Geschäftsdokumente sind unschätzbare Wirtschaftsgüter. Als aktuelle und historische Referenzen geschäftlicher Vorgänge spielen sie in der Struktur jedes Unternehmens eine entscheidende Rolle. Es ist daher unerlässlich, dass in Dokumenten gebundene Informationen jederzeit verfügbar sind. Unternehmen müssen in der Lage sein, dieses wichtige Informationsgut zeit- und kostenoptimiert zu verteilen. Die Herausforderung dabei liegt in der effizienten Extraktion und der Aufbereitung der Dokumenteninhalte für die verschiedenen Übertragungskanäle, die heute zur internen und externen Informationsverbreitung eingesetzt werden. Doch obwohl es vielfach geschäftsentscheidend ist, dass eine Information pünktlich über den selektierten Kanal beim richtigen Empfänger ankommt, wird die Relevanz eines professionell gesteuerten Output Managements noch immer vielerorts unterschätzt.

Wertvolle Unternehmensbasis

Dokumente gehören als Träger wichtiger Informationen zu den Basiselementen jeder Geschäftsbeziehung und verkörpern damit den Schlüssel zur effizienten Geschäftsabwicklung. Über 90 Prozent aller geschäftsrelevanten Informationen von Unternehmen sind in gedruckten oder digitalen Dokumenten gespeichert. Ohne Dokumente kann kein Unternehmen funktionieren. Daran hat sich von den Ursprüngen in Keilschrift bis zu den digitalisierten Inhalten des heutigen e-Business-Zeitalters nichts geändert. Im Gegenteil: Die permanente Verfügbarkeit von Informationen wird den geschäftlichen Erfolg in Zukunft mehr und mehr beeinflussen. Informationen sind das wertvollste Kapital des 21. Jahrhunderts.

Informationsflut bändigen

Evolutionär massiv entwickelt hat sich dagegen das Produktionsvolumen und die Vielfalt schriftlicher Informationen. Dokumente entstehen heute an den unterschiedlichsten Orten in verschiedensten Formaten. Allein in den letzten dreissig Jahren wurden mehr Informationen in Form von Dokumenten produziert als in den 5000 Jahren davor. Diese Informationsflut wird weiter zunehmen. Darüber hinaus entwickelt sich die Palette der Übertragungskanäle laufend weiter. Noch vor wenigen Jahren erfolgte der Output von Dokumenten vorwiegend auf Papier oder Fax, während heute mehr und mehr andere, insbesondere elektronische Erscheinungsformen von Dokumenten, zunehmen: e-Mail, Internet, mobile Geräte, SWIFT, EDI, XML usw.

Hinzu kommt, dass heute in der Wirtschaft mit härteren Bandagen gekämpft wird als je zuvor. Um im Wettbewerb des e-Business-Zeitalters zu bestehen, schliessen sich Unternehmen zusammen und richten sich global aus. Diese Umwälzungen haben störende Nebeneffekte. Die Auflösung der Grenzen zwischen traditionellen Wirtschaftsräumen hat dazu geführt, dass überregionale Unternehmen vielfach heterogene, komplexe und uneinheitlich strukturierte IT-Systeme haben.

Output Management unterstützt Business-Information

Wer in der Lage ist, sicher zu stellen, dass seine Informationen pünktlich dort ankommen, wo sie hin sollen, hat und wird die Nase am Markt vorne haben. Dies bedingt jedoch, dass alles, was produziert wird, auch kontrolliert und sicher verteilt werden kann. Um dies zu gewährleisten, muss die Verarbeitung von output-basierten Informationen soweit wie möglich automatisiert werden. Damit wird ein professionelles Output-Management-System unerlässlich.

Hohe Kosten bei Verzicht

Wer darauf verzichtet, bezahlt einen hohen Preis. Renommierte Marktforschungsunternehmen wie IDC und Gartner fassen weit verbreitete Problematiken zusammen: Rund 80 Prozent der Anrufe an IT-Helpdesks stehen im Zusammenhang mit Output-Management-Problemen (IDC). Etwa 12 Milliarden Dollar verschwenden Fortune-500-Unternehmen aufgrund ihres Know-how-Defizits bei der Suche nach wichtigen Daten sowie durch Falschentscheide auf Grund unzureichender Information (IDC). Vielerorts müssen Support-Fachleute pro Woche bis zu acht Arbeitsstunden aufwenden, um Störungen bei der Informationsübermittlung zu beheben (Gartner Group).

Die Ursachen dieser Problematik liegen darin, dass heutige, über lange Jahre gewachsene IT-Anwendungen die bestehenden Anforderungen nicht oder nur unter grossem Aufwand zu erfüllen vermögen. Um die riesige Dokumentenflut zu bewältigen, investieren zwar viele Unternehmen hohe Summen in schnelle Hardware, ausgefeilte Software und IT-Support. Was dabei aber oft übersehen wird ist, dass alles, was produziert auch kontrolliert wird und sicher verteilt werden muss. Fehlt dieses essenzielle Glied im Prozess der Dokumentenbearbeitungskette, wird die Produktivität der Mitarbeiter massgeblich beeinträchtigt. Denn statt kaufmännische Prozesse zu erledigen und die bearbeiteten Dokumente speditiv weiterleiten zu können, sind die Mitarbeiter oft damit beschäftigt, die Ursachen von Druckerstaus oder Übertragungsfehlern zu eruieren. Das kostet nicht nur wertvolle Zeit und Nerven, sondern auch eine ganze Menge Geld.

Output-Kontrolle

Durch die gezielte Output-Steuerung sichern sich Unternehmen die Kontrolle über den Weg, den ihre Dokumente nehmen – und die Gewähr, dass diese am richtigen Ort ankommen, unabhängig davon, wie das Gesamtsystem technisch strukturiert ist. Die Fehlerquote der Dokumenten-Ausgabe sinkt gegen Null. In der Folge können IT-Investitionen optimal ausgenutzt, die Produktivität gesteigert und die Kosten wirksam und nachhaltig reduziert werden.

Professionelle Lösungen wie das Output-Management-Modul der Software-Suite Columbus von Macro 4 kontrollieren und gewährleisten die Dokumentenverteilung unabhängig von der Originalplattform, dem Dokumentenformat und dem Distributionsziel, egal ob zur Übertragung Druck-, e-Mail-, Internet-, Fax- oder Mobiltechnologie zum Einsatz kommt. Alle Abläufe werden von einem zentralen, allen Applikationen zugänglichen Schnittstellen-Controller aus verfolgt und organisiert. Der selektive Neudruck, die Weiterleitung der Dokumente sowie die Benachrichtigung des Benutzers wird automatisch gesteuert. Durch die Minimierung der Ausgabeverzögerung wird nicht nur die geschäftliche Kommunikation markant verbessert und zeitlich optimiert. Auch die Beanspruchung des Helpdesks und des IT-Supports kann so deutlich reduziert werden. Hinzu kommt, dass durch Vermeidung spezifischer Schnittstellen von jeder Anwendung zu jedem Ausgabekanal bis zu 90 Prozent der Kosten (Quelle: IDC) für Druck und Verteilung von Dokumenten eingespart werden können. Darüber hinaus kann durch das Wegfallen störungsbedingter Systemunterbrüche eine rasche Dokumentenübermittlung jederzeit gewährleistet und der Kundenservice dadurch substanziell verbessert werden.

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