Fast 100 Märkte in mehreren Tochtergesellschaften und nur ein Zahlungslauf – als Dienstleister deckt die J. Bünting AG das Finanzwesen der gesamten Firmengruppe ab. Ein integriertes Rechnungswesen mit ausgefeilter Kontokorrentbuchhaltung versetzt die Holding in die Lage, den Zahlungsverkehr der Tochtergesellschaften untereinander intern abzuwickeln und Lieferantenrechnungen konzernübergreifend auszugleichen. Offene Posten und Gutschriften werden zunächst verrechnet, dann nimmt die Mutter ihre ausgleichende Funktion wahr… Die J. Bünting Beteiligungs AG fungiert als Dienstleister für die einzelnen Gesellschaften in den Bereichen Rechnungswesen und Finanzen, Personalwirtschaft, EDV und Organisation. Als reines Handelsunternehmen hat der Mittelständler eine seit 1987 kontinuierlich weiterentwickelte, individuelle Warenwirtschaft im Einsatz, die auf drei IBM AS/400-Systemen verteilt läuft. Das Cash-Management wird softwareseitig mit Moneta, die Lohnabrechnung mit einer asring-Lösung abgedeckt. In Sachen Rechnungswesen setzt man auf eine IBM AS/400 Modell 820 und auf die Standardanwendungen des Bremer Softwarehauses Schilling, das laut Bünting besonders durch die Funktionalität der Intercompany-Buchungen und den ausgereiften Zahlungsverkehr überzeugte. Täglich nehmen rund 1.000 der jährlich 11 Millionen Buchungen erst gar nicht den Weg über die Banken, sondern werden intern verrechnet. Alle anderen Forderungen werden konzernübergreifend ausgeglichen – in einem Zahlungslauf.

Insbesondere diese Funktionalität habe 1997, als das Altsystem nicht mehr weiterentwickelt werden sollte, den Ausschlag für die Schilling-Lösung gegeben – und natürlich Argumente wie Anwendungsfreundlichkeit, dem klaren Bekenntnis zum Mittelstand und einer überschaubaren und kurzen Implementierungszeit. „Die örtliche Nähe war natürlich auch eine Facette, neben Argumenten wie Preis- und Wartungskosten“, so Rolf Warnders, Leiter Finanz- und Rechnungswesen der Bünting AG. „Vorrangig haben uns aber die Systemdetails überzeugt.“ Vier Monate vergingen zwischen der Entscheidung und dem Going live. Konsequent und komplett habe man umgestellt, nicht stufenweise – allein die Anlagenbuchhaltung sei vom Entwicklungsstand noch nicht ganz fertig gewesen und erst später hinzugekommen.

Einheitliche Strukturen

Bereits bei der Implementierung waren die Lieferbeziehungen der Bünting-Töchter untereinander sehr ausgeprägt. Die im Standard schon enthaltenen Prozesse der Intercompany-Buchungen habe das Softwarehaus „sehr gut gelöst“, sie wurden von den Leeranern in Zusammenarbeit mit dem Partner noch weiter verfeinert. Auch der Menüpunkt Dauerbuchungen sei gemeinsam ergänzt worden. Dabei habe man nicht etwa eine Bünting-spezifische Schilling-Anwendung geschaffen, vielmehr seien die Ideen und Anforderungen der Ostfriesen in den Software-Standard eingeflossen und das Handelshaus damit absolut releasefähig. Die interfamiliären Debitoren- und Kreditorenbuchungen werden auf Basis von Verrechnungskonten abgewickelt – und dabei sämtliche Offenen Posten ausgeglichen, ohne die Banken zu integrieren. „Das ist eine Funktion, die andere Pakete nicht boten“, so Warnders, „und die seinerzeit einen Pluspunkt für unseren jetzigen Partner darstellte.“

