Die Sparkasse Lüneburg hat ein neues Personalzeiterfassungs-System für ihre Mitarbeiter eingeführt. Ziel war es, den Aufwand für die Verwaltung von Arbeitszeiten zu reduzieren und möglichst viele Vorgänge zu vereinfachen. Die Kombination der AHB-Zeiterfassungs-Software mit Lotus Notes macht dies jetzt möglich. Aufgrund der starken Kundenorientierung der Sparkasse Lüneburg sind die Arbeitszeiten hier alles andere als regelmäßig. Gerade in modernen Kreditinstituten ist flexible Dienstleistung das oberste Gebot. Die Mitarbeiter sollen für den Kunden dann erreichbar sein, wenn er sie braucht. Deshalb sind die Dienstpläne flexibel: Ein Mitarbeiter kommt früh, ein anderer bleibt am Abend länger. Gelegentlich fallen Überstunden an oder Kundenbesuche stehen auf dem Programm. Und schließlich erfordern private Belange dann und wann, dass Mitarbeiter ausnahmsweise später ins Büro kommen oder eher gehen. Soviel Flexibilität verlangt nach investitionssicheren und leistungsstarken Lösungen beim Erfassen der Arbeitszeiten, denn eine manuelle Verarbeitung der Mitarbeiterdaten bedeutet einen enormen Verwaltungsaufwand und ist ab einer gewissen Betriebsgröße schlichtweg nicht mehr zu leisten.

Reduzierung von Verwaltung

Vor Einführung der neuen Lösung buchten die 750 Mitarbeiter ihr Kommen und Gehen mit einem Schlüsselsystem, das die Zeiten registrierte. Die Informationen mussten am Ende eines Monats von den Mitarbeitern in den einzelnen Abteilungen mühsam ausgewertet werden. „Ein Vorgang, der pro Mitarbeiter bis zu zwei Stunden in Anspruch nehmen konnte“, sagte Manfred Hartig, Abteilungsleiter Verwaltung bei der Sparkasse Lüneburg. „Korrekturen und Verwaltung von Fehlzeiten sind da noch nicht mit eingerechnet“. So entschloss sich das Institut trotz der Euro-Umstellung noch kurz vor Jahresschluss, ein neues Personalzeiterfassungs-System einzuführen.

„Leistungsfähig, benutzerfreundlich, laufsicher und langfristig ausbaufähig sollte es sein“, so Manfred Hartig. Der Verwaltungsfachmann verfolgt auch das Ziel, dass mit einer einzigen Karte die Zeiterfassung aller Mitarbeiter und die Zutrittskontrolle für alle Betriebsgebäude gewährleistet werden. Denn die 750 Mitarbeiter gehen in mehr als 30 Gebäuden und Geschäftsstellen, die über Stadt und Landkreis verstreut sind, ihren Tätigkeiten nach. Allein die Hauptstelle in Lüneburg selbst besteht aus sieben Gebäuden.

Kombination von PZE und Notes

Die Sparkasse Lüneburg entschied sich daher für das Zeitwirtschafts-System der AHB Electronic GmbH, Hemsbach. Den Ausschlag gab vor allem die Tatsache, dass sich die AHB-Software über Lotus Notes bedienen lässt. Neben der drastischen Vereinfachung von Buchungen und Korrekturen nutzt die Sparkasse Lüneburg auch Schnittstellen zu weiteren EDV-Programmen, über die das Programm verfügt. Und zudem arbeitet die neue Lösung auch in einem Wide Area Network (WAN), wie es die über den Landkreis verzweigte Sparkasse Lüneburg benutzt, ohne Probleme. Hier werden Daten ohne Zeitverlust oder weitere Aufarbeitung reibungslos weitergereicht. Da das Kreditinstitut zeitgleich auch eine neue Zutrittskontrolle einführt, war es Manfred Hartig wichtig, das beide System aus einer Hand kommen, um eine Kompatibilität zu erhalten.

Flexibilität beim Buchen

Da immer mehr Kreditinstitute ihren internen Informationsfluss über das Workflow-System Lotus Notes steuern, hat AHB die Möglichkeit geschaffen, ihre Personalzeiterfassungs-Software in dieses Programm einzubinden. Durch das System lässt sich jetzt die Erfassung von Arbeitszeiten und nahezu sämtliche damit verbundenen Vorgänge über die bestehenden Workflow- und Mail-Funktionalitäten von Notes realisieren.

Um die PZE der Sparkasse Lüneburg zu bedienen, gibt es derzeit drei Möglichkeiten: Ein großer Teil der Mitarbeiter bucht direkt am Arbeitsplatz-PC über Notes. Wenn Mitarbeiter – wie Auszubildende oder Raumpfleger – keinen eigenen PC haben, nutzen sie einen dafür zentral platzierten Rechner. Hier gibt jede Person einen Benutzername und ein Passwort ein und hat dann Zugriff auf seine Daten. Da dieses Verfahren morgens und abends zu Warteschlangen an diesem zentralen PC führen kann, setzt Manfred Hartig auf die klassische dritte Buchungsmöglichkeit: das Zeiterfassungs-Terminal. Auf diese Art buchen Mitarbeiter jetzt in zehn der dreißig Geschäftsstellen ihre Arbeitszeiten, alle weiteren werden in den kommenden Monaten ebenfalls mit Terminals ausgestattet. Erweitern ließe sich das System künftig auch noch um die Option, die Arbeitszeiten per SMS oder per e-Mail aus dem Home Office zu buchen.

