ERP-Systeme für Small Business: Aus der Nische in die große weite Welt

Manches Unternehmen bestreitet seinen Lebensunterhalt durch das Backen kleiner, aber feiner Brötchen: In Mini-Teams werden z.B. Spezialteile für die Automobilindustrie gefertigt und vertrieben. Die internen Ressourcen in diesen Kleinunternehmen sind meist knapp – gerade im Hinblick auf die Informationstechnologie. Dennoch muss der Spagat zwischen Kostendruck und Anbindung an die Supply Chain der Kunden gelingen. Mit dem S der SMB (Small and Medium Businesses) ist es also wie im wahren Leben: Die Kleinen stellen die höchsten Ansprüche. Mehr als 99 Prozent aller Unternehmen in Deutschland gehören zu den KMU (Kleine und mittelständische Unternehmen). Sie stellen fast 70 Prozent aller Arbeits- und 80 Prozent aller Ausbildungsplätze. Beinahe 60 Prozent der Wertschöpfung und fast die Hälfte der steuerpflichtigen Umsätze entstehen hier – außerhalb der Großkonzerne.

Die Definition „KMU“ ist allerdings relativ weit gefasst, zu der Gruppe gehören alle Firmen mit weniger als 500 Mitarbeitern. Dieses Marktsegment wird nach Aussage von Techconsult in diesem Jahr rund 29 Milliarden Euro in ihre IUK-Technik (Informations- und Kommunikation) investieren, das sind 2,2 Prozent mehr als noch im vergangenen Jahr. Die Großunternehmen werden nur 1,6 Prozent mehr ausgeben als 2003: rund 34,6 Milliarden Euro. Geringere Ausgaben für Hardware kennzeichnen beide Marktsegmente, dafür legen Software und Services erkennbar zu. Fast jeder Dritte IT-Euro der SMB fließt in diesem Jahr in Anwendungen, jeder vierte in Dienstleistungen.

„Klein“ definieren

SMB und KMU – hier werden alle Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern über einen Kamm geschoren. Tatsächlich gibt es kaum Studien zum Verhalten der Firmen mit bis zu 20 Mitarbeitern. Techconsult hat zumindest das Investitionsverhalten gesplittet und kommt zu folgender Aussage: 28 Milliarden Euro gaben die SMB in 2002 für ihre IUK aus. 17 Milliarden kamen dabei aus dem „Mittelstand“ (20 bis 499 Mitarbeiter), also zeichnen die Kleinunternehmen mit weniger als 20 Beschäftigten für immerhin elf Milliarden Euro verantwortlich.

Der Anforderungskatalog dieser Davids an ihre ERP-Lösung klingt (fast) wie ein modernes Märchen: einfach, integriert, flexibel und mit speziellem Branchenfokus – einen Überhang an Funktionalitäten können sie weder bezahlen noch gebrauchen. Investitionssicherheit gehört für das sensible Marktsegment zu den wichtigsten Kriterien – wenn schon gekauft wird, muss auch die Haltbarkeit der Gelder garantiert sein.

Im Mittelstand spielen ERP-Lösungen neben dem klassischen e-Commerce in diesem Jahr eine große Rolle, wie die Marktforscher von Techconsult herausgefunden haben. Immerhin 19,1 Prozent der Befragten wollen in 2004 in entsprechende Applikationen investieren. Übertroffen wird diese Zahl nur durch Projekte im Bereich Infrastruktur, derer sich aktuell 29 Prozent der KMU annehmen.

Hauptsache billig?

Im Hinblick auf die IT-gestützte Informationsverwaltung bleiben viele Kleinunternehmer skeptisch: Sie wünschen sich Lösungen, die ihre traditionellen Prozesse beschleunigen und nicht gleich maßgebliche Veränderungen nach sich ziehen. Entscheidend bei der Auswahl eines IT-Partners sind nach Erkenntnissen von TechConsult die Einhaltung der Kostenvorgaben und des Zeitplans sowie schnelle Support- und Reaktionszeiten. Referenzen und bestehende Geschäftsbeziehungen seien ebenfalls wichtig, erst dann folgt die Preisführerschaft und als Schlusslicht die Internationalität. Billig-Angebote sind also nicht unbedingt gefragt, wohl aber „Charakterstärken“ wie Zuverlässigkeit und Genauigkeit.

