IBM besitzt beim Server-Markt einen Marktanteil von über 27 Prozent. Darunter ist auch ein nicht unerheblicher Teil an AS/400 bzw. eServer i5. Die AS/400 ist nicht nur aufgrund des Preis-/Leistungsverhältnisses der sehr niedrigen ungeplanten Downtime, sondern auch wegen der guten Administrierbarkeit ein beliebter Server für Anwendungen im Mittelstand. Der eServer i5 ist auch in Verbindung mit den Anwendungen der Microsoft Server-Produktfamilie häufig verbunden. Laut IBM sind etwa 70 Prozent der mehr als 400.000 weltweit eingesetzten AS/400-Server mit Windows-NT-Servern gekoppelt. Die eingesetzten Anwendungen auf der AS/400 sind in der Regel Fachanwendungen wie Finanzbuchhaltungen oder Warenwirtschaftssysteme, also diejenigen Anwendungen, die eine Reihe von Dokumenten erzeugen oder eingehende Dokumente verarbeiten. Dabei sind viele Anwendungen auf Basis von Textmasken anstelle von grafischen Oberflächen zu bedienen, wie dies beispielsweise in folgendem Ausschnitt skizziert ist:
Bild 1: Beispiel für Anwendungsoberfläche bei AS/400-Anwendungen
Um die eingehenden und ausgehenden Dokumente nun archivieren zu können, stellt sich die Frage, ob dies in dem Maße funktionieren kann, wie es auch in „sonstigen Archivierungsprojekten“ erfolgt. Für die Archivierung der Dokumente stehen zunächst einmal die üblichen Archivierungsverfahren zur Verfügung:
– Scannen vor der Sachbearbeitung und Nutzung des digitalisierten, eingegangenen Papierdokumentes für die Sachbearbeitung
– Scannen nach der Sachbearbeitung, indem das Dokument nach der Sachbearbeitung anstelle im Papierarchiv im optischen Archiv landet
– Automatisches Ablegen der Druckdaten im optischen Archiv mittels COLD-Verfahren
Selbstverständlich gibt es auch Möglichkeiten der parallelen Führung von Papier- und elektronischen Dokumenten sowie andere Verfahren zur schnellen Dokumentenbearbeitung wie Formularerkennung oder Workflow-Funktionen zur Vorgangssteuerung, die im Weiteren nicht berücksichtigt werden sollen.
Unabhängig von den grundsätzlichen organisatorischen Maßgaben und Umsetzungen bei den Dokumenten Management- und Archiv-Systemen sind folgende Punkte grundsätzlich zu untersuchen:
1. Plattform des Archiv-Servers
2. Wie erfolgt die Verbindung zwischen Dokumenten-Management- und Archiv-System mit der AS/400-Fachanwendung?
Plattform des Archiv-Servers und der Clients
Beim Einsatz von Dokumenten-Management- und Archiv-Systemen im eServer I5-Umfeld stellt sich grundsätzlich die Möglichkeit, Systeme einzusetzen, die die AS/400 als Server- und Client-Plattform nutzen.
Damit verbunden ist zumeist ein anderes Lizenzierungsmodell, das fallweise lediglich durch die Leistungsfähigkeit des Servers – unabhängig von der Anzahl der eingesetzten Clients – bestimmt wird. Inwieweit damit dann auch die Web-Server-Funktionen der AS/400 oder die von anderen Web-Servern genutzt werden, ist davon zunächst zu trennen.
Ebenso sind auch übliche Client-Funktionen wie Weiterleitung, Workflow, Recherchieren oder Scannen sowie Indexieren direkt über den eServer i5 oder über Windows-Client zu bedienen.
Bild 2: So kann beispielsweise das Scannen aussehen
Die Umsetzung einer Archivierungslösung innerhalb der iSeries besitzt verschiedene Eigenschaften:
Es fallen außer den Scanner- und Jukebox-Kosten in der Regel keine zusätzlichen Hardware-Kosten für Server an, und die Sicherungs- und Betriebsverfahren sind für die Systembetreuer nahezu unverändert.
Allerdings fehlen die benutzerkomfortablen Funktionen der Windows-Clients, und im Umfeld von Formularerkennungssystemen sind andere Server-Plattformen verbreiteter – wie z.B. Windows. Windows-basierende Server bieten sich selbstverständlich nicht nur für die Abwicklung der Formularerkennung an, sondern auch als Archivserver-Pattform. Da, wie eingangs erläutert, ca. 70 Prozent der AS/400-Server mit Windows-Servern verbunden sind, bedeutet dies nicht wesentlich mehr Betreuungsaufwand. Damit eröffnet sich auch bei der Auswahl von Jukeboxen und den entsprechenden Anschlussmöglichkeiten ein breiteres Einsatzfeld – wie auch bei der Verwendung von Scan-Clients etc. Insbesondere wenn e-Mail-Archivierung in Betracht gezogen wird, ist ohnehin meistens eine Schnittstelle in die Windows-Welt (Lotus Notes, Microsoft Exchange) notwendig. In diesen Fällen gibt es zumeist Standard-Schnittstellen zwischen dem Dokumenten-Management- und Archiv-System und Lotus Notes oder Microsoft Outlook/Exchange. Gerade in den Anwendungsfällen, in denen viele DMS-Komponenten im Microsoft-Umfeld angesiedelt sind (z.B. Formularerkennung, Mail-Server, andere Anwendungs-Server) oder falls extreme dezentrale Anforderungen mit dezentralen Caches verlangt sind, kann auch der Windows-basierte Archiv-Server sinnvoll werden. Diese Vor- und Nachteile der Plattformfrage sind jeweils zu untersuchen.
