Die Bearbeitung von Rechnungen nahm bei der Schulte GmbH in Essen bisher einen breiten Raum ein. Der auf Produkte der Sanitär- und Baubranche spezialisierte Händler erhält täglich etwa 5.000 bis 8.000 Rechnungen, die bisher von bis zu 40 Mitarbeitern aufwändig manuell bearbeitet und einzeln mit dem bestehenden Warenwirtschaftssystem ODIS abgeglichen werden. In Zusammenarbeit mit der WRQ Consulting Services entwickelte man eine Lösung zur automatischen Rechnungsverwaltung. Auf Basis des Verastream Host Integrators (VHI) wurde eine System-Infrastruktur aufgebaut, mit der ein erheblicher Teil der Rechnungen automatisch bearbeitet wird.

Umstellung auf elektronischen Rechnungseingang

Der Großteil der eingehenden Rechnungen stammt von Lieferanten, die bereits über Möglichkeiten verfügen, ihre Forderungen in elektronischer Form – als EDI-Dokumente – zu verschicken. Um die Rechnungen jedoch entsprechend verarbeiten zu können, fehlte der ehemaligen Thyssen-Tochter bisher die entsprechende Infrastruktur. Thomas Wysocki, Abteilungsleiter Informationstechnologie bei Schulte: „Das Anforderungsprofil besteht insbesondere in der Koordination der eingegangenen Daten über eine SQL-Datenbank sowie unser Mainframe-gebundenes Warenwirtschaftssystem ODIS. Hier ist aufgrund der Fülle der Daten eine extrem dynamische Integration gefragt. Mit rund 400 verschiedenen Lieferanten legen wir außerdem großen Wert auf einen protokollierbaren Datentransfer.“

Migrationsfähige Integration

Die Schulte GmbH hat sich für den Verastream Host Integrator entschieden, eine objektorientierte Application-Mining-Lösung für Host-Anwendungen. Der Host Integrator kombiniert eine spezielle Server-Software mit zahlreichen Entwicklungs-Tools, mit denen Daten von IBM Mainframes, AS/400-, Unix- und OpenVMS-Systemen in neuen Web- und Client/Server-Anwendungen einbinden lassen. Die objektbasierte Architektur des Host Integrators ermöglicht den Austausch von Informationen zwischen Großrechnern, Internet- und Client/Server-Applikationen. Drei Vorteile des Host Integrators überzeugten dabei das Schulte-Team besonders:

-Das integrierte Design-Tool erstellt ein Modell von Mainframe-Anwendungen aus einem oder mehreren verschiedenen Systemen. Es kann so auf Daten aus Warenwirtschafts-, PPS- und ERP-Systemen zugreifen und diese gezielt für neue Anwendungen zur Verfügung stellen.
-Bestehende Applikationen wie das Mainframe-gebundene WWS-System ODIS werden durch den Zugriff auf die benötigten Informationen nicht verändert (nicht-invasive Host-Integration).
-Die ausgewählten Daten können nach Bedarf in einheitliche Masken integriert und/oder an neue Technologien angebunden werden, beispielsweise zum Abgleich von Rechnungs- und Lieferstatus.

Integration von Warenwirtschaft und Datenbank

Die Informationen aus den eingehenden elektronischen Rechnungen stehen in einer SQL-Datenbank bereit. Mit Hilfe einer Java-basierten Datenbankabfrage fragt der WRQ Verastream Host Integrator die Daten ab. In einem Abgleich der neuen mit den bereits im System vorhandenen Daten prüft und aktualisiert der Host Integrator den Rechnungsstatus und integriert anschließend das Ergebnis sowohl in das Warenwirtschaftssystem als auch in die Quelldatenbank.

Modell des Warenwirtschaftssystems

Für die Kommunikation des Systems mit der Mainframe-Applikation ODIS nutzt Schulte den Verastream Host Integration Server und das dazu gehörige Design Tool. Damit wird ein Modell der Mainframe-Applikation erstellt, das auf einem eigenen Host Integration Server läuft und den Abgleich der bestehenden Daten mit den Daten aus der SQL-Datenbank ermöglicht. Hier entsteht gleichzeitig auch die gewünschte Protokollmöglichkeit, denn die Nutzung des „ODIS-Modells“ kann bei Bedarf in einer Logdatei festgehalten werden. Mit dem einmal erstellten Modell der Mainframe-Applikation kann das Unternehmen auch in Zukunft mit anderen Anwendungen problemlos auf das Warenwirtschaftssystem zugreifen.

Gemeinsam mit WRQ entwickelte die Schulte GmbH die neue Lösung in nur drei Monaten. Damit bietet sich für die Schulte GmbH die grundsätzliche Möglichkeit, Schnittstellen zum WWS / Host relativ einfach zu bauen und damit Konzepte zur Prozessoptimierung in alle Richtungen realistischer werden zu lassen. Das Unternehmen geht davon aus, dass durch die Prozessoptimierung Einsparungen in Höhe von bis zu 230.000 Euro pro Jahr erzielt werden.

WRQ Software GmbH

D–40880 Ratingen

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