. Für diese Art der Rechnungslegung schufen die Funktionalitäten des neuen Informationssystems die technischen Voraussetzungen. Zunächst waren zur Überführung von HGB nach US GAAP umfangreiche Vorleistungen nötig, die durch RIS begleitet, ausgeführt und abgebildet werden:

-Aufteilung Gesamtbetrieb in Cost Center
-Einrichtung von Sammelkostenstellen für die Erfassung indirekter Kosten
-Buchung G + V generell in der Kombination Konto/Kostenstelle
-Zuordnung der Cost Center auf die einzelnen UKV-Posten
-Interne Leistungsverrechnung
-Festlegung eindeutiger Zuordnungen von GKV-Posten zu UKV-Posten
-Feststellung der Abweichungen zwischen HBG GKV und US GAAP UKV
-Feststellung der Abweichungen zwischen HGB Bilanz und US GAAP Bilanz

Neben der einheitlichen Datenbasis, bereitgestellt im Data Warehouse, kommen insbesondere in der Analyse-, Steuerungs- und Reportingphase auf Basis PST-CSS die vielfältigen Detaillierungen, mehrdimensionalen Betrachtungen und die umfangreichen Weiterverarbeitungsmöglichkeiten in MS Excel zur Anwendung. So kann die Ruhr-Zink GmbH nun eine vollständige GuV sowie Bilanz nach US GAAP in der gewünschten Darstellungsform erstellen.

PST Software & Consulting GmbH

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