Die Bearbeitung internationaler Märkte mittels einem globalen Netz an Produktions- und Vertriebsgesellschaften bedingt adäquate IT-Strukturen, welche sowohl strategische als auch operative Zielsetzungen in einem sich immer schneller ändernden Umfeld optimal unterstützen können. Diese globale Gestaltung einheitlicher Frontoffice- und Backoffice-Prozesse unter dem Aspekt einer wirtschaftlich, funktional und integrativ sinnvollen Unterstützung durch ein voll integriertes System ist eines der wichtigsten Vorhaben der Schweizer Schurter AG, einem führenden und weltweit operierenden Unternehmen im Segment Hightech & Electronics.

Die Ausgangslage

Das bestehende ERP-System konnte den Anforderungen der Globalisierung und Ausdehnung der Systemprozesse über die Unternehmensgrenzen hinaus (insbesondere im Bereich B2B, B2C) nicht mehr gerecht werden. Die Erkenntnis daraus war das Bedürfnis nach einem einheitlichen, weltumspannenden Informationssystem (einheitliche Prozesse, Informationen und Daten). Nach einer halbjährigen Evaluierungsphase fiel die Entscheidung zu Gunsten des Systems mySAP.com, mit Plaut als erfahrenem Business- und IT-Berater. Neben dem ERP-System SAP R/3 für die optimale Unterstützung der Backoffice-Prozesse, wie Auftragserfüllung, Beschaffung etc. wurden auch mySAP CRM und mySAP BW für die Ausgestaltung der Frontoffice-Prozesse ausgewählt.

Das Projekt

Im August 2000 fiel der Startschuss für die weltweite Einführung des Systems mySAP.com. Von Anfang an stand das Projekt (Projektname SEAGULL) im direkten Einflussbereich der Schurter Business Leader (Prozessverantwortliche) mit voller Unterstützung des Top-Managements und optimaler Unterstützung durch die Informatikabteilung. Diese „Rückendeckung“ ist bereits eine ganz wesentliche Voraussetzung für die erfolgreiche Realisierung der folgenden Projektziele: Schaffung homogener IT-Strukturen und daraus Nutzung von Synergieeffekten, Harmonisierung und Optimierung der Kernprozesse über ein einheitliches ERP-System; dadurch Reduktion von Zeit und Kosten bei Optimierung der Qualität in den einzelnen Prozessen, einheitliche Benutzeroberfläche für alle Schurter-Mitarbeiter weltweit und die Schaffung der Voraussetzung für die Einbindung neuer, markt-, kunden- und zukunftsorientierter Lösungen wie beispielsweise e-Commerce.

Als Full Solution Provider für Strategie-, Business- und IT-Consulting sowie erfahrener Integrator von Backoffice- und Frontoffice-Prozes-sen und -Systemen unterstützt die international agierende Beratungsgruppe das Schurter-Projektteam in sämtlichen Projektphasen im Zuge des globalen Roll-Outs.

Nach 9 Monaten Projektarbeit am sogenannten SAP Global Template mit Konzeption, Systemkonfiguration, Systemtests und Datenmigration startete die Schurter AG in Luzern am 2. Juli 2001 mit ca. 200 Anwendern als Pilotgesellschaft den operativen Betrieb. Gesteuert durch die bewährte Projektmethodik „Global ASAP“ konnte das Global Template sach- und termingerecht erstellt werden. Sämtliche wesentlichen IT-Anwendungen, mit Ausnahme der Betriebsdatenerfassung und des CAD, konnten dabei zielkonform durch mySAP-Komponenten abgelöst werden. Für die genannten DV-Anwendungen wurden Schnittstellen geschaffen.

Probleme und Terminüberschreitungen traten insbesondere im Zusammenhang mit folgenden Sachthemen auf: Der Aufwand der Formularerstellung wurde verkannt, das Berechtigungskonzept – und insbesondere dessen Komplexität – wurde unterschätzt, die Spezifikation und Programmierung der Altdatenübernahme (Migration) verursachte vor allem hinsichtlich der Konvertierung Schwierigkeiten.

Nur durch ein sehr straffes und operatives Projektmanagement konnten diese Arbeiten zeitgerecht – noch vor den für den Produktivstart notwendigen Integrationtests – abgeschlossen werden. Aus diesen Erfahrungen heraus wird in den nachfolgenden Roll-Outs die Datenmigration noch früher und noch aufmerksamer angegangen werden.

