Durch digitale Technologien sind neue Formen der Zusammenarbeit in Teams und firmenübergreifend entstanden – der Arbeitsplatz 4.0. Dieser löst sich zunehmend von einem festen Ort und wird bestimmt durch Unified Communications, Cloud Computing und moderne Formen des Dokumentenaustauschs. Für Unternehmen und ihre Mitarbeiter birgt die neue Arbeitswelt viele Chancen, aber auch Herausforderungen. Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender der Ferrari electronic AG, weist im Interview mit dem Midrange Magazin (MM) darauf hin, dass die Unternehmens-ITK der Schlüssel für den Erfolg wird.

MM: Wie würden Sie die Veränderung der Arbeitswelt beschreiben?

Leschke: Gartner hat dies treffend mit vier Stufen beschrieben: Zunächst kamen vor allem Technologien zum Einsatz, die die Produktivität steigerten und die Kommunikation vereinfachten. Prominentester Vertreter: Die E-Mail. Aus der gleichen Phase stammen elektronische Kalender, Foren und stationäre Konferenzsysteme. In der zweiten Generation folgten virtuelle Teamräume, Instant Messaging und Portale. Collaboration Tools sind aus dieser Phase auch heute noch weit verbreitet. Im Fokus dieser Entwicklungsstufe stand die Zusammenarbeit, möglichst in Echtzeit. Eine erste Transformation des Arbeitsplatzes, weg vom Schreibtisch, hin zum überall verfügbaren digitalen Aktenordner, fand statt. In der dritten Generation, einer Phase, in der sich viele Unternehmen befinden dürften, folgt ein enormer Sprung, angetrieben von Trends aus dem Consumer-Bereich: Social Networks, mobile Endgeräte und Cloud-Speicher wie Dropbox & Co. werden dabei häufig als Schatten-IT genutzt, fallen also aus dem Raster der IT-Abteilungen. Sicherheitsrisiken, Kontrollverlust und eine steigende Komplexität sind die Folge. In der vierten Generation dreht sich alles um datengestützte Prozesse und das Internet der Dinge (IoT). Mobile Technologien halten Einzug in die Arbeitswelt. Die physikalische Grenze, bedingt durch Schreibtisch, LAN-Kabel und Festnetztelefon, löst sich zunehmend auf.

Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender der Ferrari electronic AG: „Viele Unternehmen setzen bei wichtigen Dokumenten auch heute noch auf das Fax.“ Quelle: Ferrari electronic

MM: Was ist die größte Herausforderung auf dem Weg zum Arbeitsplatz 4.0?

Leschke: Alle Lösungen dienen dazu, die Prozesse effizienter zu gestalten und die Mitarbeiter produktiver agieren zu lassen. Damit das gelingt, müssen die Unternehmen ihre Mitarbeiter wieder einholen, denn sie sind den Firmen technologisch oft überlegen. Sie fordern flexible Lösungen, die sie ohne viel Vorwissen bedienen können – am liebsten auf dem eigenen Smartphone oder geräteunabhängig über den Browser. Davon versprechen sie sich eine größere Flexibilität, eine demokratischere Entscheidungsfindung und eine engere Community. Diese persönlichen Vorteile verhelfen den Unternehmen wiederum zu gesteigerter Produktivität und verbesserter Leistung. Voraussetzung dafür ist ein verantwortungsvoller Umgang mit den Daten, denn auch die Sensibilität für dieses Thema ist gestiegen. Den Schlüssel für eine erfolgreiche Transformation zu einem Arbeitsplatz 4.0 finden die Unternehmen in ihren ITK-Abteilungen.

MM: Müssen auch die IT-Fachkräfte im Unternehmen sich verändern?

Leschke: Die am allermeisten! Immerhin müssen sie völlig neue Aufgaben wahrnehmen: Durch enge Zusammenarbeit mit der Human-Ressource-Abteilung gelingt es ihnen, eine positive User Experience und Akzeptanz für die neuen IT-Lösungen herzustellen; sie nehmen an strategischen Entscheidungen teil und fungieren als Vorbilder für die kollaborative Unternehmenskultur.

MM: Welche Rolle spielt Cloud Computing bei dieser Entwicklung?

Leschke: Um die neuen Möglichkeiten nutzen zu können, heißt es, sich von alten Gewohnheiten und Ballast zu verabschieden. Das gilt für bestehende Prozesse ebenso wie für die Hardware. Dem Cloud Computing kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. Die Vorteile: Hardwarekosten entfallen, die Zahl der Lizenzen lässt sich flexibel und auf Nutzerbasis verwalten. Zudem sind die genutzten Anwendungen immer auf dem neuesten Stand und Anwender nutzen sie weitgehend ortsunabhängig. Auch unsere Unified-Communications-Lösungen aus der OfficeMaster Produktfamilie sind für den Einsatz in der Cloud geeignet.

