Seit 1951 stellt Bene, ein Familienunternehmen mit 200-jähriger Tradition, hochwertige Büro-Einrichtungen in industrieller Fertigung her. In Österreich ist das Unternehmen unumstrittener Marktführer; in Deutschland zählt man sich zu den Top10 der Branche. Über 1.200 Mitarbeiter in Europa erwirtschaften einen Umsatz von rund 200 Mio. Euro.
Das Unternehmen konzipierte eine B2B-Lösung für den Einkauf, um unproduktive Arbeitsvorgänge zu eliminieren. Als zentraler Integrationsserver dient der Microsoft BizTalk Server. Erst die Backend-Integration und Kopplung mit dem PPS-System Lignos durch die Connectivity-Spezialisten von Attachmate führte zu einem Produktivitätsvorteil, der die Investitionen rechtfertigte. Durch papierlose Einkaufsprozesse werden viele Routinevorgänge automatisiert und Fehlerquellen ausgeschaltet. Im Zentrum der Datenverarbeitung steht das PPS-System Lignos, eine Branchenlösung für die Möbelindustrie. Es läuft auf einem AS/400-System und deckt die Bereiche Fertigung, Einkauf und Materialwirtschaft ab. Die Finanzbuchhaltung arbeitet mit DKS, die Personalabteilung mit LGV+: Das sind separate AS/400-Standardanwendungen. Für die interne Kommunikation wird Lotus Notes eingesetzt. Die zentrale IT-Abteilung betreut rund 900 PCs in Waidhofen sowie in den Filialen, die über Standleitungen angebunden sind. Damit wird die geplante Einführung von Navision Axapta im Vertrieb vorbereitet.

Die Auftragsabwicklung im Einkauf arbeitet weitgehend manuell. Bestellungen werden vom Sachbearbeiter in Lignos erstellt und per Fax an den Lieferanten gesandt. Auftragsbestätigungen kommen über den Postweg oder als Fax zurück, werden kontrolliert, manuell in Lignos gebucht und abgelegt. Die Warenannahme gleicht die Lieferscheine mit den Liefermengen ab, bucht die Mengen und sendet den Lieferschein zum Einkauf, der ihn in der Bestellakte ablegt.

Die später mit der Post eingehenden Rechnungen prüft die Rechnungsrevision durch Vergleich mit den Bestell- und Lieferdaten und gibt die Zahlung in Lignos frei. Über eine Schnittstelle wird die Freigabe an das Finanzbuchhaltungssystem DKS übermittelt. Zu guter Letzt werden die Auftragsunterlagen nach der Zahlung mikroverfilmt und archiviert.

Unproduktive Routinearbeit eliminieren

Über 90 Prozent aller Belege sind korrekt. Nur wegen der wenigen Prozent, die Abweichungen aufweisen, ist ein mehr als zehnfacher unproduktiver Aufwand zu treiben. Diese Erkenntnis und neue verfügbare Technologien und Lösungen ließen den Wunsch nach Automatisierung reifen. Die Sachbearbeiter sollten entlastet werden. Alle Vorgänge, die den Erwartungen entsprechen und korrekt sind, sollten automatisch durch die Systeme laufen und nur Abweichungen einer manuellen Bearbeitung zugeführt werden. Die Verfilmung wollte man gleichzeitig durch ein elektronisches Archiv ersetzen, das einfacheren Zugriff bietet.

Mit Know-how

Der Einkauf, die Materialwirtschaft und die IT-Abteilung definierten gemeinsam das anstehende B2B-Projekt. Bene entschied sich für den Microsoft Biztalk Server als Integrationszentrale für die Steuerung und Bearbeitung der anfallenden Daten und Dokumente. Bei der Suche nach einer Kopplung des Biztalk Servers mit der AS/400-Applikation Lignos kam Bene mit den Beratern von IT-Consult zusammen, die das Produkt e-Vantage HostPublishing ins Spiel brachten und die Verbindung zu Attachmate Consulting herstellten. Diese Backend-Integration war wesentlich für das Gesamtprojekt. Ohne die Anbindung an Lignos fehlte dem komplexen Integrationsgebäude das Fundament. Die Connectivity-Fachleute überzeugten mit ihrem spezifischen Fachwissen und konnten zahlreiche Referenzprojekte nachweisen, so dass die Alternative einer Eigenentwicklung verworfen wurde. Sie verfügten über die Tools, um auf eine 5250-Anwendung zuzugreifen. Eine manuelle Programmierung erübrigte sich weitgehend. Mit der Entwicklung eines Prototyps, der die Realisierbarkeit der gewünschten Funktionen zeigte, räumten Attachmate und Partner IT-Consult letzte Vorbehalte aus und erhielten den Auftrag.