Anfang 2002 folgt die Integration in die deutsche Schurter GmbH in Endingen bei Freiburg. In weiteren 3 halbjährlichen Sequenzen schliessen sich dann die anderen Niederlassungen an, die weltweite Einführung soll bis Mitte 2003 beendet sein. Rund um den Globus werden dann ca. 500 Anwender mit dem neuen System Prozesse bearbeiten, Informationen abfragen und darauf basierend Entscheidungen treffen. Die kleinste Tochtergesellschaft in Japan hat ca. 5 User, auch diese wird an die zentrale IT-Lösung angebunden werden. Mit der Integration der Auslandsgesellschaften wird der Zugriff über VPN realisiert werden.

Systemtechnisch wurde für SAP R/3 eine zentrale 3-Systemlandschaft (Entwicklung, Integration/Qualitätssicherung, Produktion) installiert, die durch jeweils 2 eigene Systeme für CRM und das Management Information System komplettiert wird. Durch die Koppelung CRM/BW handelt es sich um die erste in der Schweiz in dieser Konstellation realisierte Installation. Die Systemumgebung setzt sich nach der Harmonisierung aus einer Microsoft-Windows-Systemumgebung zusammen (Windows NT Serverlandschaft – 10 Server, SAP R/3 auf Windows 2000, Lotus Notes, CAD). Die erforderliche Ausfallsicherheit der neuen ERP-Lösung von 99,9 % wird mit Hilfe einer redundanten Cluster-Architektur erreicht, die auf Microsoft Windows 2000 Advanced Server und auf SQL Server 2000 basiert und ein SAN beinhaltet. Sämtliche Gesellschaften weltweit greifen auf die zentrale Systemarchitektur in Luzern zu.

Für den Betrieb des Systems ist ein relativ hoher Aufwand an Systemüberwachung notwendig (täglich ca. 3 – 24 Stunden). Dadurch lassen sich etwaige Probleme jedoch schon häufig im Vorfeld erkennen. Die Key-User sind in den Abteilungen vor Ort und decken einen Grossteil der Hilfestellung ab (1st Level Support). Den 2nd Level Support übernimmt der Beratungspartner Plaut. Die Kommunikation zwischen Anwender und User-Helpdesk steuert ein auf Lotus Notes basierendes Workflow-Tool. Die weltweite Anwenderunterstützung erfolgt durch eine virtuelle Organisation. Es ist geplant, Key User – anstelle nach Niederlassungen – pro geographischem Gebiet (Europa, Asien, Amerika) aufzubauen. Die Weiterentwicklung des Systems erfolgt im Rahmen eines Change Management Konzeptes.

„Dieses Projekt stellt in seiner Grössenordnung für den gesamten Konzern eine immense Herausforderung und gleichzeitig eine echte Zukunftschance dar. Mit der integrierten Systemplattform mySAP.com sind wir in der Lage, unser globales Business vom Lieferanten bis zum Kunden bei Reduktion von Zeit und Kosten optimal zu unterstützen“, so Mario P. Amrhein, Leiter Produktion und Global Project Manager bei Schurter.

Fazit und Ausblick

Mit der Harmonisierung sämtlicher Kernprozesse und Systeme ist die Schurter Gruppe gut für die sich immer schneller ändernden Anforderungen der globalen Märkte gerüstet.

Nach der für Mitte 2003 geplanten vollständig erfolgten Implementierung von SAP R/3, mySAP CRM und mySAP BW in den Auslandsgesellschaften wird die Einbindung von Frontend-Lösungen, wie e-Commerce (B2B, B2C), das vorrangige Ziel sein. Der weitere Ausbau des CRMs, die Anbindung sämtlicher Backend-Prozesse an das zentrale Management Information System (BW) und ein integriertes Product Lifecycle Management werden die zentralen Herausforderungen für die weitere Zukunft sein.

Das Unternehmen

Schurter ist ein weltweit erfolgreich tätiges, eigenständiges Familienunternehmen im Industriesegment Electronics mit Hauptsitz in Luzern und Vertriebsgesellschaften und Produktionsbetrieben in der Schweiz, Deutschland, Tschechien, England, Frankreich, USA, Italien, Indien, Japan, Schweden und Singapur. Eine prozessorientierte Organisation, flache Hierarchien und delegierte Verantwortungskompetenzen sind Teil des Selbstverständnisses von Schurter, das eine umfassende „Business Excellence“, d. h. Wettbewerbsfähigkeit auf höchstem internationalen Niveau, zum Ziel hat.

Plaut (Schweiz) Consulting AG

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