Die Terminals haben eine leicht verständliche Tastatur, mit der man auch Sonderbuchungen vornimmt. Zum Beispiel kann man hier Dienstgänge oder Kundenbesuche registrieren. Jedes Gerät „denkt mit“ – das heißt, dass es die Daten berechnet, ohne ständig mit der zentralen EDV in Verbindung zu stehen. Der Datenaustausch findet mehrmals täglich oder über Nacht statt. So kommt es auch in Spitzenzeiten nicht zu Staus auf der innerbetrieblichen Datenautobahn. Für den Fall der Fälle verfügt jedes Terminal über eine eigene Notstromversorgung.

Korrekturen ohne Papier

Neben den flexiblen Buchungsvariationen bietet die Kombination der Programme weitere zeitrelevante Vorteile – wie die Erfassung und Genehmigung von Korrekturen und Berichtigungen der Arbeitszeit. Auch Anträge und Genehmigungen für Fehlzeiten (Urlaub, Schulungen etc.) lassen sich über Notes abwickeln. „Dies erfolgte bei uns bisher alles manuell mit der klassischen Zettelwirtschaft“, so Manfred Hartig. Insbesondere Korrektur- und Genehmigungsverfahren werden durch die Verbindung des Zeitwirtschafts-Systems mit Notes deutlich vereinfacht.

Seit die neue Zeitwirtschafts-Lösung an den Start ging, können die Mitarbeiter der Sparkasse die bislang so zeitraubenden Korrekturen nun schnell selbst vornehmen. Hat ein Mitarbeiter beispielsweise vergessen, am Ende des Arbeitstages sein „Gehen“ zu buchen, erhält er vom System automatisch per e-Mail eine Erinnerung. Über die Mail gelangt man direkt in die Maske „Zeitkorrektur“ und kann Berichtigungen oder fehlende Buchungen für zurückliegende Tage eingeben und zur Freigabe weiterleiten. Missbrauch oder Manipulation wird durch definierte Freigabe-Wege über Vorgesetzte oder die Personalabteilung Einhalt geboten. Auch der Urlaubsplan und die Urlaubsanträge werden über das neue System verwaltet.

Auch ihr Zeitsaldo und die Zahl ihrer verbleibenden Urlaubstage können sie jetzt direkt einsehen. Anträge für Urlaube oder Seminare können Vorgesetzte jetzt, nach einem schnellen Blick in die Abteilungsübersicht, „per Mausklick“ genehmigen oder eventuell ablehnen – zwei Arbeitsgänge, die die Kollegen in der Personalabteilung also seither einsparen.

Planen durch Übersichten

Neben den einfacheren Abläufen wird das neue System in Lüneburg damit als betriebliches Personalmanagement-System genutzt. Verschiedene Übersichts-Features und Betriebsstatistiken bieten den Abteilungsleitern jetzt ein optimales Instrument zur Steuerung von Arbeitszeiten: Mit ihnen kommt man einerseits den „schwarzen Schafen“ schnell auf die Schliche, andererseits – und dies ist weit häufiger der Fall – ist auf einen Blick sichtbar, welcher Mitarbeiter bald einen Gleittag nehmen sollte, um sein Zeitkonto auszugleichen.

Dass das umfangreiche Datenmaterial aus der PZE nur für konkrete Anwendungen genutzt wird (und nicht etwa zur ständigen Überwachung der Arbeitnehmer), dafür sorgen bei der Sparkasse Lüneburg Dienstvereinbarungen. Solche Verträge zwischen Unternehmen und Betriebs- oder Personalrat sind üblich, wenn diese Art EDV in einem Betrieb eingesetzt wird. Der Personalrat der Sparkasse Lüneburg wurde schon früh in den Entscheidungsprozess für den Ankauf eines PZE-Systems einbezogen. Dies sicherte eine hohe Akzeptanz der neuen Systeme seitens der Belegschaft, die so nicht befürchtete, überfordert oder übervorteilt zu werden.

Die Arbeitszeiterfassung über Notes ist so einfach zu handhaben, dass den Mitarbeitern der Sparkasse Lüneburg schon vier Stunden Schulung in kleinen Gruppen genügten, bis sie über den Umgang Bescheid wussten. Zwar vertrauten nicht alle von Anfang an auf das neue System (einige führten in den ersten Wochen noch weiter ihre kleinen „Stundenzettel“), doch seit sich bei der ersten Abrechnung herausstellte, dass die AHB- Anwendung genauso korrekt, aber wesentlich bequemer die Arbeitsstunden zählt, sind die Stundenzettel in Lüneburg verschwunden.

AHB Electronic GmbH

D-69502 Hemsbach,

Telefon: (+49) 06201/4973-0

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