Finanzkraft und Wettbewerbsfähigkeit

Um seine Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, sollte der Kleinunternehmer sowohl seine Kunden als auch deren Erwartungen genau kennen. Zusätzlich kommt der Neukundengewinnung eine immer wichtigere Rolle zu. Unter dem Stichwort CRM werden viele Module angeboten; welche aber zur eigenen Philosophie passen, sollte genau untersucht werden. Das gilt auch für die Möglichkeiten zur Vernetzung mit Kunden, Lieferanten und Partnern. Gerade in Deutschland sind die Großkonzerne mit ihren Zulieferern eng vernetzt, auch der kleine Spezialteile-Lieferant muss seine Geschäftsprozesse über seine Firmengrenzen hinweg zugänglich machen. Nicht zuletzt das wichtigste (und gleichzeitig kostenintensivste) Kapital im Unternehmen, der Mensch, muss so wirtschaftlich wie möglich eingesetzt werden.

Nach Aussage von Microsoft haben gerade einmal 40 Prozent der deutschen Mittelständler eine ERP-Applikation im Einsatz. Im Umkehrschluss kann gefolgert werden, dass 60 Prozent keine IT-gestützte Ressourcenplanung verwenden. Der Grund ist schnell ausgemacht: Die Lösungen enthielten zu wenig Standardkomponenten, seien in Sachen Anpassung zu aufwändig und deshalb zu teuer.

Vom Soll(en) und Haben

MS wäre nicht MS, wenn nicht auch gleich die Lösung für diese Problematik präsentiert würde: Spezielle Lösungspakete inklusive mittelstandsgerechter Vertriebstaktik und Finanzierung. Letztere bieten inzwischen viele ERP-Hersteller an, weil der Teufelskreis Basel II auch in ihren Umsatzzahlen Spuren hinterlässt. Die Hausbanken fordern absolute Transparenz der finanziellen und wirtschaftlichen Situation, dafür müssen unternehmensübergreifend verteilte Daten analysiert werden. Ohne ERP- und Business Intelligence-Anwendungen ist das eine Sisyphusarbeit – für eben diese Anwendungen werden aber immer seltener Kredite bewilligt. Frei nach dem Motto: Wer hat, kriegt mehr – wer nicht hat, kriegt nimmer…

Unter mittelstandsgerechtem Vertrieb verstehen fast alle großen Anbieter dasselbe: Die Vor-Ort-Betreuung des Endkunden übernehmen Partner, meist bekannte Systemhäuser, die die Sprache ihrer Zielgruppe sprechen und verstehen.

KMU werden umworben

Zur CeBIT wurden wieder spezielle Starterpakete für verschiedenste Applikationen angekündigt, zeitlich befristet und zu attraktiven Sonderkonditionen. Niedrige Anfangsinvestitionen sollen Kunden locken, die Entscheidung für einen Anbieter will wohl überlegt sein. Welche Lösung welche Zusatzinvestitionen nötig macht oder Folgekosten nach sich zieht, ist auf den ersten Blick meist nicht zu erkennen.

Mit Sicherheit produktiv arbeiten

ERP allein macht noch keinen User glücklich – umfassende Strategien zum sicheren Betrieb der Netze müssen her. Unzulängliche Schutzmaßnahmen hält u. a. Network Associates den europäischen Kleinunternehmen vor. Im Rahmen einer von NAI beauftragten Untersuchung wurden 500 Firmen in Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, den Niederlanden und Spanien zum Thema Virenbefall befragt. Die Studie kommt zum Ergebnis, dass sich der jährliche finanzielle Schaden aufgrund von Downtime infolge infizierter PCs auf 22 Milliarden Euro summiert. Die durchschnittlichen Kosten jeder Virenattacke erreichen 5.000 Euro.

22 Prozent der befragten Firmen in Europa mussten die Arbeit in ihren Büros für mehrere Stunden niederlegen, um die Folgen eines Virenbefalls zu beseitigen. In Italien waren es 30, in Frankreich 50 Prozent. Ein genauerer Blick auf die Ergebnisse in Deutschland: Etwa eines von fünf Kleinunternehmen (21 Prozent) wurde in den letzten zwölf Monaten von einem Virus infiziert und etwa der gleiche Anteil (19 Prozent) im letzten Sommer vom Sobig-Wurm heimgesucht. Ein Drittel der deutschen Kleinunternehmen mit Virenbefall musste in der Folge neue Hardware anschaffen. Weitere 29 Prozent haben wichtige Dateien verloren oder massive Beschädigungen festgestellt. Eine von fünf Firmen hat einen Verlust von 5.000 bis 10.000 Euro bei jedem Virenangriff davongetragen. Das entspricht dem höchsten finanziellen Schaden unter den befragten Firmen in Europa entspricht.

M.W.