Seit über 85 Jahren gilt die Firma Hans Segmüller Polster­möbelfabrik GmbH & Co. KG als Inbegriff für gute Einrichtungen. Bei der Optimierung der Auftragsabwicklung setzt Segmüller intern auf Lotus Domino und Lotus Notes.

Hierüber erhalten die Mitarbeiter in den Filialen außer ihren „normalen“ E‑Mails auch die neuesten Produktinformationen, Änderungsmitteilungen zu bestehenden Aufträgen und eine Menge weiterer relevanter Mitteilungen. Daraus ergibt sich täglich eine sehr große Anzahl an Dokumenten, die zu sichten, auszudrucken und an andere Stellen weiterzuleiten sind. Viele der Nachrichten enthalten Anhänge oder Verweise zu Anhängen, welche ebenfalls einen wichtigen Bestandteil des Informationsflusses darstellen.

Möglichkeit zum Druckaufruf

Im Standard bietet Lotus Notes nur sehr wenige Möglichkeiten, Dokumente eventuell auch automatisiert zu Papier zu bringen. Segmüller suchte deshalb längere Zeit nach einer Lösung für diese Aufgabe, damit die Anwender von dieser besonders zeitaufwändigen Arbeit entlastet werden können. Im Produkt „SL Print for Notes“ der Firma Schleicher fand Segmüller nun diese Lösung. Durch das Produkt „SL Print for Notes“ erhalten die Anwender in ihrer Mail-in-Datenbank eine Möglichkeit zum Druckaufruf. Hierüber werden verschiedene Stati an den Druckprozess übergeben, wie z. B. ein für den Anwender freigegebener Drucker, Löschvorgaben und Ähnliches. Danach wird der Job an den Domino Server übergeben.

Der Server prüft nun die gewählten Dokumente über mehrere Ebenen auf weitere Verweise und Anhänge und druckt das Gewünschte mit der jeweiligen Standard-Applikation automatisch bei dem Anwender aus. Für die zu druckenden Formate bestehen praktisch keine Begrenzungen; außer PDF werden bei Segmüller Textdateien, alle Dokumentformate der gängigen Office-Produkte und auch HTML-Seiten automatisiert der Weiterverarbeitung zugeführt.

Enorme Ersparnis und Entlastung

Mithilfe der Schleicher System AG wurde das Projekt erfolgreich durchgeführt. Auch alle gewünschten Backend-Datenbanken werden vollautomatisch abgearbeitet. Das System arbeitet dabei so effizient, dass es letztendlich auch bei allen Notes-Anwendern zur Unterstützung deren täglicher Arbeit eingesetzt wurde, obwohl dies im ursprünglichen Einsatzszenario nicht vorgesehen war. Für Herbert Grau, Leiter Organisation bei Segmüller, hat sich der Einsatz des Systems SL Print for Notes gelohnt: „Die enorme Zeitersparnis und Entlastung, die uns der Einsatz dieses Produktes bringt, wird die Leistungsfähigkeit für unsere Kunden weiter stärken.“

SCHLEICHER System AG, Flörsheim am Main
www.schleicher-systemag.de