Bei der Dokumentenerfassung im COLD-Verfahren sind die Unterschiede zwischen AS/400-basierten oder Windows-betriebssystembasierten Systemen am geringsten. Denn alle Archivierungssysteme verfügen über COLD-Module, die die Spool-Daten verarbeiten können und die es erlauben, die entsprechenden Interpretationsmuster komfortabel verwalten zu können – unabhängig davon, ob es sich um grafische oder textorientierte Benutzeroberflächen handelt.
Verbindung zwischen Dokumenten-Management- und Archiv-System mit der AS/400-Fachanwendung
Die Verknüpfung der Dokumente zu den jeweiligen Daten ist die eigentliche Integrationsleistung, die den raschen Zugriff auf die Dokumente ermöglicht. So sollen zu den Lieferanten alle relevanten Eingangs- und Ausgangsdokumente angezeigt werden, möglichst auf Tastendruck, ohne dass z.B. die Lieferantennummer nochmals in einem Recherche-Client manuell eingetippt werden muss.
Während beispielsweise bei SAP R/3 die Archiv-Link-Schnittstelle eine standardisierte Archiv-Systemschnittstelle zur Verfügung stellt, ist eine Verbindung zwischen dem Archiv-System und anderen Fachanwendungen mit wenig bis viel Customizing verbunden.
Bei AS/400-Anwendungen ist diese Anbindung leicht möglich, da über das „Screen Capturing“-Verfahren die Indexdaten der Textoberfläche über die Emulation sehr einfach abgegriffen und dem Archiv-System zur Verfügung gestellt werden können:
Bild 3: Indizierung von einem gescannten Eingangbeleg
Das Verfahren funktioniert derart, dass z.B. aus obiger Textmaske die Position und die Länge der Rechnungsnummer auf dem Bildschirm ermittelt wird und über eine benutzerdefinierte Tastenkombination der Recherchefunktion des Archiv-Systems zugeordnet wird. Darüber hinaus ist noch der Maskenname oder die Maskennummer festzuhalten.
Wenn der Anwender nun in seiner Finanzbuchhaltung auf der AS/400 einen Buchungsbeleg aufruft, kann er die zuvor festgelegte Tastenkombination einsetzen und das entsprechende Dokument wird vom Archivsystem angezeigt.
Dieses Verfahren ist relativ einfach, soweit der Archiv-Systemanbieter die entsprechenden Werkzeuge zur Verfügung stellt. Es ist nicht nur simpel, sondern auch aufwandarm, was die Praxis zeigt: So ist es durchaus innerhalb einiger Personentage (je nach Integrationsanforderungen) möglich, die Verbindung zwischen Fachanwendung und Archiv-System ohne Programmieraufwand herzustellen. Dieses Verfahren wird dabei sowohl von AS/400- als auch von Windows-basierenden Archiv-Systemen verwendet.
Zusammenfassung und Lösungsanbieter
Die kurzen Ausführungen zeigen, dass der Einsatz von Dokumenten-Management- und Archiv-Systemen im AS/400-Umfeld eher rasch als kompliziert und teuer ist. Eine Grundsatzfrage ist in diesem Anwendungsgebiet sicherlich die Server-Plattformfrage.
Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen bei den Anwendern und den unterschiedlichen Leistungsmerkmalen der Systeme kann jedoch keine grundsätzliche Empfehlung angegeben werden. Deswegen sollen die Anbieter genannt werden, die Lösungen im iSeries-Umfeld anbieten.
Zum einen gibt es die herkömmlichen Archiv-Systemanbieter, die bewährte Lösungen der Windows-Plattformen mit AS/400-Modulen anbieten, die im Wesentlichen die Bildschirmverknüpfung ermöglichen (siehe Tabelle). Eine detaillierte Marktübersicht über diese Anbieter findet sich beispielsweise in der Dokumenten-Management-Studie von BARC (www.barc.de).
Zum anderen gibt es Anbieter, die Archiv-Systeme für die AS/400 inklusive der üblichen Funktionen wie Scannen, Recherche, COLD und Workflow anbieten, allen voran natürlich IBM selbst. Das Produkt Content Manager ist ein „multiplattformfähiges“ Archiv-System, das selbstverständlich auch auf der AS/400 installiert werden kann. Comprendium Informatik AG aus der Schweiz bietet mit InfoStore for iseries ein Archiv-System für die IBM-Plattform an. Das renommierte Berliner Systemhaus GSE Gräbert Software + Engineering bietet seit Jahren ebenfalls eine sehr leistungsfähige und verbreitete Lösung mit ArchivPlus/400 an.
Alle Produkte an dieser Stelle zu beschreiben, sprengt den Rahmen dieses Artikels. Es ist jedoch explizit darauf hinzuweisen, dass alle angebotenen Lösungen interessante Referenzen aufweisen und dass die Archivierung im AS/400-Umfeld sehr leistungsfähige und vor allem wirtschaftliche Aspekte bei ziemlich kurzen Einführungszeiten besitzt. Für weitere Informationen steht Ihnen der Autor gerne zur Verfügung.
Autor: Dr. Dietmar Weiß, Dipl.-Kfm., weiss@dr-weiss.com