Backend-Integration ist der Schlüssel zum Erfolg

Attachmate entwickelte die Kopplung in enger Zusammenarbeit mit Bene und lieferte pünktlich nach sechs Wochen seine Lösung ab. Die Abnahme erfolgte kurze Zeit später. Parallel wurden die Funktionen des BizTalk-Integrationsservers eingerichtet. Zu seinen Aufgaben gehören die Formatierung der Dokumente in die jeweiligen Zielformate, die Prüfung der eingehenden Dokumente, Benachrichtigung der Sachbearbeiter per eMail bei Abweichungen vom erwarteten Inhalt. Die prinzipielle Architektur der Systeme sowie den Datenfluss zeigt die folgende Abbildung.

Stimmt die Auftragsbestätigung mit der Bestellung überein, die in der BizTalk-Datenbank gespeichert ist, wird sie automatisch über die Attachmate Backend-Kopplung in Lignos eingebucht.

Ähnlich wird der elektronische Lieferschein automatisch verarbeitet und über Lotus Notes der Warenannahme zur Verfügung gestellt. Die manuelle Prüfung des Wareneingangs und der Warenmengen ist weiter nötig. Die Mengendaten werden eingetragen und nach logischer Prüfung via BizTalk Server und Backend-Kopplung im Lignos gebucht.

Die elektronischen Rechnungen konvertiert der Integrationsserver aus dem Lieferantenformat in XML und prüft sie über die AS/400-Verbindung in der Lignos-Rechnungsrevision. Mengenabweichungen können berücksichtigt werden. Darüber hinaus gehende Abweichungen werden der manuellen Rechnungsrevision gemeldet. Korrekte Rechnungsdaten trägt das Attachmate-Modul in Lignos ein und gibt die Rechnung frei. Nachts erfolgt die Übergabe an das Finanzbuchhaltungssystem DKS. Eine Kopie der Rechnungsdaten geht ins Archiv.

Fazit

Bene will etwa 20 bis 30 Lieferanten einbinden und erwartet, dass bei diesen nach Einführung der B2B-Lösung für den Einkauf 90 Prozent der bisherigen Vorgänge automatisch ohne Benutzereingriff ablaufen. Im Hinblick auf die bisher umlaufenden Papiermengen und den beobachteten Aufwand des Personals erscheint das realistisch. Auch die Lieferanten erwarten Vorteile. Durch die papierlosen Vorgänge sparen sie ebenfalls den Aufwand für die manuelle Bearbeitung und reduzieren Fehlerquellen. Der BizTalk Server führt eine 100-Prozentprüfung durch, die ein Mensch niemals leisten kann. Besonders zu Stoßzeiten und bei hohem Arbeitsanfall kommt es oft regelmäßig zu Fehlern. Jetzt brauchen sich die Mitarbeiter nur noch um den Rest der Aufträge, der menschliche Intelligenz und manuellen Eingriff erfordert, zu kümmern. Die Routinearbeit erledigt die Maschine.

„Attachmate brachte den Schlüssel zu einer hochwertigen Lösung, die den Durchbruch ermöglichte. Sonst wäre das ganze Projekt uninteressant geworden,“ erläutert Thorsten Raab, der bei Bene für die technische Umsetzung verantwortlich war. Er ergänzt: „Eine Eigenentwicklung wäre zu aufwändig gewesen.“ Raab äußert sich sehr zufrieden über die Projektpartner: „Sie sind hervorragende Fachleute und haben ein ausgezeichnetes Pflichtenheft abgeliefert. Die Kopplung entwickelten sie ohne Zugriff auf das Live-System mit Recorder-Daten. Sie funktionierte auf Anhieb.“

Attachmate

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