Mutter zahlt in einem Rutsch

Ein weiteres Entscheidungskriterium war der ausgereifte Zahlungsverkehr: Bünting hat die Möglichkeit, Forderungen der Lieferanten entweder für jede einzelne Tochter separat auszugleichen oder die Forderungen der verschiedenen Firmen in einem Zahllauf zusammenzufassen. Die externen Partner erhalten nur einen Scheck oder eine Überweisung von der Holding, die vorher sämtliche Einzelbeträge in einem firmenübergreifenden Zahlungslauf zusammengefasst hat. Vorteil dieses Prozedere: Geringerer Bearbeitungsaufwand und ein minimiertes Volumen der Zahlungsvorgänge. Bestehe bei einer Tochter eine Forderung und bei einer anderen eine Verbindlichkeit an Lieferanten, werde gleich verrechnet. Der Sammelscheck bedeute auch für die externen Partner einen geringeren Aufwand, „bessere“ Zahlungskonditionen ließen sich dadurch allerdings nicht forcieren.

Summa summarum

In der Tagesarbeit sehr sinnvoll sei das umfangreiche Info-System der Lösung. „Man kann in der Bilanzanzeige auf jeden einzelnen Beleg herunterkommen und am Bildschirm genau nachvollziehen, was im Einzelnen hinter der jeweiligen Summe steckt“, erläutert Warnders. Gehe z.B. eine Zahlung über 100 Euro ein und seien weder Kundenname noch Rechnungsnummer vermerkt, könne man alle Posten mit dieser Summe über sämtliche Firmen hinweg suchen. Gut gelöst sei zudem das Thema Berechtigungen, die man sehr umfangreich eingeben könne – sowohl von den Menüpositionen her als auch in punkto Funktionen und Struktur der Daten. Gleichzeitig seien die Berechtigungen gut pfleg- und wartbar.

Elektronisch zur Bank und zurück

Die Kommunikation mit den Banken erledigt Bünting konsequent elektronisch. Eingehende Zahlungen werden dabei automatisch in der FiBu verbucht. Die durchschnittliche Automatisierungsquote bei der OP-Ausgleichsfunktion liegt zwischen 80 und 90 Prozent – abhängig von der Art der Zahlungen. Debitorenzahlungen bergen eine geringere Trefferquote als Bargeldeinzahlungen aus den Filialen, das Lastschriftverfahren hingegen ist zu 100 Prozent automatisiert. Die konsequente und saubere Pflege der Schnittstellen und Verarbeitungsprogramme sei das „A und O“ – wären die einmal sauber eingestellt, könnten sich die Mitarbeiter im Rechnungswesen auf relativ wenige „Sonderfälle“ konzentrieren. Das Massengeschäft erledige die Software – quasi im Alleingang.

Einheitliche Strukturen

Die Basis der Konzernkonsolidierung bilden die Daten der einzelnen Gesellschaften. Eine einheitliche Stammdatenstruktur beugt Redundanzen vor, auch der Kontenplan wird nur einmalig gepflegt. Aus den Einzelabschlüssen der Töchter können dann Summierungen vorgenommen werden: So entsteht eine konsolidierte Saldenliste, in der die gleichnamigen Konten der einzelnen Töchter zu Summenbilanz und Summensaldenliste zusammengefasst werden. Die Weiterentwicklung dieser Funktionalitäten – das automatische Herauskonsolidieren der Verrechnungen zwischen den verschiedenen Töchtern – ermöglicht Schilling mit Zusatzlösungen zur Konzernkonsolidierung von IDL. Bünting löst diese Aufgaben durch separate Konten. „In den meisten Bereichen betrachten wir Erlöse – Fremde und Erlöse, Verbunde und Unternehmen – getrennt“, so Rolf Warnders. „Letztere bleiben dann in der Konsolidierung außen vor.“ Das summierte Datenvolumen wird in MS Excel übernommen und hier weiter bearbeitet.

Eine Konzernkonsolidierung zur Erstellung von Konzernbilanzen, Konzern-GuV-Rechnungen usw. lässt sich mit IDL-Software auch automatisiert durchführen. Wie die Schilling-Anwendungen sind auch die IDL-Lösungen als echte Standardsoftware konzipiert. „Konsolidierung auf Knopfdruck“ ist über Schnittstellen von Schilling zu IDL KONSIS möglich. „Für die Zukunft könnten wir uns eine derartige Integration vorstellen“, so Rolf Warnders.

Schilling Software GmbH

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