Dokumente vom SAP ins SharePoint übertragen und umgekehrt – dieses Zusammenspiel bringt Unternehmen einige Vorteile, wenn sie ihre Abläufe weitgehend automatisieren möchten. Jürgen Gotthardt, SAP-Experte bei SEAL Systems, erklärt im Interview mit dem Midrange Magazin (MM), wie flexibel die Lösungsansätze dazu sein müssen und wie auch Eigenentwicklungen abgedeckt werden können, die von Standardprozessen abweichen.

MM: Welche Vorteile bietet die Kombination aus SharePoint und SAP?

Gotthardt: Nahezu jedes Unternehmen steht heutzutage vor der Herausforderung, Dokumente und Informationen austauschen zu müssen. Das gilt für den innerbetrieblichen Austausch genauso wie für den Austausch von Dokumenten mit externen Partnern. Die Dokumente selbst liegen im Normalfall im SAP-System während deren Verteilung hauptsächlich über Microsoft SharePoint erfolgt. Diese beiden Systeme automatisiert miteinander zu koppeln sorgt also für ein deutliches Plus an Sicherheit und Effizienz bei der Verteilung von Dokumenten.

Jürgen Gotthardt, SAP-Experte bei SEAL Systems: „Alle Geschäftsprozesse mit Dokumentbezug lassen sich mit unserer Lösung abdecken.“ Quelle: SEAL Systems

MM: Für welche Unternehmen eignet sich das integrierte Zusammenspiel von SAP mit SharePoint?

Gotthardt: Unser SAP-SharePoint-DMS-Exchange eignet sich grundsätzlich für alle Unternehmen, die eine einfache, automatisierte und verlässliche Lösung für den Austausch von Informationen zwischen SAP und SharePoint suchen oder Dokumente aus dem SAP mittels SharePoint mit ihren Kunden, Lieferanten oder anderen Partnern austauschen wollen. Ebenso ist die Lösung beispielsweise interessant für alle, die Dokumente aus dem SharePoint einfach ins SAP laden und diese zusätzlich mit SAP-Objekten verknüpfen möchten.

MM: Können Sie uns einen konkreten Anwendungsfall nennen, für den Ihre Lösung Vorteile bietet?

Gotthardt: Ein gutes Beispiel ist der Einkaufsprozess. Die Anfrage des Einkäufers wird gemeinsam mit den dazugehörigen Dokumenten und Informationen aus dem SAP ins SharePoint übertragen. Der Lieferant erhält vom SharePoint eine Mail mit dem Hinweis, dass eine neue Anfrage für ihn vorliegt. Er kann anschließend im SharePoint sein Angebot als PDF hinterlegen, das automatisch als Anlage zur Anfrage gespeichert wird. Gleichzeitig wird der Einkäufer informiert und kann zur Bestellung übergehen. Die Bestellung wird bei Freigabe ebenfalls ins SharePoint übertragen und der Lieferant bekommt eine Benachrichtigung. Anschließend wird die Auftragsbestätigung vom Lieferanten im SharePoint abgelegt und automatisch im SAP verknüpft. Und auch der Einkäufer wird natürlich informiert.

MM: Wie funktioniert Ihre Lösung?

Gotthardt: Im SAP verwendet SEAL Systems Strukturauflösungen für die Dokumentenfindung innerhalb des jeweiligen Geschäftsprozesses. Die so ermittelten Dokumente und Daten werden im SAP mit dem sogenannten Document Distribution Director verwaltet und von diesem über das Output Management System von SEAL Systems an SharePoint übertragen. Der Connector zu SharePoint verwendet die Client Side Object Model Schnittstelle von SharePoint, eine REST basierte Schnittstelle.

MM: Lassen sich Eigenentwicklungen im Workflow von Unternehmen durch die SharePoint-SAP-Integration abbilden?

Gotthardt: Selbst wenn Unternehmen keinen Standardprozess, sondern eine Eigenentwicklung verwenden, ist es kein Problem, hier eine perfekt maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln. Solche Projekte müssen natürlich jeweils individuell besprochen werden.

MM: Mit welchen SAP-Lösungen spielt die SharePoint-Integration zusammen?

Gotthardt: Unsere Lösung bietet die Möglichkeit, aus 25 SAP-Prozessen und 39 Transaktionen Dokumente und Informationen aus dem SAP ins SharePoint zu übertragen. Im Prinzip sind das alle Geschäftsprozesse mit Dokumentbezug, inklusive ihrer Vorgangsformulare und Begleitdokumente wie Zeichnungen und andere Unterlagen.