MM: Inwieweit sind UC-Lösungen für den Sprung in die nächste Generation von Nutzen?

Leschke: Der Austausch von Informationen findet heute auf vielen Kanälen statt: per E-Mail, Telefon, Video-Konferenz und natürlich nach wie vor schriftlich in den unterschiedlichsten Dokumentformaten. Dank der IP-basierten Kommunikation kann die Kommunikation meist auf einer Oberfläche erfolgen, die der Mitarbeiter bestens kennt: dem E-Mail-Programm. So gesehen erfüllen UC-Lösungen eine zentrale Forderung der Mitarbeiter: einfache Bedienung. Damit alle Kanäle gebündelt werden können, müssen in der ITK-Umgebung die nötigen Voraussetzungen geschaffen werden. Beispielsweise müssen ältere TK-Anlagen oder analoge Anschlüsse wie Gegensprechanlagen mit Hilfe spezieller Mediagateways das Internet Protocol zur Datenübertragung „lernen“. Aber auch andere etablierte Prozesse wie der Dokumentenaustausch sind davon betroffen.

MM: Wie sieht der Dokumentenaustausch der Zukunft aus?

Leschke: Auch wenn es zunächst altmodisch klingt: Viele Unternehmen setzen bei wichtigen Dokumenten auch heute noch auf das Fax. Im Vergleich zur E-Mail hat es diverse Vorzüge: Dank OK-Vermerk und obligatorischem Sendejournal ist es rechtssicher, weltweit akzeptiert und überwindet auch schlechte Telefonleitungen. Die Senderseite kann mit einem einfachen Vorlagenfax arbeiten, eine überschaubare Investition. Weiterhin überträgt es keine aktiven Inhalte – Schadsoftware hat so keine Chance. Last but not least: Es ist heute oft in das E-Mail-System integriert, lässt sich also ebenso bequem wie eine E-Mail handhaben. Aber das Fax entwickelt sich weiter, wir sprechen heute von Next Generation Document Exchange.

MM: Diese Weiterentwicklung wird das Fax also ablösen?

Leschke: Die moderne Form des Dokumentenaustauschs kann sich in der Arbeitswelt 4.0 als neuer Standard für den einfachen, schnellen und rechtssicheren Informationstransfer zwischen Unternehmen aller Branchen und Fachrichtungen etablieren. Next Generation Document Exchange nutzt die Möglichkeiten neuester ITU-Kommunikationsstandards konsequent und in der IP-Welt bieten sich neue Optionen: Alle PDF-Inhalte werden übertragen, Texte lassen sich zuverlässig extrahieren und der Empfänger kann diese automatisch verarbeiten. Auch die Übertragungsgeschwindigkeit wird merklich zunehmen. Bis zu 150 Seiten können heute schon mit Hilfe des Fax-Standards T.38 binnen einer Minute versendet werden.

MM: Werden Unternehmen, die noch mit einem Vorlagenfax arbeiten, abgehängt?

Leschke: Nein, die ITU-Standards stellen sicher, dass klassische und moderne Faxgeräte zuverlässig miteinander kommunizieren und immer die beste Übertragungsart aushandeln. Somit ist das eingesetzte Verfahren abwärtskompatibel zum etablierten Faxprotokoll. Das gilt auch für die Übertragung von elektronischen Rechnungen. Abhängig vom Endgerät erhält der Empfänger diese sog. ZUGFeRD-Dokumente entweder als Ausdruck oder als PDF-Dokument. Das ist dank XML-Auszeichnung maschinenlesbar, also auch für ERP-Systeme oder die Buchhaltungssoftware. Da Unternehmen über den weiterentwickelten Fax-Standard auch PDF/A-Dokumente versenden bzw. empfangen können, ist zudem die Aufbewahrung gemäß Handelsgesetzbuch gesichert.

MM: Welchen Tipp geben Sie Unternehmen auf dem Weg zum Arbeitsplatz 4.0?

Leschke: Unternehmen sollten sorgfältig prüfen, welche Lösungen für sie die richtigen sind. Und das kann nicht nur die IT entscheiden, sondern die Mitarbeiter müssen involviert werden. Es gilt zu hinterfragen, welche Prozesse wie verändert werden können, um noch effizienter zu sein. Besonders etablierte Prozesse wie der Austausch von Dokumenten sollten da nicht außen vor bleiben. Gerade hier schlummert viel Potential, das dank Cloud Computing und Unified Communications auf dem Weg zum Arbeitsplatz 4.0 nicht verschenkt werden darf. Damit Verfahren wie Next Generation Document Exchange sich tatsächlich als übergreifender Kommunikationsstandard etablieren können, sind die einfache Bedienung und eine tiefe Integration in die bestehende Infrastruktur vonnöten. Erfahrene ITK-Partner wie Ferrari electronic haben das im Blick und setzen auf Evolution statt Stillstand und optimieren damit die Geschäftsprozesse von Unternehmen.