Rund eine Billion Dollar werden 2005 weltweit in Informationstechnologien investiert. So die Auguren der International Data Corporation (IDC). In 25 Prozent aller Unternehmen bildet die IT bereits den größten Kostenblock – das meint der legendäre IT-Watcher Paul A. Strassmann. So ist es höchste Zeit, aus der IT endlich das Maximum herauszuholen. Untersuchungen der letzten Jahre zeigten immer wieder die erschreckende Höhe von Fehlinvestitionen in diesem Bereich. Ohne integrierte IT-Controlling-Mechanismen laufen etwa 20 Prozent der Aufwände ins Leere. Über die Hälfte der Unternehmen besitzt jedoch in ihren IT-Abteilungen nicht das notwendige Arbeitswissen, um IT-Investitionen in ihren Interdependenzen bewerten zu können. So wird das Potenzial, welches man durch ein konsequentes ganzheitliches IT-Controlling erreichen kann, nicht ausgeschöpft. Viele Facetten sind zu berücksichtigen, will man die Wirtschaftlichkeit der IT positiv beeinflussen – z.B.: ein Infrastruktur-Management zur effizienten Verwaltung der gesamten Unternehmens-IT, eine Finanzplanung zur Budgetierung und Verrechnung der IT-Kosten und Leistungen sowie ein Service- und Wartungsmanagement für Beschaffung, Support und Wartung – und nicht zuletzt die Verknüpfung der konsolidierten technischen Daten mit den wirtschaftlichen Kennzahlen im Sinne eines Gesamt-Controllings. Einige zentrale Bereiche werden im folgenden skizziert.

IT Asset Management (ITAM)

IT-Asset Management zielt nicht nur darauf, Kosten zu senken, sondern erhöht heute angesichts geringerer IT-Budgets vor allem auch den Handlungsspielraum für notwendige Investitionen in Innovationen. Ein integriertes IT Asset Managements betrachtet die gesamte Wertschöpfungskette einer IT-Organisation und bildet nicht zuletzt IT-relevante Risiken ab. Dabei geht es darum, IT sicherer zu machen, Projekte mit Blick auf IT-Risiken zu priorisieren, potenzielle Drohverluste zu ermitteln oder zu einer realistischen Portfolio-Bewertung zu kommen. Die Analysten von Gartner sprechen davon, dass IT-Asset Management allein aus diesem Grunde nicht mehr optional sein kann. Das beruht im Wesentlichen darauf, dass nur durch ein ganzheitliches Konzept – ein „Technological Relationship Management“ – sicher gestellt werden kann. Dies stellt die vielfältigen Beziehungen und logischen Abhängigkeiten – angefangen von technischen Komponenten bis hin zu IT-Produkten – dar.

Es ist notwendig, dass alle Assets (sämtliche Hard- und Software) mit ihren Beziehungen wie den zugehörigen Verträgen (Kauf, Miete, Lizenz, Wartung, Upgrades etc.) und – in neueren Ansätzen – auch Personal, Skills und Projekte über den kompletten Lebenszyklus von der Wiege (Idee & Beschaffung) bis zur Bahre (Entsorgung) aktuell, historisiert und möglichst automatisiert verwaltet werden. Idealerweise werden sämtliche Informationen in einer Configuration Management Database (CMDB) zentral abgelegt.

Während der international anerkannte De-facto-Standard ITIL (IT Infrastructure Library) mehr das technische Systemsmanagement beschreibt, wird IT Asset Management darüber hinaus stark von kaufmännischen Faktoren beeinflusst. Beispielsweise wird das Thema Beschaffung und (Lieferanten-)Vertragsverwaltung bei ITIL nur am Rande behandelt.
Für die Einführung eines IT Asset Managements benötigen Unternehmen ein beträchtliches Durchhaltevermögen – im Durchschnitt über zwei Jahre. Deswegen sind „Quick wins“ – z.B. ein kleines Projekt im Bereich Lizenzmanagement – und der stete Fokus auf den Faktor Mensch erfolgskritisch.

IT Service Management

Um IT erfolgreich als Geschäft zu führen, gilt es unterschiedlichste Aspekte zu berücksichtigen, beispielsweise ein Service/Change Management für die Einhaltung und Formalisierung der IT-Service-Prozesse. Die ITIL-Philosophie des IT Service Management basiert auf einem produktunabhängigen Prozessansatz. Die Beantwortung von Anfragen an die Service-Support-Organisation hat insbesondere durch die Verbreitung von ITIL dazu geführt, dass sich Best-Practice-Prozesse und Organisationsformen für die Aufnahme und die Beantwortung von Anfragen herausgebildet haben. Durch den Einsatz entsprechender Service-Support-Software wird die Identifikation der anfragenden Anwender und Kunden erleichtert, die Bereitstellung einer konsistenten Informationsbasis in Form einer CMDB oder die Erfassung aller Aktivitäten im Rahmen des Incident Handlings ermöglicht.

Ferner ist es wichtig, dass auch die Lösungsdaten aus dem Problem- und Change-Prozess aktualisiert in die CMDB zurückfließen, damit eine dynamische Informationsversorgung sichergestellt ist. Ein ganzheitliches System stellt somit nicht nur die Informationen zur Verfügung, sondern ermöglicht auch die aktive Steuerung von Inventarisierung, Software-Verteilung und Remote Control, um Probleme zu lösen und Veränderungen direkt umzusetzen.

IT Finance Management

Welchen Wert hat IT? In welchem Verhältnis stehen bei den einzelnen IT-Produkten und -Services Kosten und Wertschöpfung? Um den Wert der IT-Produkte zu quantifizieren und eine hinreichend exakte und verursachergerechte Verrechnung von IT-Leistungen durchführen zu können, ist die enge Verzahnung mit Planungs, Budgetierungs- und IT-Kostenmanagement-Funktionalitäten unabdingbar.

Anwendungen für die Verrechnung von IT-Leistungsströmen stellen diese Kosten exakt fest, verfolgen sie zurück und ordnen die Leistungen verursachergerecht den entsprechenden Kostenstellen zu. Die Bannbreite der Granularität reicht dabei vom pauschalen Umlageverfahren bis hin zu detaillierten kundenindividuellen Preisen.

Eine konzeptionelle Analyse der Prozesse und die Entwicklung eines kundenindividuellen Abrechnungsmodells stehen am Beginn eines Projektes zur IT-Leistungsverrechnnung. Dabei werden die Ziele festgelegt, ein Leistungsartenkatalog und entsprechende Service-Level-Agreements (SLAs) definiert.
Analysten sehen aktuell bei über 70 Prozent der europäischen Organisationen nur rudimentäre Ansätze bzw. weitgehend isolierte Produkte zur Schaffung von Transparenz in der Informationstechnologie. Die GartnerGroup mahnt deswegen zu Recht einen „holistic view“ an, der alle notwendigen Teilprozesse berücksichtigt und einen Gesamtblick bietet. Ein umfassendes IT-Management erfordert daher eine ganzheitliche Lösung, um die Vielzahl von zusammenhängenden Informationen zu verwalten, die im Rahmen unterschiedlicher Prozesse gewonnen werden.

Fachautor: Dr. Thomas Gerick